5 เทคนิคการจัดไฟล์ เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
เคยเป็นเหมือนกันมั้ย..หาไฟล์งานไม่เจอ ไม่รู้ว่าตัวเองตั้งชื่อว่าอะไร ไม่รู้ว่าเอาไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ไหน และพอกด Search ชื่อไฟล์ในคอมเราก็มีข้อมูลเยอะเหลือเกิน ใช้เวลานานในการค้นหา!!
.
ปัญหานี้จะหมดไปด้วย 5 เทคนิคการจัดไฟล์ เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ มาทดลองทำไปพร้อมๆกันเลยค่ะ
1.ตั้งชื่อไฟล์ต้องชัดเจน และสื่อถึงงานนั้นๆ
.
ยิ่งถ้าเรามีไฟล์ที่แชร์ร่วมกับคนในทีมด้วยแล้ว เราควรตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจนและสื่อถึงงานนั้นๆ เพราะถ้าหากเราใช้คำกว้างๆ หรือคำกลางๆ จะทำให้เราค้นหามันไม่เจอ
.
เช่น ตั้งชื่อไฟล์ว่า Book1 ทำให้คนไม่รู้ว่าข้างในนี้คืออะไร ? / ตั้งชื่อไฟล์ว่า Report_ver01 อันนี้ก็กว้างเกินไป ไม่รู้ว่ามันคือ Report อะไร และถ้างานเราต้องทำหลายๆ Report นี่ไม่ควรใช้เป็นอย่างยิ่ง ควรตั้งชื่อระบุไปเลยว่าเป็น SalesReport2020 อีกตัวอย่างอย่างการตั้งชื่อไฟล์ที่ไม่ดี เช่น Update_V5 ซึ่งชื่อไฟล์ไม่ได้สื่อหรือระบุว่า Update ข้อมูลอะไร อาจจะแก้เป็น UpdateActionplan_200408 (ปีเดือนวัน) เป็นต้น
.
อย่าลืมนะคะว่า ไฟล์งานหรือ โฟลเดอร์ ควรมีคำสำคัญ (Key Word) ใส่ลงไปด้วย เพื่อง่ายต่อการค้นหา
2.หลีกเลี่ยงการใช้อักขระพิเศษ
.
ถ้าจะให้เปรียบเทียบง่ายๆ เหมือนกับเวลาเรากด Search ชื่อเพื่อนในไลน์ที่เราต้องการจะแชท แต่เพื่อนดันตั้งชื่อเป็นอักขระพิเศษซึ่งยากในการค้นหา ต้องไล่ดูรายชื่อในไลน์ทีละคน กว่าจะหาเจอก็เสียเวลาไปมาก
การเรียงโฟลเดอร์ก็หลักการเดียวกัน หลีกเลี่ยงการใช้อักขระพิเศษเพื่อง่ายต่อการสืบค้น ไม่ควรใช้ @ % # o ในชื่อไฟล์ แนะนำให้ใช้ Underscore (_) วงเล็บ (xx) หรือไม่ก็ขีดกลางแทน (-)
3.คำว่า Version ล่าสุด ไม่มีอยู่จริง เลิกใช้ซะ
หลายคนต้องเคยตั้งชื่อโฟลเดอร์ File ล่าสุด / Version ล่าสุด / Master ของ Master พอเอาเข้าจริงๆก็ยังเปิดไม่ถูกและไม่รู้ว่าไฟล์ไหนคือ ไฟล์ล่าสุดกันแน่ (ประสบการณ์ของตัวเองคือเป็นบ่อยมากๆๆๆๆ)
การแก้ปัญหานี้ก็คือ เลิกตั้งคำเหล่านั้น และเปลี่ยนเป็นวันที่ที่เราแก้ไขล่าสุดลงไปในชื่อไฟล์จะเวิร์คกว่ามาก เช่น MKTStrategicplans_200408 / MKTStrategicplans_/20200408
.
เทคนิคก็คือ ใช้ปี-เดือน-วัน เพื่อให้สะดวกและง่ายในการค้นหา แถมยังช่วยให้รู้ว่าไฟล์ที่เราเก็บไว้ไฟล์ไหนที่เราแก้ไขล่าสุดโดยไม่ต้องมีคำว่า ล่าสุดของล่าสุด ไฟล์ล่าสุดๆ ให้ปวดหัว
4.มี Dictionary เดียวกัน
คำว่า Dictionary ในนี่ที่ก็คือ คำศัพท์ ภาษา หรือข้อความที่สื่อถึงความหมายเดียวกัน เพื่อให้ทีมเข้าใจแบบถูกต้องเหมือนกัน เป็นมาตรฐานเดียวกัน การพยายามให้ทีมทำความเข้าใจภาษาที่ใช้และความหมายของคำนั้นๆ จะช่วยให้ลดความผิดพลาดในการทำงาน และทำให้คนในทีมสามารถค้นหาไฟล์ข้อมูลด้วยตนเอง โดยที่ไม่ต้องมาคอยโทรกวนเราว่า “พี่ๆ ไฟล์…นี้พี่เก็บไว้ไหน??”
ดังนั้น เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น คนที่เป็นคนจัดเรียงโฟลเดอร์งาน ควรใช้คำในการตั้งชื่อไฟล์ที่ชัดเจนและสื่อถึงงานนั้นๆให้คนในทีมเข้าใจตรงกันว่า คำว่า XXX นั้นหมายถึงอะไร
5.เลิกนิสัยผัดวันประกันพรุ่ง!!
หลายครั้งที่ชื่อไฟล์หรือโฟลเดอ์เราเละเทะ ก็มาจากความไร้ระเบียบของตัวเราเอง ความขี้เกียจจัดโฟลเดอร์ทำให้ไฟล์งานก็พอกมากขึ้นจนทำให้เกิดปัญหา หาไฟล์ไม่เจอ!!
.
สิ่งสำคัญก็คือ เลิกผัดวันประพรุ่งและลงมือทำทันที หลังจาก Save File เสร็จ ควรจะลากไฟล์นั้นไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่มันควรจะอยู่ เคยได้ยินเพลงโฆษณา “ตาวิเศษเห็นนะ ทิ้งขยะให้เป็นที่เป็นทาง” มั้ยคะ
.
เทคนิคการเอาชนะความขี้เกียจของเราก็คือ เปลี่ยนเนื้อร้องของเพลงนี้ ให้เป็น “ตาวิเศษเห็นนะ เซฟไฟล์งาน ให้เป็นที่เป็นทาง” ทุกครั้งที่กำลังจะ Save file ร้องเพลงนี้ให้ขึ้นใจไว้ โฟลเดอร์เราจะเป็นระเบียบเรียบร้อย และการทำงานของเราก็จะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
เพื่อนๆละคะ มีเทคนิคการจัดไฟล์งานกันยังไง เอามาแชร์และแบ่งปันกันบ้างนะคะ
- 2
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
