หัวหน้างาน/ผู้บริหาร มือใหม่☺
ไตรมาสสุดท้ายของทุกปี การแต่งตั้งโยกย้ายพนักงานมักจะเกิดขึ้นในช่วงนี้
หลายคนคงได้เป็นมือใหม่ กับตำแหน่งหน้าที่ใหม่ ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้างาน(แผนก) เป็นผู้จัดการคือหัวหน้าของหัวหน้างานอีกที คงดีใจตื่นเต้น ถ้ายังคิดไม่ออกว่าจะทำอะไรก่อนข้อความต่อไปนี้จะช่วยชี้แนะ ให้ความรู้สำหรับการก้าวเดินต่อไป
การก้าวขึ้นเป็นหัวหน้างานหรือหัวหน้าแผนก เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ต้องปรับตัว ไม่ได้หมายความว่าได้ตำแหน่งคือได้อำนาจอันน่าภาคภูมิใจเท่านั้น มันพ่วงเอาภารกิจหน้าที่ ความรับผิดชอบต่องาน ความสำเร็จผลลัพท์ที่เกิดขึ้น รวมทั้งความรับผิดชอบต่อคนที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของหัวน้านั้นด้วย
ผู้เป็นหัวหน้างาน ซึ่งผ่านการกลั่นกรองคัดเลือก มีการพิจารณามาอย่างดี ต้องมี TALENT ที่ดี
TALENT คือ T=trustworthiness เชื่อถือได้(เป็นที่ยอมรับ) ซื่อสัตย์ มีคุณธรรม A=accountability มีคุณสมบัติที่จะสามารถรับผิดชอบงานที่ยากและท้าทายได้ เก่ง L=leadership ความเป็นผู้นำ E=enthusiasm มีความกระตือรือร้น ขยัน N=nice to others มีอัธยาศัยที่ดี จริงใจ T=teamwork สามารถปฏิบัติงานกับผู้อื่นได้อย่างดีทั้งภายใน-นอกองค์กร ถ้าไม่ผ่านข้อใดข้อหนึ่งหรือหลายข้อ การเป็นหัวหน้างานก็จะมีปัญหา เพราะนั่นหมายถึงการก้าวเดินไปยืนอยู่ในที่ที่ผู้นั้นยังไม่พร้อม (อ่าน TALENT และการประเมิน)
ถ้าหัวหน้า ไม่มีคุณภาพ ทั้งแผนกงานนั้นก็จะไม่มีคุณภาพตาม แม้จะมีคนดี คนเก่งอยู่ก็ไม่มีประโยชน์หรือเสียเปล่าเมื่อไม่มีผู้นำที่ดี (เมื่อหัวหน้าไม่เอาถ่านทั้งแผนกก็เหมือนกลไกไฟฟ้าที่ไม่มีแบตเตอรี่)
1."เคยเป็นพนักงานที่ดี? ไม่ได้หมายความว่าจะเป็นหัวหน้างานที่ดีได้เสมอไป"
เดิมเคยเป็นพนักงานงานที่ดีในบทบาทหน้าที่ระดับผู้ปฏิบัติ เมื่อได้รับงานมาก็มุ่งมั่นตั้งใจทำงานด้วยความกระตือรือร้น ด้วยความรู้ความสามารถที่มี ก็ทำงานได้ผลดี จนเป็นที่ชื่นชอบของผู้บังคับบัญชา จึงถูกแต่งตั้งให้เป็นหัวหน้างาน ซึ่งการเป็นพนักงานระดับปฏิบัติที่ดีไม่ได้หมายความว่าจะเป็นหัวหน้างานที่ดีเสมอไป เพราะว่าบทบาทหน้าที่ รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไป เคยปฏิบัติด้วยตนเองแต่คราวนี้เป็นผู้ใช้ให้คนอื่นคือผู้ใต้บังคับบัญชาไปทำแทน