"Minutes of Meeting" (MoM) ในแบบฉบับของ "นักขายมืออาชีพ" จะต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ไปดูกันครับ
Thank you a photo from Dylan Gillis on unsplash.com
#หมวดหมู่ - Sales Knowledges
#เหมาะสำหรับ - นักขาย, หัวหน้าทีมขาย, เจ้าของกิจการ
ท่าน “นักขาย” “หัวหน้าทีมขาย” หรือ “เจ้าของกิจการ” ครับ ปกติเวลาประชุมกับลูกค้าเสร็จแล้ว ได้ทำ “Minute of meeting” กันหรือไม่ครับ ผมเองได้คุยกับ “หัวหน้าทีมขาย” บริษัท IT ยอดขายต่อปี 300 ล้านบาท เชื่อไหมครับว่า “ทีมขาย” แทบไม่ทำ “Minute of meeting” เลย ทั้งที่ถ้ามีการทำทุกครั้ง ทีมขายอาจจะลดความขัดแย้งในการทำงานกับลูกค้าและคนในองค์กรได้ จนอาจจะทำให้ปิดการขายได้เร็วขึ้น ทำให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือทีมขายอาจจะทำงานโดยใช้เวลาน้อยลงหากมีการทำสรุปการประชุมที่มีประสิทธิภาพและชัดเจน
ทีนี้มาดูกันว่า “Minute of Meeting” คืออะไร
“Meeting minutes are an official record of a meeting for its participants. They're also sources of information for teammates who were unable to attend. Meeting minutes act as performance permanent written records to use as references for future decision-making.” **https://slite.com/learn/meeting-minutes
“Meeting minutes or Minute of Meeting”
ก็คือการสรุปข้อมูลที่เกิดจากการประชุมนั่นเอง เอาสั้นๆ เข้าใจกันง่ายๆ นี่แหละครับ (ในที่นี้ผมจะเน้นถึงการทำ Minute เฉพาะงานขายนะครับ) หลังจากการจบการประชุมโดยเฉพาะ “นักขาย” ที่ต้องประชุมกับ “ลูกค้า” คุณควรจะต้องมีข้อมูลเพื่อไปบอกเจ้านายคุณ หรือเจ้าของบริษัท ถูกไหมครับ ว่าประชุมแล้วได้ความคืบหน้าอะไรกลับไปบ้าง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญมากๆ สำหรับผลการประชุมนี่แหละ ถ้าคุณสรุปออกมาได้ไม่ดีจะมีผลต่อการขายเป็นอย่างมากเลยหละครับ เพราะเมื่อข้อมูลคลาดเคลื่อนอาจจะทำให้วางแผนการทำงานในขั้นตอนต่อไปคลาดเคลื่อนได้ ตรงกันข้ามถ้าคุณสรุปได้ดี มีข้อมูลสำคัญครบถ้วน การวางแผน การประเมิน หรือการปรับกลยุทธในขั้นตอนต่อไปกับลูกค้าจะทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเลย
ทีนี้มาดูกันว่า “Minute of meeting” ที่ดีจะต้องประกอบไปด้วยข้อมูลอะไรบ้าง
========================================
1.)#ข้อมูลผู้เข้าร่วมประชุม ชื่อ ตำแหน่ง ชื่อแผนก หรือฝ่าย บริษัท จำนวนผู้เข้าประชุม (Attendee’s information)
ข้อแรกเลยคือ ข้อมูลพื้นฐานหนะครับ ชื่ออะไร รู้ชื่อเล่นด้วยก็จะดีนะครับ ตำแหน่งอะไร ชื่อหน่วยงาน ชื่อบริษัท รวมถึงจำนวนคนเข้าประชุม (ถ้าได้) ก็จะดี ครับ แสดงให้เห็นความเป็นมืออาชีพใส่ใจในรายละเอียดการประชุม ที่สำคัญข้อมูลเหล่านี้อาจจะมีประโยชน์ต่อคุณและองค์กรได้ไม่ทางใดทางหนึ่ง เช่น
⏩ บางคนในองค์กรหรือผู้บริหารหรือคนที่คุณรู้จักอาจจะรู้จักกับคนที่เข้าร่วมประชุมกับคุณก็เป็นได้
⏩ คุณจะได้ไม่ลืมชื่อคนที่คุณต้องติดต่อด้วย บ่อยครั้งที่ “นักขาย” มักจะลืมชื่อเล่น หรือชื่อคนที่ต้องติดต่อด้วยซึ่งแสดงให้เห็นถึงความไม่เป็นมืออาชีพเลยนะครับ
