เขียน Email ภาษาอังกฤษสำหรับธุรกิจอย่างไร...ให้สำเร็จ
ที่มา: Freepik
การทำงานที่บ้าน (work from home) ทำให้มีความจำเป็นที่จะต้องสื่อสารกันผ่านช่องทางออนไลน์เพิ่มขึ้น
การเขียน email ธุรกิจมีลักษณะแตกต่างจากการเขียน email ทั่วไปเพราะมีรูปแบบและองค์ประกอบเฉพาะ
การเขียน email ธุรกิจนี้อาจไม่จำเป็นที่จะต้องใช้คำศัพท์ยาก ๆ หรือใช้โครงสร้างไวยากรณ์ที่มีความเป็นทางการมากเกินไป แต่ควรให้ความสำคัญกับความกระชับ สื่อสารชัดเจน โทนการเขียนที่แสดงถึงความใส่ใจและกระตือรือร้น พร้อมที่จะให้ความร่วมมือกับอีกฝ่าย การใส่ใจในรายละเอียดเหล่านี้ อาจแสดงถึงความเป็นมืออาชีพในการทำงานของคุณทีเดียว
ในบทความนี้ Engvolution จะนำเสนอ 5 องค์ประกอบสำคัญสำหรับการเขียน email ธุรกิจ ซึ่งประกอบด้วย
ภาพจากหลักสูตร Business English for Email Writing โดย Engvolution
1. หัวข้อ (Subject line)
หัวข้อ หรือ Subject line เป็นการบอกใบ้เนื้อความใน email และแจ้งวัตถุประสงค์ของการเขียนซึ่งมีความสำคัญอย่างมาก หากคุณไม่ได้เขียนรายละเอียดใน Subject line ผู้รับอาจมองข้ามอีเมลของคุณไป เพราะไม่คิดว่าเป็นข้อความสำคัญ
ในตัวอย่างนี้ Subject line คือ “New product offer” ทำให้เราทราบว่าเนื้อหาใน email จะพูดถึง “การเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่” ซึ่งก็จะช่วยให้ผู้อ่านทราบว่าข้อความใน email จะเกี่ยวกับอะไร
Subject line ที่ดีควรมีความเชื่อมโยงกับประโยคขึ้นต้น ซึ่งจะได้อธิบายในลำดับต่อไป
2. คำทักทาย Salutation (Greeting)
ถัดจาก Subject line คือ Salutation หรือคำทักทาย ซึ่งจะมีความเชื่อมโยงกับคำลงท้าย (Closing)
คำทักทายมี 3 ระดับคือ
ลูกค้าหรือบุคคลที่ไม่คุ้นเคยหรือไม่ทราบชื่อ คุณสามารถทักทายด้วยการใช้
Dear Sir, ท่านสุภาพบุรุษ
Dear Madam, ท่านสุภาพสตรี
หากคุณรู้จักชื่อ คุณควรขึ้นต้นด้วยคำต่อไปนี้ และตามด้วยนามสกุล
Dear Mr. (นาย)
Dear Mrs. (นาง)
Dear Miss (สตรีที่ยังไม่แต่งงานหรือไม่ทราบสถานะ)
หากรู้จักบุคคลนั้นอย่างดี คุณสามารถขึ้นต้นด้วยชื่อของบุคคลนั้นได้เลย
Dear Sam,
ที่มา: Freepik
3. ประโยคขึ้นต้น (Opening sentence)
ประโยคแรกที่ขึ้นต้น หรือ Opening Sentence ที่ดีควรสอดคล้องกับหัวข้อหรือ Subject line ดังในตัวอย่าง
"I am writing to enquire about the new product you informed us last month."
"ผม/ดิฉัน เขียน (อีเมลฉบับนี้) เพื่อสอบถามถึงผลิตภัณฑ์ใหม่ที่คุณแจ้งมาเมื่อเดือนที่แล้ว…"
ประโยคขึ้นต้นนี้จะตรงประเด็นและสอดคล้องกับหัวข้อ "New product offer" เพื่อเป็นการประหยัดเวลา ทำให้ผู้รับทราบว่าเนื้อหาใน Email ฉบับนี้คืออะไร
ทักษะการเขียนหัวข้อ (Subject line) และประโยคขึ้นต้น (Opening sentence) ให้สอดคล้องกันมีความสำคัญอย่างมากและควรฝึกฝนอย่างยิ่ง
เพราะถ้าหัวข้อและประโยคขึ้นต้นไม่ไปในทางเดียวกัน จะสร้างความสับสนให้ผู้อ่านเป็นอย่างมาก
ที่มา: Freepik
4. ข้อความหลัก (Body)
ในส่วนของตัวข้อความหลัก หรือ Body จะเป็นเนื้อหาที่ขยายหรืออธิบายประโยคขึ้นต้น (Opening sentence) เพิ่มเติม ดังตัวอย่างนี้
"I would also appreciate a visit from your representative in order to get more information about the products. Could you ask one of them to contact us, please?"
"ผม/ดิฉันจะดีใจอย่างมาก หากตัวแทนของคุณมาที่บริษัทเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ คุณสามารถบอกให้เขากรุณาติดต่อเราได้ไหม"
การใช้ประโยคคำถามปิดท้ายเช่นนี้ ทำให้การร้องขอมีความสุภาพและอ่อนโยนมากขึ้น
5. Closing (ending) คำลงท้าย
คำลงท้าย (Closing) ที่ดี จะสอดคล้องกับคำทักทาย (Salutation) 3 ระดับที่ได้อธิบายไว้ก่อนหน้าดังนี้
ลูกค้าหรือบุคคลที่ไม่คุ้นเคยหรือไม่ทราบชื่อ
Dear Sir, ท่านสุภาพบุรุษ
Dear Madam, ท่านสุภาพสตรี
คุณรู้จักชื่อ
Dear Mr. (นาย)
Dear Mrs. (นาง)
Dear Miss (ผู้หญิงที่ยังไม่แต่งงานหรือไม่ทราบสถานะ)
คำลงท้ายคือ
Kind regards, ด้วยความเคารพอย่างสูง
Best regards,
Regards, ด้วยความเคารพ
หากรู้จักบุคคลนั้นอย่างดี
Dear Sam,....
คำลงท้ายคือ
All the best, ขอให้โชคดี
Cheers,
การเขียน Email ที่ดูสั้น ๆ ง่าย ๆ ในความเป็นจริงเมื่อเขียนในเชิงธุรกิจจะมีรูปแบบที่รับรู้ในระดับสากล การเรียนรู้และฝึกฝนการเขียน email เชิงธุรกิจตาม 5 องค์ประกอบที่กล่าวมา จะทำให้การสื่อสารผ่านการเขียน email ของคุณกระชับ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย และแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณอีกด้วย
ในวันพรุ่งนี้ Engvolution จะนำตัวอย่างการเขียน Opening sentences (ประโยคขึ้นต้น) ให้สอดคล้องกับ Subject line (หัวข้อ) โปรดติดตามนะคะ
ติดตามและติดต่อเราได้ที่
Website: www.engvolution.com
Elearning: https://engvolution.training
Facebook Page: Engvolution
Line: @engvolution
- 6
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
