ก้าวแรกในการทำ Data Governance คือการจัดทำ Data Policy ซึ่งต้องอาศัยกลุ่มคนที่จัดตั้งขึ้นมารับผิดชอบงานนี้โดยเฉพาะ หรือที่เรียกกันว่า Data Team
เราอาจเคยได้ชื่อตำแหน่งเหล่านี้ Chief Data Officer, Data Steward, Data Custodian, Data Stakeholder, Data Owner, Data Creator, System Analyst และอื่น ๆ ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับสำนักที่ออกแบบ Framework ของ Data Governance แต่หากให้จัดกลุ่มคนตามบทบาทและหน้าที่แล้ว จะได้ 3 กลุ่มหลัก ๆ คือ Data Committee, Data Steward, และ Data Custodian
เรามาทำความรู้จักกับคนสามกลุ่มนี้กันครับ
1. Data Committee
คนกลุ่มนี้สำคัญที่สุด คณะทำงานประกอบด้วยผู้บริหารระดับสูงขององค์กร เช่น Chief Executive Officer, Chief Information Officer, Chief Data Officer, และ Chief Security Officer ที่จะนั่งหัวโต๊ะและฟันธงเรื่องต่าง ๆ โดยมีคนอีกกลุ่มคือ ผู้ที่ใช้ข้อมูลและมีส่วนได้ส่วนเสียกับข้อมูล เช่น Data Stakeholders, Data Owners, และ Data Users ซึ่งเป็นกลุ่มคนที่รู้เรื่องข้อมูลดีที่สุด เพราะเป็นผู้ที่คลุกคลีกับข้อมูลมาโดยตลอดจึงทราบปัญหาและความต้องการของการใช้ข้อมูลภายในองค์กรเป็นอย่างดี
คนกลุ่มนี้คือคน IT ซึ่งจะเข้ามาเมื่อ Data Stewards กำหนดนโยบายต่าง ๆ เกี่ยวกับข้อมูลแล้ว บางสำนักเรียกคนกลุ่มนี้ว่า Technical Data Stewards ไม่ว่าจะเรียกว่าอะไร สิ่งที่คนเหล่านี้ทำคือ กำกับนโยบายต่าง ๆ ด้วยระบบ IT หรือระบบสารสนเทศ เพื่อให้นโยบายของ Data Stewards ทำงานได้ในเชิงเทคนิค ยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพการทำงานของคนสองกลุ่มนี้ได้ชัดเจนขึ้น Data Stewards เป็นผู้กำหนดว่าองค์กรควรมีข้อมูลอะไร ข้อมูลอะไรควรถูกเก็บลงฐานข้อมูลบ้างและใครสามารถแก้ไขได้บ้าง เมื่อกำหนดเสร็จสิ้นแล้ว Data Custodians จะเป็นผู้ออกแบบฐานข้อมูล กำหนดโครงสร้างฐานข้อมูล รวมถึงกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานแต่ละกลุ่ม
บทบาทหน้าที่สำคัญ
ทำงานร่วมกับทีม Data Stewards
กำกับระบบ IT ให้สอดรับนโยบายที่กำหนดโดย Data Stewards
ดูแลการจัดเก็บ การเคลื่อนย้าย การใช้งาน และการปกป้องคุ้มครองข้อมูลด้วยระบบ IT
Data Governance เป็นเรื่องที่คนทั้งองค์กรต้องร่วมมือกัน
ข้อมูล หรือ Data นับเป็นทรัพยากรที่มีค่าขององค์กร ทุกคนจึงต้องมีส่วนร่วมและให้ความร่วมมือในการกำกับดูแลทรัพยากรนี้ ความสนับสนุนและความใส่ใจของผู้บริหารระดับสูงในองค์กรนั้น มีความสำคัญอย่างยิ่งในการผลักดันให้การทำ Data Governance ในองค์กรประสบความสำเร็จ และเมื่อมีนโยบายและข้อกำหนดด้านข้อมูลแล้ว ทุกคนในองค์กรก็ควรถือปฎิบัติอย่างเคร่งครัด สุดท้ายนี้เราคงตอบได้แล้วว่าคำเล่าลือที่ว่า “Data Governance เป็นงานของ IT” นั้น สรุปแล้วจริงหรือไม่