ลำดับงานด้วย ‘The Eisenhower Matrix’
Martrix 4 ช่อง ที่ช่วยให้จัดการงานได้ง่ายขึ้น
ชีวิตการทำงานในแต่ละวันมีงานหลายชิ้น ความรับผิดชอบหลายอย่างในชีวิตที่เราต้องจัดการ จะทำอย่างไรให้ทำงานเหล่านี้ได้มีประสิทธิภาพ และเสร็จทันเวลานะ?
ลองมาจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย ‘The Eisenhower Matrix’ กัน!
The Eisenhower Matrix หรืออีกชื่อคือ The Prioritization Matrix เป็นเทคนิคที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน เทคนิคนี้ถูกคิดค้นโดย Dwight David Eisenhower นายพลของกองทัพ และดำรงตำแหน่งประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา เมื่อสมัยสงครามโลกครั้งที่ 2 ในฐานะผู้บัญชาการทหารสูงสุด เขาเป็นผู้ร่างแผนยุทธศาสตร์สำหรับการสู้รบของฝ่ายพันธมิตรในยุโรป และด้วยตำแหน่งที่สำคัญ และการที่ต้องตัดสินใจในเรื่องยากๆ แบบนี้ Eisenhower จึงได้คิดเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญนี้ขึ้นมา เพื่อให้เขาทำงานได้ดีขึ้น
โดยเราสามารถจัดงานใส่ Matrix 4 ช่องนี้ได้ ดังนี้
ช่องที่ 1 ‘Do’
ช่องแรกของการจัดลำดับ จัดงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดใส่ลงในช่องนี้ งานที่เกี่ยวกับการแก้ปัญหา งานที่ใกล้กำหนดส่ง งานที่ต้อง ‘ทำทันที’ หรือเกณฑ์ง่ายๆ คือ เป็นงานที่ต้องทำให้เสร็จทำภายใน 1-2 วันนี้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องส่งรายงานให้กับหัวหน้าในวันจันทร์ และตอนนี้เป็นวันเสาร์ นั่นหมายความว่า รายงานนั้นต้องถูกจัดไว้ในช่องนี้
ช่องที่ 2 ‘Decide’
งานที่จัดอยู่ในช่องนี้คือ งานสำคัญแต่ไม่ด่วน เป็นงานที่จะส่งผลกับเป้าหมายระยะยาว ฉะนั้น งานนี้จะไม่ได้มีกำหนดส่งในเร็วๆ นี้ เป็นงานที่คุณสามารถจัดสรรเวลาทำภายหลังได้ งานสำคัญแต่ไม่ด่วนนี้ยังรวมไปถึงการพัฒนาชีวิตในด้านอื่นๆ อย่างการทำสมาธิ การอ่านหนังสือ ออกกำลังกาย และการใช้เวลากับครอบครัวด้วย
ช่องที่ 3 ‘Delegate’
งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วนจะถูกใส่ลงไปในช่องนี้ งานในช่องนี้คุณสามารถที่จะมอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้ อย่างการทำงานเป็นทีม คุณสามารถแจกจ่ายงานให้คนอื่นๆ ในทีมตามความถนัดของแต่ละคนได้ หรือผู้บริหารที่มีงานล้นมือก็สามารถแบ่งเบางานส่วนนี้โดยให้พนักงานทำแทนได้เช่นกัน การมอบหมายงานจะทำให้คุณมีเวลาในการทำงาน 2 ช่องแรกมากขึ้น แต่ในที่นี้ต้องไม่ใช่การผลักภาระให้ผู้อื่นทั้งหมด โดยที่ไม่ทำอะไรเลย และหนึ่งสิ่งที่ควรคำนึงถึงก็คือ งานที่คุณมอบหมายให้คนอื่นทำแทนนั้น ควรจะสามารถติดตามความคืบหน้าได้ เพราะถ้างานนั้นไม่สำเร็จจะทำให้เสียเวลาไปมากกว่าเดิม
ช่องที่ 4 ‘Delete’
ช่องสุดท้าย กิจกรรมที่ทำให้คุณเสียเวลาให้คุณจัดมันใส่ในช่องนี้ คุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อลบสิ่งเหล่านี้ออกไป อย่างการมัวไถหน้าจอมือถือระหว่างทำงาน หรือการเล่นเกมมากเกินไป สิ่งเหล่านี้จะส่งผลกระทบกับงานคุณถ้าไม่ระบุและลบมันออกจากตารางสิ่งที่ต้องทำ
หลังจากรู้จักหน้าตาและความหมายของ Matrix แต่ละช่องไปแล้ว เราอยากแนะนำทริคเล็กๆ น้อยๆ อีก 3 ข้อ ไว้ใช้ควบคู่กับเทคนิค Matrix 4 ช่องด้านบน
ทริค 3 ข้อ เพื่อการใช้ The Prioritization Matrix ให้ง่ายและดีกับคุณมากขึ้น
1. ทำงานที่ยากที่สุดให้เสร็จก่อน
แน่นอนว่าเมื่อแบ่งงานได้เป็น 4 ประเภทแล้ว คุณก็คงจะทราบว่างานที่ต้องทำก่อนคือ งานเร่งด่วนและสำคัญ แต่ถ้ามันได้มีงานเดียวล่ะ? ให้คุณเลือกทำงานที่ยาก และรู้สึกว่าคุณไม่อยากทำก่อน เมื่อคุณกำจัดงานที่ทำให้รู้สึกฝืนนี้ออกไปได้ คุณก็จะรู้สึกดีขึ้นและพร้อมสำหรับการทำงานชิ้นต่อไป
2. รู้ว่าอะไรสำคัญกับตัวเอง
มันเป็นเรื่องธรรมดาที่คุณต้องพบเจอกับตัวเลือกที่ขัดกับเป้าหมายของคุณ ถ้าคุณไม่รู้ว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร เป็นไปได้ว่าคุณอาจจะไปสิ้นสุดในทิศทางที่ตรงกันข้ามกับสิ่งที่คุณต้องการได้ ดังนั้น มันจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะระบุว่าอะไรคือเป้าหมายของคุณ อะไรคือสิ่งที่คุณให้ความสำคัญ และเตรียมตัวรับมือกับสิ่งอื่นที่เข้ามาเพื่อหลอกล่อให้คุณไขว้เขวไปจากเป้าหมาย
3. กำหนดให้ ‘ไม่มีงาน’ ในตารางเวลาของคุณ
Susan Wojcicki ผู้บริหารเว็บไซต์ยูทูบ (Youtube) กำหนดไว้ว่า เวลา 6 โมงเย็น ถึง 3 ทุ่ม เป็นเวลาที่เธอจะไม่เช็คอีเมล์ และเธอก็จัดลำดับให้การทานข้าวเย็นกับครอบครัวอยู่ในส่วนที่สำคัญ การจัดให้ตารางเวลาของคุณมีส่วนที่ ‘ไม่มีงาน’ จะช่วยให้คุณได้เติมพลังงานของตัวเองให้เต็ม เพื่อที่จะได้พร้อมทำงานได้ต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ
เทคนิคและวิธีการสำหรับใช้ ‘จัดลำดับความสำคัญ’ นั้นมีอยู่มากมายหลายเทคนิค ถ้าคุณยังไม่เจอเทคนิคที่เหมาะสมกับตัวเอง ก็ลองนำเทคนิค The Eisenhower Matrix นี้ไปใช้กันได้ เผื่อคุณจะเจอวิธีที่เข้ากับคุณ และสามารถจัดการกับทั้งงานและชีวิตให้ง่ายขึ้นได้
เขียนโดย : P.junprapa
กราฟิกโดย : C.kornrawee
ที่มา : lifehack
#FutureTrends #Futureisnear #Futureisnow
- 35
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
