ข้อผิดพลาดที่น่าสนใจใน Daily Meeting
วันนี้อยากพูดเรื่องสิ่งที่อยู่ในชีวิตประจำวันของ Agile team ในข้อเขียนนี้คือเรื่อง “Daily Meeting” หรือบางคนก็เรียก “Stand-up meeting” ก็แล้วแต่จะเรียกกันนะครับ
ทุกวันๆ เรามักจะได้ยินเสียงบ่นบ้างจากทีมงานบ้าง หรือ stakeholder ที่ร่วมงานกันมาบ้างว่า
“การ daily meeting เสียเวลาบ้าง!! “
“ใช้เวลาไม่มีประสิทธิภาพบ้าง!!”
“ประโยชน์ที่ได้รับไม่มากบ้าง!!”
“เป็น meeting กดดันที่เอาไว้ตามงานบ้าง เป็นต้น”
ซึ่งความเห็นของผม คิดว่าข้อผิดพลาดที่ทำให้เรารู้สึก Waste น่าจะมีสาเหตุมาจากเรื่องราวเหล่านี้ครับ (ผมจะไม่พูดถึงหลักของ Daily meeting นะครับ เพราะคงหาอ่าน Best practice ตามที่กูรู หรือตำรามากมายมี เขียนไว้ได้อยู่แล้ว โดยจะเน้นที่เรื่องของความผิดปกติ หรือประสบการณ์ที่ผมเคยเห็น เคยเกิดขึ้นมากกว่า)
1. Daily meeting ไม่ใช่เรื่องที่เป็นงานประจำหรือ meeting จำผิดจับถูก เอาเป็นเอาตาย!
หลายคนทุกๆ daily meeting แทบจะต้องแบก Notebook เพื่อที่จะมาพูดในทุกๆ รายละเอียดของ story ที่ ตนเองรับผิดชอบ และแน่นอนมันเสียเวลาเพิ่มขึ้นแน่ๆ เพราะทุกๆ คนก็จะมาแนวเดียวกันหมดเมื่อมีคนนึงทำ และที่แย่กว่าคือระหว่างที่ผู้รับผิดชอบกำลังนำเสนอ พร่ำพรรณนางานของตัวเอง คนอื่นในหารประชุม บ่อยครั้งก็ “มัวแต่จะสนใจเตรียมรายงานสิ่งที่พูด โดยที่ไม่ได้ฟังกัน” เหมือนมาอัพเดทให้ฟังแก่ Team Lead/ Scrum Master เท่านั้น ซึ่งพอนานไปก็เป็นจุดเริ่มของการประชุมที่จะเป็น Mood น่าเบื่อไป หรือจำใจมา
2. Daily meeting ไม่ใช่ Meeting สำหรับสั่งงานกัน!
บ่อยครั้งเราจะเห็น Team Lead/PO/PM/หรือหัวหน้า...มานั่งอ่าน Tools หรือรายงานพร้อมคำถามขัดจังหวะการ daily เป็นช่วง อาธิเช่น
“เกิดไรขึ้นกับ story ที่ทำเมื่อวาน บลาๆๆ”
“คุณ A คุณบอกทีมหรือยังว่าเราเปลี่ยน XYZ นะ บลาๆๆ”
“เดี๋ยวๆๆ ผมจำได้ว่าเมื่อวานน้องทำ story นี้ แล้วเสร็จหรือยังวันนี้? บลาๆๆๆ”
“ผมเคยบอกแล้วใช่ไหมว่าคราวที่แล้ว logic นี้ผิด…ต้อง logic ใหม่ 1–2–3 บลาๆๆ ตอนนี้”
ซึ่งทั้งหมด ก็คือตัวอย่างประโยคที่ไม่จำเป็นต้องมาลง detail ตอนทำ daily meeting กัน!!
3. Daily Meeting ไม่ได้จัดเพื่อ Dev Lead, PO หรือหน่วยงานใด หน่วยงานนนึงเท่านั้นนะ!!!
เวลาที่สามาชิกในทีมกำลังพูด พวกเขาจะสบตาแต่ Team Lead, PO หรือ scrum master หรือหัวหน้า....ซึ่งก็จะพยักหน้ารับ ส่ายหัวไปมา หรือใช้อวัจนภาษาในการแสดงออกต่างๆ กันไป แต่สังเกตุได้ขณะนั้นสมาชิกคนอื่นๆ ก็จะมีนั่งกด Laptop บ้าง กดโทรศัพท์มือถือบ้าง หรือดีหน่อยก็ยังฟังสิ่งที่สมาชิกคนนั้นนำเสนอต่อเหล่า Lead ปัจจัยพวกนี้ขอเรียกว่า “non-collaborative environment” (ฟังผ่านๆ เมื่อรู้ว่าไม่เกี่ยวกับตัวฉันโดยตรง)
จริงๆ เป็นหน้าที่ของ Scrum master หรือ Lead หรือ Facilitate ที่ต้องสร้างบรรยากาศให้ถูกต้อง บรรยกาศที่ถูกต้องของ Daily meeting คือทำให้ทุกคนได้ sync กัน รวมถึง identify ความคืบหน้าของทีมว่ายังอยู่ใน sprint goals ที่ได้วางไว้หรือไม่? สมาชิกในทีมทุกคนควรที่จะ raise เรื่องที่ทำให้เกิดบรรยากาศในความร่วมมือสู่ Goals ที่ตั้งไว้
และที่สำคัญ “จงเคารพเวลาของตัวเอง และผู้อื่น”!!!
4. Daily Meeting ไม่ใช่ Grooming หรือ Planning Meeting!
หลายครั้งใน Daily Meeting มักจะมีเรื่องของ Requirement ใหม่ หรือสิ่งที่จะเปลี่ยนแปลง พอมีการ raise ขึ้นในที่ประชุม ซึ่งก็มักจะมีการต่อรอง อาธิเช่น
“พี่แลกกับ story ไหนได้บ้าง?” หรือ
“สามารถเพิ่มเข้าไปใน sprint ได้เลยหรือไม่?”
ทุกๆ ครั้งที่มีการเปิดการสนทนาเรื่องดังกล่าว ก็จะทำให้คนอื่นหมดโอกาส หรือลดเวลาอัพเดท story ที่ตัวเองรับผิดชอบไปด้วย
ซึ่งจริงๆ ทุกๆ คนควรจะ remind กลับไปที่วัตถุประสงค์ของการทำ daily meeting เวลาที่เกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น ขอให้การ daily meeting ได้จบตามวัตถุประสงค์ของการประชุมก่อน แล้วจึงอาจจะค่อย set เวลาต่อขึ้นมาอีกสัก 15–30 นาทีหลัง meeting เพื่อ discuss New requirement หรือ priority change ที่จะเกิดขึ้น
5. จำไว้ให้ดีๆ Daily Meeting ไม่ใข่ “Technical Discussion”!!!! (อย่าภาษา IT, ภาษาการตลาด, ภาษาการเงิน หรือภาษาเฉพาะงานเราเข้าใจคนเดียว)
ทุกๆ วันผมสังเกตุว่าสมาชิกในทีมก็จะเริ่มด้วยการอัพเดท story ของตนเป็นรายละเอียดภาษาทาง technical ซึ่งบ่อยครั้งแม้แต่ตัวผมก็ต้องขัดจังหวะน้องที่นำเสนอด้านเทคนิคบ่อย ว่าภาษาเทคนิคที่ว่าหมายถึงเรื่องราวอะไร? อาจจะเป็นเพราะว่าความเคยชินที่ technical คุยกัน จึงเริ่ม start เป็นภาษาเทคนิคทุกครั้งโดยอาจลืมไปว่ามีคนที่ไม่ใช่เทคนิคที่จะร่วม sync อยู่ใน meeting ด้วย
ดังนั้น เพื่อให้ทุกคนอยู่บน progression เดียวกันควรจะมีการเตรียมตัว note-taking ในการอธิบายเรื่องราวที่ต้องการอัพเดท มากกว่า issue ทางเทคนิคที่เกิดขึ้นเท่านั้น
6. อย่าลืมหัวใจของ Daily Meeting มีแค่ 3 คำถามสำคัญ
ข้อสังเกตุที่ผมเห็นจากการทำ Daily meeting พอรันไปสักพักทีมจะเหลือเพียง 2 หัวข้อเวลามา update กันคือ
(1) ทำอะไรเมื่อวาน ซึ่งก็จะกินเวลาไปสัก 30–40% ขอเวลาทั้งหมดตามด้วย
(2) วันนี้กำลังทำอะไรอยู่ซึ่งก็จะใช้เวลาราว 20% ของเวลาที่ต้องพูด
** แต่ที่แปลกใจทุกคนมักจะลืมหัวข้อสำคัญคือ (3) ปัญหา และอุปสรรคที่เจอ หรือความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นต่อทีม และแถมก็ไม่ค่อยมีใคร raise ขึ้นมาว่าต้องการการ support จากใครในการแก้ปัญหา หรือทางกลับกันเสนอตัวไปช่วยแก้ปัญหา เพราะจากข้อด้านบนๆ เราจะติดกับแต่ story และสิ่งที่ตัวเองจะ present จนลืมช่วยถามคำถามเหล่านี้ซึ่ง ภาระหนักก็ไปตกที่ Facilitate หรือ Lead ในที่ประชุมบ่อยครั้ง
ผมคิดว่าแบบอย่างที่พบทั้ง 6 ข้ออาจจะไม่ได้เจอในทุกๆ ทีม แต่ก็เป็น lesson learn หากเกิดขึ้น เราควรตระหนักและจะหาทางปรับปรุงมันเช่นไรให้ได้ครับ ฉบับนี้ขอเท่านี้ก่อนครับ
(พอดีคิดเรื่องการประชุมเรื่องนึง แต่จะสะท้อนยังไงให้เป็นประสบการณ์แบบ Agile)
ไว้พบกันใหม่ ฉบับหน้า :)
- 16
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
