22 ต.ค. 2020 เวลา 14:00 • หุ้น & เศรษฐกิจ
⏰เคล็ดลับสร้างแผนฉุกเฉินให้กับบริษัทของท่าน🧨
หากไม่มีแผนกบัญชีหรือขาดทรัพยากรที่จำเป็นเข้ามาบริหารการเงินแล้ว ยากนักที่บริษัท จะมีแนวโน้มอยู่รอดได้อย่างยาวนาน
เราลองมาดูกันว่าถ้า :
💳หากไม่มีการส่งใบแจ้งหนี้ ก็จะไม่มีการรับเงิน หรือรายได้เข้าบริษัท
💳หากไม่ชำระค่าสินค้าซัพพลายเออร์เขาก็จะหยุดส่งสินค้าให้แก่บริษัทเรา
การไตร่ตรองให้ดีว่าจะทำอย่างไรหากพนักงานคนสำคัญในแผนกล้มป่วยหรือลาออกในบทความนี้เราจะมาแบ่งปันประเด็นที่ควรระวังโดยเฉพาะ เพื่อหลีกเลี่ยงความท้าทายความเสี่ยงเหล่านี้
เราเคยได้ยินมาว่ามีเจ้าของบริษัทเองที่ป่วยแต่ยังคงต้องนำแล็ปท็อปเข้าคุยสนทนางานกับหัวหน้าฝ่ายบัญชีเพื่อทำการอนุมัติวงเงินจ่ายให้กับซัพพลายเออร์
ถึงแม้ว่าเจ้าของบริษัทเองที่ป่วย แต่ยังไม่ถึงขั้นอาการโคม่า แต่แน่นอนว่านี่เป็นสถานการณ์ที่ควรจะหลีกเลี่ยงและสิ่งสำคัญคือต้องมีแผนรับมือกับวิกฤตที่ดี หากคนสำคัญในบริษัท เจ็บ ป่วย หรือ เสียชีวิตอย่างกระทันหัน แล้วบริษัทจะมีวิธีจัดการอย่างไร
แม้ว่าแผนวิกฤตที่ใช้รับมือนั้นควรได้มีการจัดการทำก่อนที่ช่วงวิกฤตนั้นจะเกิดขึ้นจริง ยิ่งลงมือวางแผนการก่อนยิ่งดี และไม่มีคำว่าสายเกินแก้
ข้อควรสังเกตุเกี่ยวกับวิกฤตของบริษัท ไม่จำเป็นต้องเป็นวิกฤตที่กระทันหันสำหรับฝ่ายการเงิน ในทางกลับกันสิ่งที่เป็นวิกฤตของฝ่ายการเงินสามารถกลายมาเป็นวิกฤตอันสำคัญของทั้งบริษัทได้อย่างรวดเร็ว
ซึ่งทุกส่วนของบริษัทสามารถรับรู้ได้ถึงผลกระทบดังกล่าว ตัวเช่น หัวหน้าฝ่ายบุคคล ลาป่วย ในขณะที่พนักงานบางส่วนอื่นเองมีความต้องการติดต่อขอเบิกจ่ายเงิน ค่าป่วยของตนเองนั้นจะทำอย่างไร คงต้องรอจนกว่า หัวหน้าฝ่ายบุคคลกลับเข้าทำงานตามปกติ
อย่างไรก็ตามทรัพยากรในบริษัทบางอย่างที่สามารใช้เป็นตัววัดได้ และสร้างความมั่นใจว่าแผนกการเงินสามารถดำเนินการต่อไปได้ตามปกติในช่วงวิกฤต Siam Regnskap ได้ไปรวบรวมคำแนะนำของผู้เชี่ยวชาญเอาไว้ว่า ซึ่งกล่าวเอาไว้ว่าทุกอย่างจะง่ายขึ้นมาก
หากมีการจัดการตั้งแต่เริ่มต้นของบริษัท
เรามีแผนการที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ใน 3 หัวข้อหลักๆ ดังต่อไปนี้:
1.กระบวนการและการปฏิบัติเป็นกิจวัตร
📋วิเคราะห์ว่ากระบวนการใดที่เป็นศูนย์กลางโดยเฉพาะอย่างยิ่งกระบวนการที่ต้องใช้บุคลากรอย่างต่อเนื่องในการดำเนินงานให้เกิดความเสถียรมากที่สุด