จึงอยู่ในฐานะเป็นชี้ผู้นำ ผู้กำกับ ดู แล ลูกน้อง (กำกับ-ดู-แล-ลูก-น้อง) คือทั้งควบคุมดูแลคนและงานด้วย ต้องติดตามกำกับดูแลอย่างใกล้ชิด วางแผนใช้คนและวางกลยุทธ์ในขบวนการทำงาน แก้ไขปัญหาถ้ามีจนกว่างานนั้น ๆ จะสำเร็จเป็นเรื่อง ๆ ไป สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่จะความสามารถทำได้ดีหรือไม่
โดยหน้าที่ใหม่นี้ ความสามารถที่ต้องนำมาใช้ในการจัดการ คือ 1.)ความเป็นผู้นำ (2.)ผลที่ได้รับเกี่ยวกับงาน (3.)รู้เกี่ยวกับงาน (4.)การร่วมมือ (5.)การวินิจฉัย (6.)สอนงาน
มันไม่ใช่เรื่องง่ายเพียงแค่ สั่ง สั่ง สั่งงาน (เพราะมีอำนาจ) แล้วงานนั้นจะเสร็จสำเร็จได้ดีเสมอไป
ถ้าคุณจะเป็นหัวหน้างานที่ดี คุณหัวหน้างานต้องมีความรู้ (รู้งานและรู้การจัดการ) มีความสามารถ(ในการจัดการ) และมีวิธีการ (การจัดการที่ดี) จึงจะส่งผลให้งานออกมาดีมีประสิทธิภาพ
2.ในหนึ่งวันควรทำอะไร?
เมื่อวันวาน คุณหัวหน้าต้องวางแผนไว้แล้วว่า วันนี้จะต้องทำการอะไรบ้าง
สำหรับผมก็เริ่มด้วย การเคลียร์งานเอกสารระบบงานสารบรรณ บางเรื่องที่ต้องบอกกล่าวเวียนให้ทีมงานทราบก็จะจดบันทึกสั้น ๆ ไว้ เอาไปบอกหรือตอนกลางเดือนสิ้นเดือนที่ประชุมแผนกค่อยเอามาบอกกล่าวหรือกำชับกันไปตามเรื่องเนื้อหานั้น ๆ อย่างมากก็ครึ่งหรือไม่เกินหนึ่งชั่วโมงกับงานเอกสารส่วนนี้ จากนั้นก็จัดการเอกสาร เช่นตรวจแก้ไขร่างหนังสือ หรือร่างหนังสือตอบสั้น ๆ
การมอบหมายงานให้กับทีมงาน และก็ติดตามงานของทีมงานทั้งแนะนำสอนงานด้วยเลย ครึ่งเช้าไม่เสร็จก็ต่อบ่าย บางวันถูกเรียกประชุม หรือไปราชการก็ทำเฉพาะที่เร่งด่วนก่อน
ถึงช่วงเวลาบ่ายสำหรับหัวหน้างานคนใหม่ก็ต้องใช้เวลามากเพื่อศึกษางานหาความรู้ลึก ๆ ที่เกี่ยวข้องที่เราสงสัย เช่นระเบียบข้อบังคับบางเรื่องที่จำเป็น ศึกษางาน วิเคราะห์ประเมินงานบางเรื่องหรือบางโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ให้รู้ลึกรอบด้านตั้งแต่อดีตถึงสถานะปัจจุบัน (เมื่อหัวหน้างานมือใหม่ยังไม่รู้ความเดิมเป็นมาอย่างไร)
เมื่อได้เป็นหัวหน้าใหม่ไปสักระยะหนึ่งแล้ว ควรคิดงานประเภทริเริ่มสร้างสรรค์ (Creative Works) เช่น เริ่มด้วยการจัดระเบียบระบบเอกสาร จัดระบบงานฐานข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ การสร้างเอกสารคู่มือหรือข้อมูลสำคัญไว้ให้กับตัวเองในการบริหารงานแผนก อีกส่วนหนึ่งของเวลาช่วงบ่าย ต้องไม่ลืมที่จะติดตามดูการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างสม่ำเสมอทั้งในและนอกสำนักงาน
