29 ต.ค. 2020 เวลา 09:00 • ธุรกิจ
ทำไมหลายคนจึงดูยุ่งและทำไรไม่เสร็จสักกะอย่าง?
ตอนที่ 1
ที่นำเรื่องนี้มานำเสนอก็เพราะว่า ในช่วงนี้ได้มีโอกาสร่วมงานกับหลายคน และบางคนต้องบอกว่ารับไม่ได้เลยต้องขอหยุดการดำเนินการด้วยเลย เนื่องจากไม่มีอะไรคืบหน้าแล้วยังมีเหตุผลมากมายที่เป็นข้ออ้างที่จะไม่ทำ และที่สำคัญคือดูยุ่งวุ่นวายตลอดเวลา แต่ผลงานที่ออกมาไม่มีเลยก็ว่าได้ ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น
เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญมากในการดำเนินการทุกเรื่องในชีวิตเรา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องงาน เพราะผลกระทบที่เกิดขึ้นจะเป็นในทุกการตัดสินใจทั้งหมด การที่ทำงานด้วยวิธีคิดแบบไหนวิถีการดำเนินชีวิตก็ไม่แตกต่าง หากเราอยากได้รับผลลัพธ์ใหม่ที่แตกต่างและดีขึ้นเราก็ต้องยอมทำสิ่งที่ไม่เคยทำมาก่อนด้วย
2
เคยไหมว่าอยากทำเรื่องนี้แต่เรื่องนี้ก็อยากทำเรื่องนั้นก็สำคัญ แล้วเรื่องที่ทำอยู่จะให้ใครทำหรือเราจะทำส่วนไหน บางครั้งทำงานร่วมกับคนอื่นเขากลับไม่ทำส่วนที่เราตกลงกันไว้แล้ว นั่นมันมาจากเรื่องอะไรหรือ
ทั้งหมดแล้วเกิดจากการจัดลำดับความสำคัญของงานและการระบุหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน ที่ทุกฝ่ายตกลงร่วมกัน โดยเรื่องการจัดลำดับความสำคัญอ้างอิงมาจากหนังสือ 7 อุปนิสัยพัฒนาสู่ผู้มีประสิทธิผลสูง โดย Stephen R. Covey ที่จะทำให้เราเข้าใจในการจัดลำดับความสำคัญได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ
เรามาดูการจัดลำดับความสำคัญว่ามีอะไรกันบ้าง
1. สำคัญเร่งด่วน คือสิ่งที่สิ่งที่ต้องทำทันที เพราะหากไม่ทำจะเสียหายได้ เช่น มีอาการป่วยหนักต้องรีบไปพบแพทย์ หรือต้องจ่ายค่าโทรศัพท์ ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา ในบ่ายวันนี้ ไม่เช่นนั้นก็จะถูกตัด เป็นต้น
2. สำคัญไม่เร่งด่วน คือ การทำในสิ่งที่จะต้องเตรียมตัวไว้ในอนาคต เช่น การเข้าอบรมหลักสูตรต่างๆ การอ่านหนังสือเพื่อพัฒนาตนเอง การออกกำลังกาย การวางแผนการทำงานต่างๆ เป็นต้น
ทั้งหมดจะเป็นการทำเพื่อไม่ให้เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดหรือการทำอะไรที่เร่งด่วนนั่นเอง
3. เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ เรื่องนี้คือเรื่องที่ทำให้หลายคนเสียเวลาไปกับสิ่งนี้มาก เป็นอีกในปัจจัยสำคัญที่ทำให้งานที่ทำไม่บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ อาทิเช่น ระหว่างกำลังเตรียมงานไว้สำหรับเดือนหน้า จู่ๆก็มีโทรศัพท์ดังขึ้นมา เราก็รีบไปรับและคุยต่อยาวเลย ทั้งที่ไม่ได้มีการนัดหมายคือคาดการณ์มาก่อน
