ทำงานของทั้งสัปดาห์ให้เสร็จในวันเดียว ด้วย Mouse recorder
ทุกท่านเคยเบื่อกับการทำงานเอกสารที่เป็นการวนลูปหรือเป็นการคีย์รายการซ้ำๆไหมคะ วันนี้เรามีทางลัดมานำเสนอ ให้คอมพิวเตอร์ทำงานแทนเราค่ะ
สิ่งนี้เรียกว่า Mouse recorder หรือ Macro recorder หากทุกท่านลองเสิร์ชในกูเกิล ก็จะพบกับผลลัพท์มากมาย
ให้ลองดาวน์โหลดมาติดตั้งในเครื่องดู ไม่จำกัดว่าเป็นโปรแกรมไหน ขอให้ฟรีและใช้งานได้ก็เพียงพอค่ะ ส่วนตัวพักใช้โปรแกรมที่ชื่อว่า Mouse recorder ตรงๆเลยค่ะ โหลดและติดตั้งฟรี อยู่ในกูเกิ้ลอันแรกๆเลยค่ะ หน้าตาเป็นแบบนี้
การใช้งานนั้นง่ายมากค่ะ เพียงแค่เรากด Record โปรแกรมก็จะทำการบันทึกทางเมาส์ที่เราเลื่อนไปมาก การคลิ๊ก การพิมพ์ การลาก เรียกได้ว่าบันทึกทุกสิ่งทุกอย่างที่เราทำเลยค่ะ การใช้งานก็จะใช้ได้กับทุกๆอย่างที่เป็นการทำรายการซ้ำๆ เช่นคัดลอกรายการจาก MS Excel ไปวางในโปรแกรมต่างๆทีละรายการ การออกใบเสร็จจาก Database ใน Excel ซ้ำๆ หลายๆรอบ การเซฟไฟล์จำนวนมากลงเครื่องทีละไฟล์ การแนบไฟล์ในอีเมลซ้ำๆจำนวนมาก ทุกท่านลองคิดถึงงานของตัวเองดูนะคะ ว่ามีจุดไหนที่เราสามารถคลิ๊กเมาส์ไปมาซ้ำๆวนเป็นลูปได้บ้าง
ยกตัวอย่างวิธีใช้อย่างง่ายนะคะ สมมติว่าเราจะนำรายการจาก MS Excel ไปคีย์เข้าระบบหนึ่ง ซึ่งระบบไม่อนุญาติให้ Import รายการทั้งหมดทีเดียวได้ ต้องสร้างทีละรายการ ภาพด้านล่างจะเป็นการจำลองหน้าตาของข้อมูลที่เรามีใน MS Excel และ จำลองหน้าตาโปรแกรมค่ะ สมมติว่าเรากำลังจะเปิด PO (Purchase Order) เพื่อซื้อสินค้า โดยที่เราต้องการเปิดทั้งหมด 7 ใบ ตามลิสในตาราง Excel โดยมีรายละเอียดที่ต้องคีย์ 3 อย่าง (ในความเป็นจริงคงมากกว่านี้มาก แต่เพื่อนๆลองนำไอเดียไปปรับใช้ดูนะคะ)
ขั้นตอนในการทำรายการนี้ มีดังต่อไปนี้
1. เปิดตาราง Excel นำเมาส์คลิกที่ช่อง C1 (ช่องที่มีคำว่าจำนวน) เพื่อเตรียมสำหรับลูปการทำงานของโปรแกรม
2. ไปที่โปรแกรม Mouse recorder กด Record
3. กดสร้าง Purchase Order เพื่อให้โปรแกรมเปิดหน้าจอดังภาพด้านบนขึ้นมา
4. เปลี่ยนหน้าต่างไปที่จอ Excel กดลูกศรบนคีย์บอร์ดลำดับตามนี้ ↓ ← ← ← ช่องที่เลือกไว้จะมาอยู่ที่วันที่ของรายการแรกพอดี แล้วกด Ctrl+C เพื่อคัดลอกข้อมูลวันที่
5. เปลี่ยนหน้าจอกลับไปที่โปรแกรม นำเมาส์คลิกที่ช่องวันที่แล้วกด Ctrl+V เพื่อวางข้อมูลวันที่
