มีบัญชีอยู่แล้ว?
5 หลุมพรางที่ลดประสิทธิภาพในการทำงานของเรา ที่หลายคนมักมองข้ามไป ❗
หลุมพรางหรือถ้าให้พูดแบบเข้าใจง่ายก็คือกำดัก สิ่งเหล่านี้มักมองไม่เห็นหรือพรางตัวอยู่เพื่อให้เราไปติดกับ วันนี้เราจะมาพูดถึง 5 หลุมพรางที่มักพบบ่อยในการทำงาน ซึ่งจะลดประสิทธิภาพของเรา ส่งผลกระทบต่อการงานและการบริหารเวลาของตนเองได้
1. ทำงานโดยไม่หยุดพักผ่อน
ข้อนี้เป็นสิ่งที่พบบ่อยได้มาก บางครั้งเราทำงานข้ามวันข้ามคืนไม่พักผ่อน ถ้าเรื่องเรียนก็คงเป็นการต้องอ่านหนังสือสอบเยอะ ๆ เพื่อจะได้เกรดตามที่หวัง แต่การที่เราทำงานโดยไม่พักผ่อน จะเป็นการทำร้ายสุขภาพของตนเองซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานเป็นอย่างมาก
ร่างกายเราต้องใช้เวลาในการซ่อมแซม ใช้เวลาในการพักผ่อน เพื่อเตรียมตัวถูกปลุกให้ลุกขึ้นมาใช้ชีวิตในวันถัดไป แต่ถ้าหากเราไม่ปล่อยให้ร่างกายได้มีช่วงเวลานี้ ร่างกายเราจะทรุดตัวลงที่สุด
เมื่อถึงจุดนึงที่ร่างกายไม่สามารถทำอะไรได้เหมือนอย่างที่เคยเป็น จะให้ลุกมาทำงานหรือมีแรงทำงานแบบที่เคยก็คงไม่ได้ หน้าที่การงานของเราก็จะได้รับผลกระทบในที่สุด จนสุดท้าย ประสิทธิภาพในการทำงานของเราก็จะลดลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
2. ทำงานโดยไม่วางแผนมาก่อน
"เวลา" ถือเป็นทรัพยากรอย่างหนึ่งที่สำคัญเช่นกัน แม้ใน 1 วันเราจะมี 24 ชั่วโมง หักลบเวลานอนไป 8 ชั่วโมง หมายความว่าเรามีเวลาเหลือ 16 ชั่วโมงซึ่งถือว่าเยอะพอสมควร แต่ถ้าเวลาเหล่านั้นถูกใช้สอยอย่างไม่เป็นสัดส่วน ไม่เป็นระบบเท่าที่ควร เราก็อาจเสียเวลาไปกับอะไรบางอย่างที่ไม่สำคัญได้
ณ จุดนี้กำลังหมายถึงการวางแผนจัดสรรเวลา เพื่อทำอะไรบางอย่างด้วยระยะเวลาที่จำกัด เช่น การตอบอีเมล หากเราเอาแต่ตอบอีเมลทั้งวันทั้งคืนทั้งที่เนื้องานของเราไม่ได้จำเป็นต้องตอบอีเมลอย่างเร่งด่วนขนาดนั้น เราควรจัดให้การตอบอีเมลเกิดขึ้นเพียงแค่ช่วงเวลาเดียวของวัน เช่น ตอนเช้า หรือตอนเย็นก่อนเลิกงาน
หรือในช่วงเวลาที่เราทำงาน บางอย่างเราจำเป็นต้องทำก่อนเพราะใกล้ถึงเดดไลน์แล้ว เราก็ควรนำสิ่งนั้นขึ้นมาทำก่อน พูดง่าย ๆ ก็คือการจัดลำดับความสำคัญนั่นเองว่าควรจะทำอะไรก่อนและหลัง
การวางแผนนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะหากเราไม่วางแผนมาก่อนจนสุดท้ายต้องทำงานเกินเวลา เวลาพักผ่อนอาจถูกลดไปเรื่อย ๆ จนสุดท้ายก็เป็นตามข้อ 1 นั่นคือไม่ได้พักผ่อนนั่นเอง
3. คิดว่างานบางอย่างง่ายเกินไป หรือวางแผนการทำงานตื้นเกินไป
ถ้าให้ใช้คำศัพท์ภาษาอังกฤษ เขาเรียกว่าการ "Underestimate" อะไรบางอย่าง เหมือนกับการที่เรามองว่างานชิ้นนี้คงใช้เวลาแปบเดียว เดี๋ยวก็เสร็จแหละ แต่พอถึงเวลาจริงปรากฎว่างานชิ้นนั้นกลับมีอะไรมากมายให้ทำเยอะจนเราเริ่มไม่ถูก