จนถึงก่อนเลิกงานก็คิดล่วงหน้าไว้ว่าพรุ่งนี้จะทำอะไรต่อไป และการลงชื่อกลับเลิกงาน ผมมักจะจดบันทึกช่วยจำงานหรือเรื่องบางอย่างที่ทำมาในแต่ละวันไว้ในสมุดส่วนตัวด้วย
หลังเลิกงานและวันหยุดยาวใครทำอะไรกัน เช่น ดูหนังเรื่องยาว เล่นเกมส์ ปาร์ตี้ นอนหลับอย่างตายอดตายอยาก คุณใช้เวลากับสิ่งเหล่านี้หรือเปล่า ถ้าจะดีได้ออกกำลังกายหนักๆ สร้างกำลัง หรือออกกำลังแบบสบายๆ เหงื่อซึม ๆ ให้สมองปรอดโปร่ง สูดอากาศดี ๆ บ้างเป็นประจำ อ่าน...ให้มากขึ้น ก็น่าจะดี
หลังเลิกงาน(บางวัน) และวันหยุดยาวสำหรับผมโจทย์ปัญหาหรืองานพัฒนาสร้างสรรค์ จะเป็นวันที่มีสมาธิดีผมคิดออกและลงมือเขียนหรือทำแบบต่อเนื่องยาว ๆ ได้แบบไม่มีใครกวนใจขัดจังหวะ การเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ รวมทั้งงาน D.I.Y. สิ่งที่อยากจะทำก็มักสำเร็จได้ในช่วงวันหยุดยาว ๆ นั้นแหละ
ถ้าแบ่งเวลาเป็น ทำงานเป็น ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว คุณจะทำงานได้มากอย่างเหลือเชื่อ
3.รู้คน รู้จักทีมงาน
คุณหัวหน้าต้องรู้จักตัวตนและความรู้และความสามารถของทีมงานแต่ละคน คอยสอนงานเสมือนโค้ชฟุตบอลที่ต้องรู้ฝีท้าวนักฟุตบอลในทีม รู้ว่าใครฟิตแค่ไหน ใครถนัดเล่นตำแหน่งไหน จัดให้ลงเล่นตามที่ถนัด และต้องคอยติดตามฝึกฝนสอนงานให้มีความรู้ มีความสามารถ สอนเทคนิคในการทำงาน สร้างทัศนคติให้เขากระตือรือร้นพร้อมทำหน้าที่อยู่เสมอ ด้วยความเต็มใจและมีความสุข
การสอนงาน (Coaching) สอนคน ไม่ใช่จะสอนได้ทุกสภาวการณ์ ควรใช้โอกาสที่เหมาะสม ไม่จำเป็นต้องสอนกันแต่เฉพาะในห้องเรียนเท่านั้น สอนขณะที่เขาทำงานก็ได้ ก่อนสอนก็ต้องคิดในใจวางแผนการสอน หาคำพูดที่เหมาะสมเพื่อให้เขายอมรับและเชื่อว่าผู้สอนมีความรู้จริงเลือกแนะนำหรือสอนในสิ่งที่เราสังเกตเห็นว่าเขาไม่รู้ การทำให้คนอื่นรู้โดยเขาไม่อยากรู้ย่อมไม่สำเร็จเหมือนแก้วน้ำที่ปิดฝา ต้องสอนในภาวะที่เขาอยากรู้หรือทำให้เขาอยากรู้ อย่าสอนด้วยการแสดงอำนาจหรือพร้อมกับการดุด่า คุณหัวหน้าพึงรู้และประเมินความสำเร็จหรือคุณภาพของงานของแต่ละคนได้จากการที่ติดตามการทำงานของเขาที่ผ่านมา ต้องรู้จุดอ่อนเขาหรือคาดการณ์ผล(ปัญหา) อาการข้างเคียงที่แทรกซ้อนจะต้องระวังไว้สำหรับทีมงานบางคนที่ได้มอบงานให้ไปทำงานนั้นอาจมีปัญหาได้ ต้องเตรียมแผนรับมือไว้ด้วย พร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหากงานไม่ได้ผลตามที่ต้องการ ไว้เป็นแผนที่สองด้วย