⏩ข้อมูลเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้ผู้บริหารของคุณเห็นว่า “ผู้ที่เข้าร่วมประชุม” กับคุณหรือฟังคุณ present มีระดับความสำคัญมากน้อยแค่ไหน
⏩ข้อมูลนี้จะบอกถึงว่า “บุคคลที่จะเกี่ยวข้องกับสินค้าหรือบริการของบริษัทที่คุณนำเสนอ” จะมีใครบ้าง (Stakeholder) เพื่อที่คุณจะได้ติดตามหรือตามงานต่อได้อย่างถูกต้อง
2.)#วัตถุประสงค์ของการประชุม (Meeting purpose)
แน่นอนว่าเรานัดหมายลูกค้าประชุม เรามีวัตถุประสงค์อยู่แล้ว แต่มันคืออะไร คุณก็ต้องระบุให้ชัดเจน
⏩ สำหรับการเจอลูกค้ารายใหม่ วัตถุประสงค์ก็พื่อเข้ามานำเสนอ เพื่อมารับข้อมูล pain points หรือ needs หรือเข้ามารวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้ได้มากที่สุดในการเจอลูกค้ารายใหม่ครั้งแรก
⏩ การนัดหมายเจอลูกค้าในรอบถัดๆมา จะมีวัตถุประสงค์ เพื่อทำการ demo หรือ POC หรือ มานำเสนอใหม่กับผู้บริหารหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับสินค้าและบริการของเรา
⏩นัดหมายเพื่อ pitching หรือ bid ยื่นซองประมูล
⏩นัดหมายเพื่อ kick off โปรเจค และทำการอบรมการใช้งาน
3.)#ข้อมูลสำคัญที่ควรจะมีใน minute of meeting ของ “นักขาย” (The important information of sales meeting)
ข้อมูลสำคัญในการทำ Minute of meeting ของนักขายนั้น การที่จะได้ข้อมูลอะไรมา และควรได้ข้อมูลอะไรมาบ้างที่ทางทีมบริหารหรือหัวหน้าฝ่ายขายคาดหวังว่าจะได้เห็นหรือได้ยินนั้น ล้วนขึ้นกับวัตถุประสงค์หรือประเภทของการประชุมที่คุณได้ทำการนัดหมายกับลูกค้าไว้ นอกเหนือไปจากข้อมูลใน 2 ข้อที่ผ่านมาแล้วนั้น ข้อมูลหลักสำคัญที่ “นักขาย” จะต้องหาให้ได้และนำมาใส่ใน MoM นั้นจะมีอะไรบ้าง ผมจะลองยกตัวอย่างให้ดูด้านล่างนะครับ
⏩นัดหมายในการเจอลูกค้ารายใหม่ครั้งแรก
ในการนัดเจอลูกค้ารายใหม่ครั้งแรกนั้น วัตถุประสงค์หลักมักจะเป็น “การแนะนำตัวและการนำเสนอสินค้าและบริการ” แต่สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันนั่นก็คือ “การเก็บข้อมูลเพื่อให้รู้สถานะของลูกค้าหรือกลุ่มเป้าหมาย” และข้อมูลอะไรที่เราจำเป็นต้องเก็บมาบ้างหละ ไปดูกัน
- ลูกค้ามี pain points หรือกำลังมองหาสินค้าหรือบริการประเภทเดียวกับของเราอยู่แล้วหรือเราเข้าไปเป็นการ build demand ให้เกิดความต้องการขึ้นมา
- ลูกค้ามีความเข้าใจอย่างดีหลังจากการนำเสนอใช่หรือไม่
- ลูกค้ามีความสนใจในสินค้าหรือบริการหรือไม่ อย่างไร
- สินค้าหรือบริการของคู่แข่งที่ใช้งานอยู่ หรือ ซื้อเป็นประจำมีรอบในการจัดซื้อเป็นเช่นไร เดือน 3เดือน หรือ รายปี
- ช่วงเวลาที่จะทำการคัดเลือกการซื้อสินค้าหรือบริการ (รายปี) เช่น ทุกต้น Q4 เป็นต้น
- บุคคลที่เข้าร่วมประชุมเกี่ยวข้องโดยตรงกับสินค้าหรือบริการเราหรือไม่ ใครบ้างที่เกี่ยวข้อง
- บุคคลที่เข้าพบเป็นบุคคลประเภทไหนบ้าง เช่น Decision maker, Influencer, operation officer ฯลฯ
⏩นัดหมายในการเจอลูกค้าครั้งที่ 2
การนัดเจอลูกค้าครั้งแรกบ่อยครั้งที่จะยังเจอไม่ถูกคน ไม่เจอ decision maker หรือไม่เจอฝ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับสินค้าหรือบริการของเรา หรืออาจจะเจอแล้วแต่เจอไม่ครบคน อย่างไรก็ตามข้อมูลที่จำเป็นที่คุณต้องเก็บให้ได้ก็ยังเหมือนเดิมกับข้อ 1 และอาจจะมีบางข้อเพิ่มเติมเช่น