หรือว่าระหว่างนั้นมีคนเข้ามาหาเราโดยไม่ได้นัดหมายบอกว่ามีเรื่องด่วน เราก็ต้องทิ้งงานที่ทำอยู่ไปพบเขา และพบว่าเรื่องเร่งด่วนนั้นคือการนัดหมายเพื่อจะไปเที่ยวในคืนนี้ เป็นต้น
4. ไม่สำคัญไม่เร่งด่วน เรื่องนี้คือเรื่องที่กินเวลาและทำให้สูญเสียประสิทธิภาพผลงานและผลลัพธ์มากที่สุด และทำให้เกิดผลเสียมากที่สุด อย่างเช่น เราต้องเข้าไปดูว่าใครลงเรื่องอะไรไว้ใน Face book ใครส่งข้อความอะไรบ้างมาในไลน์ หรือว่าเดินไปคุยกับกลุ่มเพื่อนๆเพื่อจับกลุ่มคุยเรื่องสัพเพเหระ เป็นต้น
ซึ่งหากเราพิจารณาดูดีๆว่าข้อไหนต้องทำก่อน เราจะพบว่าหลายคนจะไปทำข้อแรกเพราะส่งผลกระทบทันที อย่างเช่น เจ้านายสั่งงานด่วนเลยต้องทำเดี๋ยวนี้เลี่ยงไม่ได้ คำตอบคือจริงและเราก็ไม่สามารถเลี่ยงได้ด้วย แต่ทำอย่างไรจะทำให้เราสามารถมีดวลาทำงานเร่งด่วนได้ในเวลาที่เรามีเท่าเดิม เรื่องแรกคือไปลดสัดส่วนในข้อ 3 และ 4 ลง เราก็จะมีเวลามากขึ้นแล้ว
สิ่งที่สำคัญที่จะทำให้เราทำงานเสร็จและง่ายขึ้นนั่นก็คือ การมาทำข้อ 2 คือเรื่องสำคัญไม่เร่งด่วน อย่างเช่น วางแผนการทำงานไว้ว่าจะทำอะไรบ้างเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือว่าออกกำลังกาย เพื่อเตรียมร่างกายให้แข็งแรงจะไม่ต้องมีปัญหาเวลาที่ต้องเจ็บป่วย หรือวางแผนในการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆล่วงหน้าจะไม่ต้องทำอะไรที่เร่งด่วนที่จะทำให้เรื่องนั้นเป็นเรื่องวิกฤติได้
หากใครสามารถบริหารความสำคัญได้ เรื่องที่ต้องทำแบบไฟรนก้นหรือทำแบบเข้าสู่ช่วงวิกฤติก็จะลดลง เพราะต้องยอมรับว่าหลายๆครั้งเราไม่สามารถเลี่ยงเรื่องเร่งด่วนได้ แต่เราสามารถเตรียมการรองรับไว้ล่วงหน้าได้โดยการ ลดเวลาที่ไม่ทำให้เกิดประสิทธิภาพออกไปได้
แม้ว่าเราทำเรื่องที่สำคัญเสร็จแล้ว แล้วทำไมงานก็มีประสิทธิภาพแต่ใช้เวลามากแทบไม่มีเวลาพักเลย หรือบางครั้งก็ต้องนำงานกลับมาทำที่บ้านต่อ ทั้งที่ก็ตัดข้อ 3 และ 4 ออกเยอะแล้ว มาดูตอนต่อไปกันนะครับว่าจะมีวิธีการอย่างไรที่จะทำให้งานมีประสิทธิภาพและใช้เวลาน้อยลง
ข้อมูลมุมมองการตลาดที่ทันสมัยจากประสบการณ์จริง อ่านได้ใน Blockdit ยุคใหม่การตลาดของไทย
สามารถติดตามข้อมูลแนวคิดทางการตลาดยุคใหม่ได้ที่
Instagram: Modernizationmarketing (ยุคใหม่การตลาดของไทย)
Face Book Page: Thailand Modern Marketing
YouTube Channel: Modernization marketing (ยุคใหม่การตลาดของไทย)
โฆษณา