4.รู้งานในหน้าที่ทุกงาน
หัวหน้า ถ้าเคยเป็นพนักงานในแผนกนี้มาก่อน แน่นอนก็จะรู้งานเรื่องที่ทำมาก่อน เรื่องที่เพื่อนพนักงานคนอื่นทำ(ในแผนกเดียวกัน) ก็อาจไม่รู้เท่าไรนัก ถ้าเป็นคุณหัวหน้างานที่ย้ายข้ามห้วยมาก็อาจไม่รู้อะไรเลย อย่างนี้ต้องเรียนรู้งานโดยเร็วโดยศึกษาเอกสารเรื่องราวความเป็นมา ตัวอย่างเรื่องเก่า ๆ จากแฟ้มเอกสารที่มีของแผนก เปิดดูตั้งแต่หน้าในสุดจนถึงหน้าแรก เพื่อให้รู้ถึงวิธีการ ขบวนการขั้นตอนการทำงานนั้น ถ้าเป็นเรื่องที่อ้างอิงระเบียบ ข้อบังคับ วิธีปฏิบัติเป็นการเฉพาะก็ต้องศึกษาระเบียบข้อบังคับนั้น ๆให้เข้าใจ การเรียนรู้โดยสอบถามคนเก่า ๆ ก็เพื่อเป็นแนวข้อคิดเท่านั้น อย่าคิดว่าเขาคนนั้นคือระเบียบที่ใช้ยึดถือปฏิบัติได้ เช่น เกี่ยวกับงานจ้าง ถามใครก็เท่านั้นไม่ได้ประโยชน์เท่าเอาหนังสือข้อบังคับว่าด้วยการจ้างมาอ่านให้เข้าใจ ให้จบเล่ม สักสองสามรอบ หลายๆ รอบจนเข้าใจชัดแจ้ง เป็นต้น แผนกที่คุณหัวหน้ารับผิดชอบจะมีหลายงานหลายหน้าที่ เปิดดูภารกิจของแผนก คำอธิบายรายละเอียดงาน (Job descriptions) แล้วทำความเข้าใจ ต้องเข้าใจขั้นตอนการทำงานและวิธีพิจารณางานให้ครบทุกเรื่อง รู้ว่าใครรับผิดชอบ ไม่ลืมที่จะออกไปดูเขาทำงานที่หน้างานด้วย(บางคนรู้หมดทุกเรื่องที่ไม่ใช่งานของตัวเอง)
เมื่อรู้งานรู้ขั้นตอนการทำงาน รู้วัตถุประสงค์ของงานแล้วก็ต้องประเมินความเสี่ยง ว่ามีจุดอ่อนมีความเสี่ยงที่ลูกน้องจะมีข้อผิดพลาดได้หรือไม่ก็ต้องป้องกันปิดจุดอ่อนนั้นเสียด้วย เพื่อความปลอดภัย
5.การสั่งงานและควบคุมดูแลงาน
การสั่งงานต้องสื่อกันให้เข้าใจถูกต้อง ตรวจสอบได้โดยการทวนสอบ (Verification) ความเข้าใจของเขาทันที่ว่าเข้าใจหรือไม่ บางคนเข้าใจได้ง่ายบางคนก็เข้าใจคำสั่งยากซึ่งต้องเน้นย้ำ และอาจซักซ้อม (แทนการฝึกซ้อม) จากนั้นเมื่อได้เวลาอันเหมาะสมแล้วต้องติดตามผลงานที่สั่งด้วยการสอบถาม การซักถามสอบถามเป็นวิธีหนึ่งเท่านั้น บางทีการสื่อสารด้วยการถามตอบก็คลาดเคลื่อนได้ทั้งโดยไม่เจตนาหรือเจตนาบอกความเท็จ หัวหน้างานก็ถูกหลอกได้ จำเป็นมากที่คุณหัวหน้าจะต้องลุกขึ้นจากเก้าอี้ ไปดูเขาขณะทำงานบ้างและใช้ไหวพริบที่จะวิเคราะห์การกระทำ ประเมินผลงานว่าจะสำเร็จ ได้ผลดีหรือไม่ จำเป็นหรือไม่จะต้องเติมปัจจัยอะไรลงไปอีกเพื่อความสำเร็จของงาน การติดตามดูการทำงานของผู้ปฏิบัติโดยหัวหน้าที่หน้างาน จะเป็นโอกาสที่ดีหากหัวหน้าเป็นคนมีไหวพริบประเมินวิเคราะห์ประสิทธิภาพประสิทธิผล วิเคราะห์วิธีการทำงาน วิเคราะห์คนด้านความรู้ความสามารถ และใช้โอกาสนี้สอนงานทันทีถ้าทำได้ และสร้างบรรยากาศความอบอุ่นใกล้ชิดระหว่างผู้ปฏิบัติกับหัวหน้างานก็ได้ หรือใช้สิ่งที่ได้เห็นทำให้เกิดเป็นปัญญา เป็นข้อมูลประกอบการพัฒนาคุณภาพงานของแผนกให้ดียิ่งขึ้นไปได้อีก
6.การวางกลยุทธ์ แผนงาน
"หัวหน้างานต้องเป็นผู้สร้างภาระกิจ "
วันพรุ่งนี้ฉันจะทำอะไรบ้าง เป็นแผนงานสั้นๆ
ไม่ว่าหัวหน้างานจะทำอะไร ต้องคิดล่วงหน้าก่อนเสมอ จะใช้คน จะใช้ใครก็ต้องคิดว่าสมควรหรือไม่ งานที่จะให้เขาทำก็ต้องเข้าใจกระบวนการ (process) การครุ่นคิดเตรียมการสิ่งเหล่านี้ก็เป็นการวางแผนอย่างหนึ่ง
"การแก้ไขความประพฤติของลูกน้อง" พนักงานคนหนึ่ง เมื่อรู้ว่า “พนักงานคนหนึ่งประพฤติไม่เหมาะสม.....” นั่นก็เหมือนคนป่วยที่ต้องรักษา หัวหน้างานก็ต้องคิดวางแผนงาน แก้ไขรักษาเพื่อให้เขาประพฤติดีขึ้น ไม่ให้คนป่วยนั้นกลัวเกลียดหมอ ให้คนป่วยเข้าใจโรคด้วยการอธิบายเหตุผลปัญหาผลของโรค พร้อมรับการรักษา ต้องไม่ให้ยาหรือวิธีการรักษาที่ทำให้คนป่วยได้รับความทุกข์ทรมานบางทีก็ต้องให้กำลังใจให้แข็งแรงก่อน การรักษาโรคนี้หมอต้องวางแผนไม่ให้เกิดผลข้างเคียงด้วย
มีพนักงานคนหนึ่งเอาความมาบอกกับหัวหน้าว่าพนักงานอีกคนหนึ่งดื่มเหล้าในเวลางาน ความที่อารมณ์ร้อนของหัวหัวหน้าก็เรียกพนักงานผู้นั้นมาว่ากล่าวอย่างรุนแรงด้วยเสียงอันดังทันที ผลก็คือพนักงานเมื่อถูกดุด่าก็ไม่พอใจหัวหน้างาน และไม่ชอบหน้าคนที่เอาความไปฟ้องหัวหน้า หัวหน้างานแสดงอาการชื่นชอบคนที่นำความมาฟ้องเป็นพิเศษ มีอีกหลายเรื่องที่เอามาฟ้อง หัวหน้างานชอบเขาและใกล้ชิดสนิทกันเหมือนมีนักสืบคอยทำงานให้ หัวหน้าก็จะว่า...รู้นะ... คุยโอ่อยู่เสมอว่ารู้นะ ใครทำอะไรที่ไหน ใคร.. ผมรู้นะ และพูดเปรย ๆ อยู่บ่อย ๆ สำหรับพนักงานคนที่ชอบดื่มคนนั้น คงประพฤติตนเหมือนเดิม เมื่อเวลา สถานที่และโอกาสอันเหมาะสมก็ได้ลงมือใช้กำลังสั่งสอนคนชอบฟ้องนั้น คนชอบฟ้องกลายเป็นบุคคลที่ไม่มีใครคบหา ในที่สุดเขาก็ขอย้ายไปอยู่แผนกอื่น จังหวัดอื่น หัวหน้างานก็ไม่ได้รับการเคารพนับถือจากผู้ใต้บังคับบัญชา พนักงานชอบดื่มในเวลางานก็ไม่เปลี่ยนแปลง เป็นการจัดการแก้ปัญหาของหัวหน้างานที่ไม่ถูกต้องกลับเป็นการสร้างปัญหาใหม่ที่ร้ายแรงเพิ่มอีก
