#เพื่อนสอบ (4) หนังสือ เท่ากับ หนังสือราชการ
ผมเริ่มต้นด้วยงานสารบรรณ เพราะผมคิดว่า ไม่มากก็น้อยยังไงชั่วชีวิตของงานราชการเราต้องเจอต้องทำต้อใช้ หรือแม้กระทั่งจะออกไปแล้วแต่การผลิตหนังสือราชการที่ถูกต้องนั้นล้วนเป็นหน้าตาของผู้ออกและผู้ลงนามทีเดียว
งั้นมาต่อกันที่หมวด ๑ นะครับ เกี่ยวกับชนิดของหนังสือ ถ้ายังจำได้หนังสือ คือ หนังสือราชการ หมายความว่า เอกสารทุกอย่างที่ต้องลักษณะใน ๖ ข้อนี้นับเป็นหนังสือราชการทั้งสิ้น ได้แก่
- ไปมา
- ไปถึง
- มาถึง
- เป็นหลักฐาน
- ตามกฎหมาย
- อิเล็ก
ส่วนเนื้อหาเต็มๆ ไปหาอ่านกันเองความ ผมคิดว่า พวกนี้ แกะคียมาพอให้ได้จำ โดยสรุปรวมความ หนังสือราชการ นับเป็นหลักฐาน ไม่ว่าจะจากไหน ถ้าสัมผัสกับราชการ ก็กลายเป็นหนังสือราชการ คือถ้าเข้าระบบก็ต้องปฏิบัติตามขั้นตอน
ทีนี้หนังสือที่ว่าก็มี ๖ ชนิด ได้แก่
- ภายนอก
- ภายใน
- ประทับตรา
- สั่งการ
- ประชา
- หลักฐาน
๑) หนังสือภายนอก คือ หนังสือฯแบบพิธีการ กระดาษตราครุฑ ราชการไปราชการ ราชการไปหน่วยงาน มีรายละเอียดอยู่แต่ถ้าใครพิมพ์ประจำ หรือจำได้ ผมจะข้ามไป เน้นจุดที่น่าสนใจสอง สามจุดคือ
- อ้างถึง จะอยู่ใต้คำขึ้นต้น แล้วจึงตาม สิ่งที่ส่งมาด้วย
- มุมซ้ายล่างจะประกอบด้วย ชื่อส่วนราชการ/ เบอรโทร/ สำเนาส่ง (ถ้ามี)
- ชื่อส่วนราชการ อยู่หน่วยไหนใส่หน่วยนั้น / ถ้าเป็น กระทรวง ทบวง ใส่ กรมและกอง ไปด้วย / ต่ำกว่ากรมใส่แค่กรม (พวกนี้เป็นรายละเอียด)
- ชั้นความเร็วอยู่เหนือ ที่
- ชั้นความลับอยู่หัวท้าย
- ครุฑ ๓ เซ็นสีดำ หรือ ดุน
๒) หนังสือภภายใน คือ หนังสือพิธีการน้อย ใช้ติดต่อภภายใน กระดาษใช้ A4 A5
- ครุฑ ๑.๕ เซ็น
- ขั้นความลบอยู่ตรงกลาง
- ชั้นความเร็วอยู่ตีนครุฑ
- ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
๓) หนังสือประทับตรา คือ หนังสือใช้แทนการลงชื่อ หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป
- หัวหน้าระดับกอง หรือ ผู้ได้รับมอบหมาย ลงชื่อย่อกำกับ(เซ็นต์แทนนั่นเอง)
- ความเร็วอยู่เหนือ ที่ ความลับอยู่ตรงกลาง
- ใช้กระดาษครุฑ (๓ เซ็น)
- ใช้กรณีไม่ใช่เรื่องสำคัญ (ขอ-ส่ง-ตอบรับ-แจ้ง-เตือน-กำหนด) ไปอ่านตัวเต็มเอาเองนะครับ
๔) หนังสือสั่งการ ประกอบด้วย คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ (เป็นหนังสือมีสภาพอำนาจ ใช้กระดาษตราครุฑ)
- คำสั่ง ลงท้ายว่า "สั่ง ณ วันที่ ...."
- ระเบียบ ลงท้ายว่า "ประกาศ ณ วันที่ ...."
- ข้อบังคับ ลงท้ายว่า "ประกาศ ณ วันที่ ..."
- ข้อบังคับอาศัยอำนาจตามกฎหมาย ระเบียบมีหรือไม่ก็ได้เป็นแนวทางปฏิบัติ คำสั่งคือ ปฏิบัติโดยชอบ
๕) หนังสือประชาสัมพันธ์ ประกอบด้วย ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว (ใช้กระดาษตราครุฑ ยกเว้นข่าว )
- ประกาศ คือ ชี้แจง ลงท้ายด้วย "ประกาศ ณ วันที่ .."
- แถลงการณ์ คือ ทำความเข้าใจ
- ข่าว คือ เผยแพร่
๖) หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับรองไว้เป็นหลักฐาน คือ หลักฐาน (นั่นแหละ) ประกอบด้วย หนังสือรับอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
- หนังสือรับรอง ต้องมีรูป4X6 มีเลขหนังสือรับรอง ประทับตราล่างขวาคาบรูป ลงท้ายว่า "ให้ไว้ ณ วันที่.."
- บันทึกการประชุม จุดจำ ผู้มา / ผู้ไม่มา / ผู้เข้าร่วม (โดนหลอกประจำ) และลงท้ายด้วย ผู้จดบันทึกประชุม
- บันทึก คือ ผู้ใต้เสนอผู้บังคับ ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
- หนังสืออื่น เอเวอรี่ติง หลักฐาน ภาพถ่าย ฟีล์ม แถบบันทึกเสียง สื่อกลาง(เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็กฯลฯ) หนังสือบุคคลภายนอกถ้าลงรับเข้าระบบก็เข้าข่าย
สุดท้าย- เป็นบทเบ็ตเตล็ด
/ด่วน ใช้อักษรแดง ๓๒ พ๊อย ประกอบด้วย
- ด่วน เร็วกว่าปกติ เท่าที่ทำได้
- ด่วนมาก ปฏิบัติโดยเร็ว
- ด่วนที่สุด ปฏิบัติทันที
- แถมมี ด่วนภายใน ให้ระบเวลาหน้าซองภายในเวลาที่กำหนด
/หนังสือเวียน ใช้ ว.
/คู่ฉบับ - เก็บต้นเรื่อง ๑ สารบรรณกลาง ๑ มีลงชื่อเซ็นมุมขวางล่าง (ผู้ร่าง / ผู้พิมพ์/ ผู้ตรวจ)
/ส่งสำเนา ใช้คำรับรอง "สำเนาถูกต้อง" เจ้าหน้าที่ระดับ ๒ ลงนาม
/ หนังสือที่เห็นว่า ส่วนราชการอื่น ควรได้รับ ให้ทำเป็นหนังสือประทับตรา
เห่อ จงเสียที เอาหละนะครับ จบหมวดที่ ๑ พรุ่งนี้ ไปต่อหมวดที่ ๒ เรื่องของการรับส่งหนังสือ
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2026 Blockdit
