ใบแจ้งหนี้ต่างกับใบวางบิลอย่างไร?
คำถามที่มักพบบ่อยๆ เกี่ยวกับเอกสารขายสินค้า คำถามแรกๆ คงหนีไม่พ้นคำถามที่ว่า “ใบแจ้งหนี้คืออะไร และใบแจ้งหนี้ต่างกับใบวางบิลอย่างไร?”
ถ้าใครสังเกตเอกสารการขายของเราดีๆ จะพบว่า ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลมันมีหน้าตาคล้ายกันแบบแยกไม่ออกเลย เอกสารสองใบนี้มันแทนกันได้ไหม แล้วมันมีข้อแตกต่างกันอย่างไร เราจะมาไขคำตอบกัน
ใบแจ้งหนี้ต่างกับใบวางบิลอย่างไร?
ก่อนอื่น อยากให้ทุกคนทำความเข้าใจ “ใบแจ้งหนี้” และ “ใบวางบิล” แยกออกเป็น 3 ประเด็นง่ายๆ แบบนี้
1. บอกอะไร
“ใบแจ้งหนี้” คือ ใบแจ้งลูกค้าให้ทราบเกี่ยวกับรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่กิจการส่งมอบให้เรียบร้อยแล้วว่ามีอะไรบ้าง รายละเอียดเป็นอย่างไร ราคาเป็นเท่าไร จำนวนเงินเรียกเก็บเป็นเท่าไร และต้องชำระเงินเมื่อใด
“ใบวางบิล” คือ ใบสรุปยอดค้างชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างที่ลูกค้าค้างชำระทั้งหมดไว้ในนี้ รายละเอียดในใบวางบิลจะมีข้อมูลคล้ายๆ กับใบแจ้งหนี้เกือบทั้งหมด
ในบางครั้งเราจึงออกเอกสารเป็นชุดเดียวกัน เรียกว่า “ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล”
2. ออกเมื่อไร
ใบแจ้งหนี้ = โดยปกติจะออกเมื่องานเสร็จ เช่น ส่งของเสร็จ หรือให้บริการเสร็จสิ้น (ถ้าไม่ได้ตกลงไว้เป็นอย่างอื่น)
ใบวางบิล = จะออกเมื่อถึงเวลาชำระเงิน (ลูกค้านัดรับเงิน) โดยจะสรุปยอดเรียกเก็บเงินทั้งหมดเอาไว้ กรณีมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพิ่มเติมก็ต้องระบุไว้ในใบวางบิลด้วย
3. ออกบ่อยแค่ไหน
ใบแจ้งหนี้ = ต้องออกทุกคราวที่เกิดรายการ เช่น ทุกครั้งที่ส่งมอบ หรือทุกครั้งที่บริการเสร็จสิ้น เพราะการออกใบแจ้งหนี้ไม่ถูกตามวันที่แท้จริง จะมีผลต่อการรับรู้รายได้ในทางบัญชีด้วย
ใบวางบิล = ไม่ได้มีใครบังคับว่าต้องออกพร้อมๆ กับใบแจ้งหนี้ในทุกคราว ฉะนั้น ถ้าจะออกใบวางบิลแบบรวมหรือแยกก็สามารถทำได้ ขึ้นอยู่กับการตกลงกับลูกค้า เพราะบางครั้งลูกค้าต้องการให้วางบิลทุกวันที่ 25 ของเดือน ในเดือนนั้นอาจมีใบวางบิล 1 ใบและใบนี้จะประกอบด้วยรายละเอียดใบแจ้งหนี้หลายๆ ใบก็เป็นได้
พอจะทราบความแตกต่างของใบแจ้งหนี้และใบวางบิลในทั้ง 3 ประเด็นแล้ว อย่าลืมว่าใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่สำคัญมาก เพราะเป็นเอกสารที่เป็นการแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการให้กับลูกค้า ซึ่งมีผลต่อการบันทึกบัญชีรับรู้รายได้ในกิจการ ส่วนใบวางบิล แม้จะมีหน้าตาคล้ายคลึงกับใบแจ้งหนี้มาก แต่ก็ไม่ได้มีใครบังคับว่ากิจการต้องออกใบวางบิล อันนี้แนะนำว่าลองตกลงกับลูกค้าว่าลูกค้าต้องการให้วางบิลไหม และวางบิลเมื่อไร จะได้ออกเอกสารได้อย่างครบถ้วนถูกต้อง และเก็บเงินได้ง่ายไม่มีปัญหานั่นเอง
#zerotoprofit #ใบแจ้งหนี้ #ใบวางบิล
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