การแก้ปัญหาทำนองนี้ มันง่ายมาก ๆ เมื่อผมเป็นหัวหน้าแผนก ต้องมีสติเมื่อมีใครมาฟ้องให้ข้อมูล ผมจะไม่รับฟ้องและพิพากษาทันที่ แต่ผมจะรับรู้รับฟังปัญหาทันที่ ใช้เวลาประเมินวิเคราะห์ปัญหาข้อเท็จจริง จะปล่อยไปหรือคิดหากลยุทธ์ในการแก้ไข บางเรื่องเหตุในอดีตไม่จำเป็นต้องแก้หรือค้นหาความจริงอะไรไปเพื่ออะไรในเชิงการบริหาร แต่จะทำอย่างไรอนาคตไม่ให้มันเกิดทำนองนั้นอีกเป็นเรื่องสำคัญมากกว่า
เขาไม่ทำงานผมจะไม่ตำหนิว่าเขาที่ไม่ทำงานแบบตรง ๆ จะสอบถามเรื่องความก้าวหน้างานในโอกาสที่เหมาะสม จี้ให้เขาทำงานบ่อยขึ้น หากเขามีผลงานดีไม่เสียงานสิ่งที่ฟ้องมาก็ไม่มีสาระ หากเขาไม่ทำงานจริงการเร่งรัดงานบ่อย ๆ ก็จะกดดันจิตใจเขา นี่คือขั้นที่หนึ่ง
ขั้นที่สองผมจะใช้เวลาคิดหาคำพูดคำอธิบายเอาไว้ก่อนหาก มีโอกาสได้พูดคุยกับพนักงานที่ต้องการแก้ไข จะพูดอย่างไรให้เขายอมรับว่าสิ่งที่เขาประพฤติทำนองนั้นไม่ดี เป็นผลเสียอย่างไร จะยกตัวอย่างอะไรให้เขาเข้าใจยอมรับ รวมทั้งข้อแนะนำของเราด้วยว่าเขาควรจะประพฤติอย่างไร และสามลงมือปฏิบัติการตามแผนที่คิดไว้เมื่อถึงโอกาสนั้นก็ใช้จะเวลานาน ๆ ให้จบในครั้งเดียว พูดคุยกับเขาจนครบสิ่งที่เราคิดไว้ เมื่อเขายอมรับนั่นคือความสำเร็จของหัวหน้างาน ป้อนงานให้เขาทำย่างต่อเนื่องนอกเหนือจากงานประจำก็ให้งานประเภทริเริ่มสร้างสรรค์ที่เขาชอบ เพิ่มเข้าไปเพื่อไม่ให้เขาว่างงานมากเกินไป และให้รางวัลเขาเมื่อมีโอกาส เราจะได้ตอไม้ที่ตายแล้วฟื้นกลายเป็นต้นไม้ที่มีชีวิตมีดอกผลกิ่งก้านที่สวยงามอีกต้นหนึ่ง ถ้าไม่สำเร็จก็คิดแก้ไขต่อไปปรับกลยุทธ์เป็นแผนข้อสามใหม่ต่อไป
อย่างน้อยก็สามครั้งในช่วงเวลาที่ผมเป็นหัวหน้าแผนกที่เจอปัญหาลักษณะนี้และแก้ไขได้ กลยุทธ์ขั้นที่หนึ่ง-สอง-สาม มีสามขั้นเหมือนกันแต่เนื้อหาแต่ละกรณีนั้นต่างกันเพราะปัญหาต่างกัน เช่น เรื่องอารมณ์ร้อนใช้ความรุนแรง เรื่องการใช้เวลางานไปเล่นกีฬา (พนัน) การทะเลาะชกต่อยกัน เป็นต้น
7.การประชุม