- ผู้เข้าประชุมเป็น Decision maker จริงๆ แล้วใช่ไหม
- ลักษณะของการตัดสินใจจะขึ้นกับราคา หรือคุณสมบัติของสินค้าหรือบริการ หรือปัจจัยอื่นๆ เช่น ความยืดหยุ่นของการให้บริการ การให้เงื่อนไขพิเศษในการชำระเงิน เป็นต้น
- จะต้องมีการทำ POC หรือ Demo หรือ ส่งสินค้าตัวอย่างให้หรือไม่ ถ้ามีขั้นตอนการทำ POC หรือ Demo จะเป็นอย่างไรบ้าง ให้ลงรายละเอียดในการทำโดยสอบถามถึงการทำในครั้งที่ผ่านๆ มา เช่น ระยะเวลาที่ทำประมาณเท่าไหร่, รุ่นสินค้ารุ่นใดหรือ version ใดที่จะใช้ทำ POC, ถ้ามีเรื่องสถานที่จะเป็นที่ไหน, ถ้ามีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นในการทำ POC จะรับผิดชอบได้หรือไม่ ฯลฯ
- มีคู่แข่งเข้าร่วมนำเสนออยู่ด้วยใช่ไหม และมีกี่ราย รายใดบ้าง (ถ้าได้คำตอบจะดีมาก) ฯลฯ
4.)#ขั้นตอนต่อไปจะต้องทำอะไรอย่างไรต้องบอกให้ชัดเจนมากที่สุดเท่าที่จะหาข้อมูลได้ (Next steps)
หลังจากได้มีโอกาสพูดคุยหรือนำเสนองานหรือสินค้าอะไรก็ตาม สิ่งที่คุณควรจะสรุปให้ได้หรือได้คำตอบมาด้วยนั่นก็คือ แล้วจะต้องทำอะไรต่อ หรือเรียกสั้นๆ ว่า “Next step” นั่นเอง ซึ่งคุณจำเป็นที่จะต้องยืนยันขั้นตอนต่อไปในห้องประชุมให้ได้โดยเฉพาะต่อหน้าลูกค้านั่นแหละ และหลังจากนั้นก็เอาสิ่งที่สรุปต่อหน้าลูกค้านั้นมาเขียนเป็น Minute of meeting และจัดส่งให้ลูกค้าพร้อมทั้งหัวหน้าหรือเจ้าของบริษัทของคุณ ตัวอย่าง Next step ที่ควรได้ข้อมูลมาเช่น
⏩นัดหมายในการเข้าไปคุยในรายละเอียดให้มากขึ้นกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องภายในสัปดาห์หน้า
⏩ลูกค้าขอเวลาคุยกันในทีมประมาณ 1-2 สัปดาห์ และหลังจากนั้นให้เราตามต่อว่าจะไปยังไงต่อ
⏩มาประชุมกับคนที่ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องทำให้ในขั้นตอนต่อไป ต้องหาคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ กับสินค้าหรือบริการของเรา และทำนัดประชุมเข้ามาใหม่
⏩นัดหมายทำ POC หรือ Demo สินค้าในอีก 2 สัปดาห์ข้างหน้า เดี๋ยวจะประสานงานกับฝ่าย support เพื่อลงรายละเอียดในเรื่องของ POC ต่อไป
⏩จะประสานงานกับทีมภายในทั้่งฝ่าย product, support เพื่อเตรียมทำ pitching ในอีก 1 เดือนข้างหน้า ฯลฯ
========================================
Minute of Meeting (MoM) หรือ Meeting Minute สำคัญมากนะครับ “นักขาย” ที่ทำทุกครั้งหลังการประชุมจะทำให้ได้มีโอกาสทบทวนในรายละเอียดของเนื้อหาการประชุมให้กับตัวเองและกับลูกค้าที่เข้าประชุม นอกจากนี้ฝ่ายบริหารก็จะสามารถรับรู้ได้ว่ากิจกรรมที่เราทำลงไปได้อะไรกลับมาบ้าง ซึ่งรายละเอียดนี่แหละที่จะทำให้มีส่วนในการช่วยให้ปิดการขายได้เลย หรืออย่างน้อยคุณก็จะเป็น “นักขาย” ที่ทำงานได้แบบมืออาชีพเป็นที่ต้องการของ “หัวหน้าทีมขาย” และ “เจ้าของกิจการ” อย่างแน่นอน
#justasalestory #เรื่องเล่านักขาย #salestraining #salesskills #ทักษะงานขาย #B2B #B2G #B2C
ติดตามบทความดีๆ และพูดคุยกันเกี่ยวกับด้านงานขายได้ที่
https://lin.ee/RkkX1Pp หรือ LINE ID @018uckki
Youtube channel เรื่องเล่านักขาย See Less
1ถูกใจ
7แชร์
1.3Kรับชม
แสดงความคิดเห็นของคุณ...