6. เปลี่ยนหน้าจอไปที่ Excel กดลูกสร → บนคีย์บอร์ด 1 ครั้ง ช่องที่เลือกไว้จำหยุดอยู่ที่รหัสสินค้าของรายการแรก กด Ctrl+C เพื่อคัดลอกข้อมูล
7. เปลี่ยนหน้าจอกลับไปที่โปรแกรม นำเมาส์คลิกที่ช่องรหัสสินค้า กด Ctrl+V เพื่อวางข้อมูล
8. เปลี่ยนหน้าจอไปที่ Excel กดลูกสร → บนคีย์บอร์ด 1 ครั้ง ช่องที่เลือกไว้จำหยุดอยู่ที่จำนวน กด Ctrl+C เพื่อคัดลอกข้อมูล
9. เปลี่ยนหน้าจอกลับไปที่โปรแกรม นำเมาส์คลิกที่ช่องจำนวน กด Ctrl+V เพื่อวางข้อมูล
10. กดตกลงบนหน้าโปรแกรม
11. เปลี่ยนหน้าจอกลับไปที่โปรแกรม Mouse recorder กด Stop หรือหยุดการทำงาน
เท่านี้ก็เป็นการจบ 1 ลูปของการทำงานแล้วค่ะ เราตั้งค่าในโปรแกรม Mouse recorder ได้ว่าจะให้ตัวโปรแกรมทำซ้ำกี่ครั้ง ในที่นี้เราตั้งค่าเป็น 6 ครั้ง จากทั้งหมด 7 รายการ เนื่องจากรายการแรกเราทำสำเร็จพร้อมกับการบันทึก Macro ไปแล้ว เมื่อตั้งจำนวนรอบเสร็จ ให้เรากด Play ตัวโปรแกรมก็จะทำทุกอย่างเหมือนที่เราทำไปตามขั้นตอนที่กล่าวมาโดยเริ่มจากข้อ 2 เป็นต้นไปค่ะ
ให้เราสังเกตที่ข้อ 4 มีการกดลูกสร ↓ ก่อนในอันดับแรก เพื่อให้รายการเลื่อนลงมาคัดลอกจากบรรทัดข้างล่างแทน เมื่อจบรายการที่เราทำการบันทึกนั้น ช่องที่เลือกใน Excel จะจบอยู่ที่ช่อง C2 ซึ่งจะพอดีกับการเริ่มต้นรายการต่อไปของลูปค่ะ เพราะฉะนั้นเราไม่ต้องย้ายช่องที่เลือกไว้ พอตัวโปรแกรมกดลูกสรลง ก็จะเป็นการทำรายการถัดไปโดยอัตโนมัติค่ะ
นี่เป็นตัวอย่างแบบง่ายๆเท่านั้นนะคะ จริงๆแล้ว Mouse recorder นี้สามารถทำรายการที่ซับซ้อนกว่านี้มากๆเลยค่ะ ไม่ว่าจะเป็นการเปิด 10 โปรแกรมพร้อมกัน ลิสใน Excel 1,000 รายการจากหลายๆ Sheet ลูปการทำงานที่ยาวเป็น 10 นาทีต่อรายการ พักทำมาหมดแล้วค่ะ ขอเพียงแต่เราจัดวางทุกๆอย่างให้เกิดการคลิกด้วยรูปแบบซ้ำๆได้ ตัวโปรแกรมนี้ก็จะช่วยเราได้ค่ะ หากรายการเยอะมากๆ เราสามารถเปิดทิ้งไว้ข้ามคืนให้คอมพิวเตอร์ทำได้เลยค่ะ เช้าวันรุ่งขึ้นมา งานก็เสร็จหมดแล้ว หรือหากรายการน้อยแบบนี้ เราก็เปิดทิ้งไว้ เดินไปเข้าห้องน้ำ กลับมาก็งานเสร็จแล้วค่ะ เพื่อที่เราจะมีเวลาทำงานอย่างอื่นที่จำเป็นต้องใช้สมองของมนุษย์มากขึ้น งานง่ายๆแบบนี้ ใช้คอมพิวเตอร์ของเราทำแทนให้คุ้มดีกว่าค่ะ ;)
- 2
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