การสื่อสารของคุณหัวหน้างานไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมาก ถ้าต้องการจะสร้างให้เป็นทีมงานที่เข็มแข็ง ทำงานได้ผลตามนโยบาย ตามแผน ตามหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เกิดประสิทธิผล การคุยกันเรื่องงานระหว่างสองคนก็ย่อมทำได้ แต่การที่ให้คนอื่นได้ยินการคุยกันเรื่องงานด้วยก็เหมือนทำการสอนงานให้คนอื่นด้วย และอาจจะได้ความเห็นที่ดีเพิ่มจากคนอื่นนั้นด้วยก็ได้ การทำงานที่ควรปรับปรุงที่สุดคือให้มีผู้รู้เรื่องงานนั้นอยู่เพียงคนเดียว หากเขาไม่อยู่คุณหัวหน้างานจะรู้สึกถึงปัญหา การประชุมเป็นประจำทั้งกลุ่มเล็กกลุ่มใหญ่เป็นความจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณหัวหน้างานต้องทำ
ก่อนการประชุมหัวหน้างานก็ต้องเตรียมการเรื่องประชุมรวมทั้งวาระต่าง ๆ และความที่จะพูดในที่ประชุมด้วย ไม่จำเป็นต้องมีเลขาการประชุมเป็นแค่งานในแผนก วาระแรกที่จำเป็นได้แก่เรื่องราวเอกสารเวียน นโยบายข้อสั่งงานของผู้บังคับบัญชาหน่วยเหนือ นำมาบอกกล่าวหรือกำชับ วาระนี้ บางเรื่องก็อาจจะกำหนดให้พนักงานคนหนึ่งหรือผู้ช่วยได้ศึกษามาก่อนเป็นผู้นำเสนอแทนก็ได้ เรื่องนโยบายที่ได้รับมาจากการประชุมก็เอามาบอกกล่าวให้ทุกคนทราบด้วยกัน เรื่องระเบียบวินัย ความประพฤติ การแต่งกาย ก็เอามาปรึกษาหารือกันในที่ประชุมได้แต่ไม่ใช่เอาใครเฉพาะเจาะจงมาตำหนิกันในที่ประชุม ถ้าจำเป็นก็ควรเป็นเรื่องกำชับทุกๆ คน พูดเชิงเปรย ๆ ก็ทำได้
ตั้งประเด็นมาเสนอว่าจะทำอย่างไรดีจึงจะให้แผนกของเราดูดีกว่าที่เป็นอยู่ (แม้หัวหน้าจะคิดแนวทางไว้แล้วก็ยังไม่พูด)ให้ผู้ร่วมประชุมมีส่วนร่วมในการเสนอความคิด ชี้นำบ้างเพื่อประคับประคองให้เขาคิดไปในทางที่เราต้องการ
วาระการประชุมหัวหน้างานต้องรู้มีอยู่ในหัว ว่าการประชุมครั้งนี้จะมีเรื่องอะไรบ้าง ปัญหาอุปสรรคที่ต้องระวังในการประชุมครั้งแรกๆ ก็คือบางคนอาจเก็บกดอยู่ และไม่เคยชินกับการเสนอความคิดเห็นในที่ประชุมอาจคุมอารมณ์ได้ไม่ดี หัวหน้างานต้องมีสติและควบคุมการประชุมลดความเข้มข้นลง รู้จักผ่อนปรนประนีประนอม มันไม่จำเป็นเลยที่บางเรื่องจะต้องจบหรือได้คำตอบมีบทสรุปในการประชุมแต่ละครั้งเสมอไป การประชุมครั้งต่อไปก็มีอีก การประชุมครั้งหลัง ๆ ก็ว่ากันต่อก็ได้ เมื่อผู้ร่วมประชุมจะเคยชิน จะรู้จักคิด พูด และฟังได้เอง ความเป็นประชาธิปไตยก็จะเกิด