📋บันทึกขั้นตอนกระบวนการทั้งหมดโดยเฉพาะอย่างยิ่งกระบวนการที่มักมีข้อผิดพลาดอยู่เป็นประจำ หรือข้อปฏิบัติพิเศษที่เกี่ยวข้องกับ มาตรฐานของอุตสาหกรรมนั้นๆ
📋จัดอันดับแต่ละกระบวนการและเชื่อมโยงตามลำดับความสำคัญต่อธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายละเอียดที่สามารถมีอิทธิพลต่อธุรกิจได้เร็วตามลำดับ
📋บริษัท สามารถระบุได้ว่างานประเภทไหนที่จำเป็นและต้องดำเนินการเป็นกิจวัตรอันจำเป็นอย่างยิ่งในการรายงานต่อหน่วยงานราชการหรือไม่ เช่น การทำเอกสารยื่นจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือยื่นจ่ายเงินสวัสดิการของนายจ้าง หรือค่าหักจ่ายเงินต่างๆที่จำเป็นต่อความอยู่รอดของบริษัท ฯลฯ
 
📋สามารถระบุว่าใครเป็นผู้มีสิทธิ์ได้รับรายงาน ไม่ว่าจะเป็น เจ้าของบริษัท คณะกรรมการ ผู้จัดการและ หรือกรรมการต่างๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ได้รับเอกสารรายงานนี้ไปแล้ว เขาเอาเอกสารเหล่านี้ไปใช้ประโยชน์อะไรบ้าง
📋ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดนี้ถูกเก็บไว้ในสถานที่ที่ไม่เพียง แต่ปลอดภัย แต่ยังต้องสามารถเข้าถึงได้สำหรับผู้ที่ต้องมารับช่วงต่องานในกรณีที่มารับตำแหน่งใหม่ หรือใช้ได้ในกรณีฉุกเฉิน
2.ระบบ IT
🗃จัดรวมระบบรายชื่อของผู้ที่รับผิดชอบในส่วนต่างๆของระบบตลอดจนทรัพยากรที่มีความเกี่ยวข้อง พร้อมคุณสมบัติ ชื่อและข้อมูลการติดต่อ
🗃นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องมีการร่างภาพรวมของการเชื่อมโยงระหว่างระบบการเงินและกิจกรรมอื่นๆ ทางธุรกิจต่างๆอย่างเป็นระบบระเบียบ
🗃ตั้งค่ารายการชื่อผู้ใช้ที่จำเป็นทั้งหมด หรือผู้ติดต่อที่สามารถช่วยในการเข้าถึงระบบหรือขั้นตอนในการเปลี่ยนแปลงได้ในกรณีจำเป็น
3.ลูกค้าและซัพพลายเออร์
📮สร้างรายการลำดับความสำคัญของซัพพลายเออร์
📮ในทำนองเดียวกันลูกค้าบางรายอาจมีความสำคัญมากกว่าคนอื่นๆ ทั้งในแง่บวก (ลูกค้าประจำที่จ่ายหนี้ตรงเวลา หรือสร้างผลกำไรเป็นพิเศษ ฯลฯ ) หรือในแง่ลบ (ลูกค้าที่มี่เครดิตไม่ดี ต้องมีการกำหนดเวลาการชำระเงินสั้นลง หรือกำหนดวงเงินสินเชื่อในจำนวนที่จำกัด และชัดเจน) เป็นต้น
หวังว่าบทความในวันนี้จะเป็นอีกบทความหนึงที่เป็นประโยชน์ต่อท่านไม่มากก็น้อยนะค่ะ
ฝากติดตามเพจความรู้เศรษฐกิจ
กด Follow เพื่อติดตามข่าวสารก่อนใคร
กดไลท์ Like 👍🏼 เพื่อเป็นกำลังใจ
กดแชร์ 📲 เพื่อแบ่งปันความรู้
คอมเม้นท์ 👩🏻‍💻เพื่อให้ฟีดแบคกับเรา
โฆษณา