สิ่งนี้สำคัญเพราะเวลาเราวางแผนหรือทำ Todo-list ของเราขึ้นมา หากเราเขียนไว้แค่ "ทำงานชิ้น A ให้เสร็จ" โดยไม่ได้ระบุไปให้ละเอียดว่าการทำงานนั้นมีอะไรบ้าง เราอาจตกหลุมพรางนี้ได้
ทางที่ดีเราควรแตกย่อยงานชิ้นนั้นออกมาเป็นข้อย่อย ๆ เช่น "1.หาข้อมูลเกี่ยวกับงาน A" "2.เตรียมข้อมูลนำไปเสนอหัวหน้า" "3.สรุป Feedback ที่ได้จากหัวหน้าแล้วนำไปเสนอลูกค้า" "4.รอติดตามผลตอบลัพธ์จากลูกค้า" เพื่อให้งานนั้นเป็นรูปธรรมมากยิ่งขึ้น ว่าเราต้องทำอะไร
1
4. วางแผนการทำงานลึกหรือละเอียดเกินไป
1
ข้อนี้จะเป็นข้อที่ตรงกันข้ามกับข้อ 3 นั่นคือการที่เราวางแผนอะไรยิบย่อยมากเกินไป ทั้งที่เราไม่จำเป็นต้องวางแผนไปสะทุกอย่างในชีวิต แต่ก็เข้าใจได้เพราะบางคนอาจจะกลัวลืม จึงวางแผนทุกอย่างไปหมด ดังนั้นในโอกาสนี้จึงขอนำเสนอสิ่งสั้น ๆ ที่เรียกว่า "5 Mins"
นั่นคือสิ่งใดที่คิดว่าจะใช้เวลาทำเพียงแค่ 5 นาที ให้ทำมันเลยทันทีในตอนนี้ เพื่อให้งานสิ่งนั้นเสร็จ แต่ระหว่างที่เราทำงานอื่น ๆ ถ้าเกิดเราคิดหรือนึกอะไรออกแล้วเป็นงานที่ใช้เวลาแปบเดียวเสร็จ ก็ให้มาจดในสิ่งนี้ที่เรียกว่า "5 Mins" เพื่อที่จะได้ไม่ลืม แล้วทำงานที่อยู่ตรงหน้าให้เสร็จสิ้นเรียบร้อยก่อน แล้วค่อยมาเคลียร์ส่วนที่เป็น "5 Mins"
2
การมี 5 Mins ค่อนข้างมีประโยชน์ ตรงที่บางครั้งเราวางแผนงานบางอย่างลึกละเอียดจนเกินไป และเอาแต่วางแผนจนไม่ได้ทำอะไรบางอย่างให้เสร็จสักที จึงเป็นที่มาของ 5 Mins ที่ว่า ถ้างานนั้นทำได้ภายใน 5 นาที ให้เราทำมันเลย ไม่ต้องวางแผนให้ยุ่งยากมากนัก
5. ระวัง "Social Media"
1
และใช่ ข้อสุดท้ายนี้สำคัญมาก ๆ เพราะถ้าหากคุณเอาเวลาที่ควรจะทำงาน หรือเวลาเรียน มาไถมือถือในตอนนี้ (ใช่ หมายถึงตอนนี้แหละ) นี่อาจเป็นสัญญาณแล้วว่าคุณอาจทำงานไม่เสร็จทันเวลา เว้นแต่คุณมั่นใจว่าเล่นมือถือในตอนนี้แล้วจะไม่มีปัญหา แต่ก็ต้องระวังการ Underestimate งานตรงหน้าด้วย
แต่สิ่งสำคัญเลยที่อยากเน้นย้ำคือการที่เราเล่น Social Media จนลืมเวลา สื่อโซเชียลเป็นสิ่งที่เสพติดระดับหนึ่งที่สูบเวลาของเราเป็นอย่างมาก บางครั้งเราเผลอหยิบมันขึ้นมาไถโดยไม่รู้ตัวเลยก็มี หากคุณลองเช็คในมือถือ อาจจะพบว่าเราใช้มือถือวันละ 8 ชั่วโมงเลยก็เป็นได้ ซึ่งนั่นคือเวลาที่ไม่น้อยนิดเลยหากเรามอง 24 ชั่วโมงเป็นการทำงาน 8 ชั่วโมง นอน 8 ชั่วโมง และพักผ่อน 8 ชั่วโมง
ซึ่งในเรื่องของ "Social Media" เราจะมีการเขียนถึงในเรื่องนี้ในบทความหน้า ๆ ต่อไป เพราะในความเป็นจริงแล้ว เจ้าสิ่งนี้ไม่ได้มีแต่ข้อเสีย แต่มันก็มีข้อดีเช่นกัน เพียงแต่ว่าเราได้ใช้มันถูกต้องเหมาะสมแล้วหรือไม่
สุดท้ายนี้ ฝากติดตาม Education 101 เพจบทความใหม่ ๆ เกี่ยวกับการศึกษาหรือการทำงานในยุคปัจจุบัน เพราะในยุคใหม่นี้ หลายอย่างอาจไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป