เทคนิค การให้ Feedback ที่ดี กับหัวหน้า ต้องทำอย่างไร ?
ในชีวิตของการทำงาน การที่หัวหน้าทีมให้ฟีดแบ็ก
หรือข้อเสนอแนะมายังลูกทีม จะถือว่าเป็นเรื่องปกติ
แต่ในทางกลับกัน หากลูกทีม จะมีฟีดแบ็กกลับไปที่หัวหน้าบ้าง
อาจไม่ใช่เรื่องที่ทำได้ง่ายนัก หากไม่ได้มีการเตรียมพร้อมมาก่อน
เรื่องนี้ก็เป็นเพราะว่าในการแสดงข้อเสนอแนะ หรือข้อปรับปรุงให้กับหัวหน้าทีม
ไม่ได้อาศัยเพียงแค่ความกล้าในการแสดงออกเท่านั้น
แต่ต้องรวบรวมข้อมูลสิ่งที่เราคิดว่าเป็นปัญหา ผลกระทบที่ตามมา รวมถึง ความกระชับ และการพูดต้องมีความชัดเจนด้วย
แล้วเราจะมีเทคนิค และการเตรียมพร้อมอย่างไร เมื่อต้องให้ข้อเสนอแนะแก่หัวหน้างาน ?
1.ใช้เทคนิค “C.O.I.N” ในการเรียบเรียงสิ่งที่ต้องการพูด
C - Context คือ ดูว่าปัญหาหรือ สถานการณ์ ที่เราต้องการพูดคืออะไร
O - Observation คือ ระบุรายละเอียดของปัญหาที่เกิดขึ้น
I - Impact คือ การอธิบายว่าปัญหานี้ส่งผลกระทบอย่างไร กับคนในทีมหรือองค์กร โดยต้องมีการอธิบายให้เห็นภาพ ทั้งเชิงบวก และเชิงลบ และใช้น้ำเสียงที่เหมาะสม
N - Next steps คือ การมอบ “ข้อเสนอะแนะ” โดยเสนอแนวทางว่า หัวหน้าควรทำอย่างไรเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง หรือ ในฐานะของลูกทีม เราสามารถที่จะสนับสนุนทางใด ได้บ้าง ?
2.ทบทวนการกระทำของตัวเองให้ดีก่อน
ต้องบอกว่า เวลาที่เราให้ข้อเสอนแนะกับหัวหน้านั้น มีความเป็นไปได้สูงที่เราจะถูกถามกลับมาว่า แล้วเราทำตามข้อเสนอแนะที่พูดมาได้หรือยัง? หรือ เป็นไปได้ว่า หัวหน้าอาจจะต้องการความช่วยจากเรา
เพราะฉะนั้น เราต้องทบทวนตัวเองให้ดีก่อน ที่จะไปมอบข้อเสนอแนะเช่นกัน
3.ยึดคอนเซปต์ 1-1
เราควรดำเนินการสนทนาแบบนี้ในรูปแบบ 1-1 หรือ ตัวต่อตัว ในสถานที่เงียบสงบ เช่น ในห้องประชุม
และควรเล่าประเด็นที่เตรียมมาให้กระชับ ตรงประเด็น
นอกจากเทคนิคทั้งหมดนี้ อีกหนึ่งปัจจัย ที่เราควรให้ความสำคัญ คือ กรอบความความคิดหรือ Mindset
Mindset ที่ลูกทีมควรมี คือ
-อย่าทำตัวเป็นคนขี้บ่น เพราะการมอบข้อเสนอแนะให้กับหัวหน้า ไม่ได้เป็นเพียงแค่การระบายอารมณ์ของเรา
-เรียบเรียงคำพูด และน้ำเสียงให้ดี เพราะเรากำลังดึงเวลาอันมีค่าของหัวหน้าทีมมาใช้อยู่ หากเราไม่มีการเรียบเรียงที่ดี ก็อาจทำให้ความน่าสนใจในเรื่องที่จะเสนอนั้นลดลง
-ลองปรับความคิดด้วยการ “เอาใจเขามาใส่ใจเรา” แล้วลองตกตะกอนดูว่า หากสถานการณ์นี้เกิดขึ้น ถ้าเราเป็นหัวหน้า เราจะมีการวางแผนรับมืออย่างไร ?
-อย่าคิดแทนหัวหน้าทีม
ทางที่ดีที่สุดคือ ควรมีการถามคำถาม เพื่อให้หัวหน้าได้เล่าว่าเขาคิดเห็นอย่างไรกับเรื่องนั้น
เพื่อจะได้รู้ว่า ปัญหาที่เกิดขึ้น เกิดจากความเข้าใจที่ไม่ตรงกันหรือไม่
ส่วน Mindset ที่หัวหน้าทีมควรมี ก็อย่างเช่น
-ต้องเข้าใจว่า ลูกทีมทุกคน มีสิทธิ์ที่จะแสดงข้อเสนอแนะให้กับเราได้
และไม่ได้จำกัดอยู่แค่ช่วงเวลาการประเมินพนักงานในปลายปีเพียงอย่างเดียว
-เปิดใจรับฟังในรูปแบบของ Active listening
หัวหน้าควรจะรับฟัง และอาจถามคำถามกลับเพื่อค้นหาว่า ทำไมลูกทีมจึงคิดเช่นนั้น
-อย่ามองว่าลูกทีมที่มาพูดกับเรา มีแต่ความประสงค์ร้าย
การที่ลูกทีมมีความกล้าที่จะให้ข้อเสนอแนะนั้นไม่ใช่สิ่งที่ผิด แต่ถือว่าเป็นเรื่องดีด้วยซ้ำ
และดีกว่าการที่เขานำเรื่องนี้ ไปพูดกันเองในกลุ่ม ซึ่งตรงนี้อาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดจริงๆขึ้นได้
ดังนั้นการมอบ Feedback หรือข้อเสนอแนะ ก็เสมือนกับดาบสองคม
คมแรก หากเราใช้งานอย่างถูกต้อง ก็จะเปรียบเป็นของขวัญที่แสนงดงาม
คมที่สอง หากเราใช้งานด้วยนำอารมณ์เป็นตัวนำ ก็อาจจะเปรียบเหมือนมีดแหลมคมที่ทิ่มแทงผู้สนทนา
THE BRIEFCASE ขอเป็นกำลังใจให้ทุกท่าน มีวันทำงานที่สวยงามกับหัวหน้าหรือลูกทีม เพื่อที่จะได้ทำงานกันเป็นทีมอย่างมีความสุข นั่นเอง..
References:
- 24
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