วาระเกี่ยวกับเรื่องความริเริ่มสร้างสรรค์ การจัดการคุณภาพงาน การพัฒนางาน กิจกรรมพิเศษก็เป็นประเด็นที่น่าสนใจ เพราะเป็นสิ่งที่จะทำให้แผนกของเราก้าวนำกว่าแผนกอื่น ๆ ได้ มันเป็นเกมส์การสร้างฝันและสร้างสุขร่วมกัน เมื่อเราและทีมประสบความสำเร็จในเกมส์นั้น ย่อมได้รับการชื่นชมชื่นชอบของคนอื่นและผู้บังคับบัญชา ทั้งสามวาระที่กล่าวมาเราสามารถประชุมกันได้ทุกเดือนหรือสองเดือนครั้งก็ยังสามารถทำได้
อีกเรื่องที่ควรรู้ในการประชุม ถ้าให้มานั่งล้อมที่โต๊ะก็ได้แต่นั่นควรจะเป็นการประชุมเร่งด่วนๆ เพื่อสั่งงานด่วนอะไรบางอย่างเท่านั้น การใช้ห้องประชุมเฉพาะเป็นสิ่งที่ดีกว่าเรื่องบรรยากาศ สภาพแวดล้อม ไม่มีเสียงรบกวน สมาธิของผู้ร่วมประชุมดีกว่า แบบการจัดสถานที่คือโต๊ะประชุมมีหลายแบบ เป็นรูปวงกลม ตัว U ตัว V สี่เหลี่ยม สามเหลี่ยม ครึ่งวงกลม ซึ่งสาระสำคัญคือประธานต้องมองเห็นหน้าสามารถพูดคุยได้สะดวกกับทุกคน ไม่บังกัน เห็นจอภาพได้ทุกคน(ถ้าใช้) ต้องไม่เอื้อให้ผู้ร่วมประชุมคุยกันเอง

8.มีอำนาจ ใช้ให้เป็น
หัวหน้างานระวังอย่าผลีผลามใช้อำนาจ หลงอำนาจบ้าอำนาจ จงตระหนักไว้เสมอว่า อำนาจโดยการที่ได้รับแต่งตั้งให้เป็นหัวหน้า มีอำนาจสามารถให้คุณให้โทษใครได้ อำนาจอ้างอิงก็อีกอย่างล้วนไม่ยั่งยืน อำนาจที่ห้าคืออำนาจที่เกิดจากความศรัทธาเป็นสิ่งที่น่าสนใจที่สุด ควรมี ควรสร้างเพราะจะมีพลังมากและยั่งยืนยิ่งกว่า
พระดีๆ มีชื่อเสียงมีคนศรัทธามาก เมื่อจะสร้างโบสถ์สร้างศาลาก็ทำได้โดยไม่ยาก เมื่อเป็นหัวหน้างานต้องเป็นตัวอย่างที่ดีประพฤติดีมีวินัย มีความรอบรู้และรู้จักแสวงหา มีความคิดมีทัศนคติที่ดี เป็นต้น เหล่านี้จะเป็นส่วนสำคัญที่จะสร้างศรัทธาได้ เมื่อหัวหน้ามีลูก-น้อง หัวหน้าก็ควรเหมือน พ่อแม่-พี่ ที่คอยดูแลลูก-น้องให้ดี คำว่าหัวหน้างานผมจะไม่ใช้คำว่าผู้บังคับบัญชา เพราะการบริหารแบบบังคับและสั่งการแบบเผด็จการเป็นเรื่องล้าสมัยไปแล้ว
สุดท้ายสำหรับหัวหน้างานมือใหม่ ต้องปรับเปลี่ยนตัวตน ต้องรู้งานให้เร็วครบถ้วน รู้จักลูกน้องรู้ความสามารถพวกเขาให้เร็ว สร้างศรัทธา ข้อแนะนำทั้ง 8 ข้อที่กล่าวมา เป็นสิ่งสำคัญเบื้องต้น ลำดับแรกๆ ที่สำคัญต้องใส่ใจ พึงรีบเร่งนำไปปฏิบัติ
จากนั้นจึงพัฒนาไปอีกขั้นคือ “หัวหน้างานมืออาชีพ” เป็นลำดับต่อไป (จบ)
ดนัย แดงฉ่ำ
- 5
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
