Blockdit Logo (Mobile)
HUMANICA
•
25 พ.ค. 2022 เวลา 03:00 • ธุรกิจ
ERP คืออะไร? ทำความรู้จักกับเทคโนโลยีที่ช่วยพัฒนาธุรกิจได้อย่างก้าวกระโดด
3
ERP คือ ซอฟแวร์บริหารทรัพยากรขององค์กรที่ถูกออกแบบขึ้นเพื่อช่วยจัดการข้อมูลและระบบการทำงานในองค์กร ให้สามารถใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด
2
โดยจะประกอบด้วยหลายฝ่าย หลายหน่วยงานที่ต้องทำงานร่วมกัน อาทิ ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายจัดส่ง ฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการเงิน ฝ่ายผลิต ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบริหารงานบุคคล ฯลฯ ซึ่งทุกหน่วยงานทุกแผนกต่างเชื่อมโยงถึงกันด้วยข้อมูลไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง
ยกตัวอย่างเช่น การประสานงานทางด้านเอกสารของฝ่ายจัดซื้อกับฝ่ายบัญชี และฝ่ายคลังสินค้าที่ต้องจัดเอกสารให้ไปในทิศทางเดียวกัน โดยในแต่ละฝ่าย มีโปรแกรมที่ใช้งาน และรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน
เช่น ฝ่ายคลังสินค้าใช้โปรแกรม A ฝ่ายจัดซื้อใช้โปรแกรม B ส่วนฝ่ายบัญชีใช้โปรแกรม C ทำให้ระบบการทำงาน ระบบงานเอกสารของทั้ง 3 ฝ่าย รวมถึงข้อมูลที่สรุปออกมามีรูปแบบที่แตกต่างกัน หากข้อมูลในภาพรวมของทุกฝ่ายขาดความเชื่อมโยงหรือไม่ตรงกันกัน ฝ่ายบริหารหรือหน่วยงานที่ต้องนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ต่อ จะไม่สามารถสรุปข้อมูล หรือมองภาพรวมที่ถูกต้องได้
ปัญหาเหล่านี้อาจเป็นเรื่องง่ายในการตรวจสอบข้อมูล สอบถามเมื่อพบปัญหา หรือปรับเปลี่ยนระบบการทำงานสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีข้อมูลปริมาณไม่มากนัก แต่กับองค์กรขนาดกลางและองค์กรขนาดใหญ่ที่มีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก การจัดระเบียบ การค้นหาข้อมูล และการทำงานร่วมกับข้อมูลของหลายฝ่ายจะเป็นไปได้ยาก และซับซ้อนมากขึ้น
1
ซึ่งหากข้อมูลเหล่านั้นถูกจัดเก็บไม่เป็นระบบและไม่เชื่อมโยงกัน จะทำให้การเข้าถึงข้อมูลเป็นไปได้ยาก และเสียเวลา รวมถึงการจะนำข้อมูลไปใช้งานอาจจะทำได้ไม่เต็มประสิทธิภาพเนื่องจากข้อมูลมีความคลาดเคลื่อน ซึ่งก่อให้เกิดความเข้าใจผิด
และหากเกิดความเข้าใจในภาพรวมที่คลาดเคลื่อน อาจทำให้การวิเคราะห์และการวางแผนงานขององค์กรผิดพลาด กลายเป็นปัญหาที่ต้องตามแก้ไขทั้งที่ไม่ควรจะเกิดขึ้น
ซึ่งสิ้นเปลืองทั้งเวลาและทรัพยากร และด้วยเหตุนี้ จึงได้มีการพัฒนาระบบที่มีชื่อว่า ERP (Enterprise Resource Planning) ขึ้นเพื่อใช้ในการแก้ไขปัญหาการจัดเก็บข้อมูลที่บกพร่อง ทำให้ขาดการเชื่อมโยงของข้อมูลภายใน ทั้งยังช่วยรวบรวมระบบงานของแต่ละแผนกที่แตกต่างกันให้ทำงานเป็นอันหนึ่งอันหนึ่งเดียวกันได้
ระบบ ERP คืออะไร
1
ระบบ ERP คือ ซอฟท์แวร์สำหรับบริหารงานทรัพยากรขององค์กร ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning ERP จะทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงระบบการทำงานจากทุกหน่วยงานในองค์กร ให้สามารถทำงานร่วมกันบนฐานข้อมูลเดียวกันและมีกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐานร่วมกัน (Common Processes)
2
ระบบ ERP จะมี 2 รูปแบบ คือ
• ERP แบบ On-Premise คือ การติดตั้งระบบ ERP ไว้บน Hardware หรือ เครื่องเซิฟเวอร์ขององค์กร แล้วแชร์ข้อมูลผ่านเซิฟเวอร์นั้นๆรูปแบบนี้เป็นรูปแบบที่มีความปลอดภัยค่อนข้างสูง
แต่มีข้อเสียตรงที่สามารถใช้ได้ภายในองค์กรเท่านั้น หากต้องการเชื่อมต่อจากภายนอกองค์กรจะค่อนข้างยุ่งยาก และต้องการเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้เฉพาะด้านคอยดูแล
• ERP แบบ On Cloud คือ การติดตั้งระบบ ERP ไว้บน Cloud Server ซึ่งจะต้องเช่าพื้นที่วางระบบและฐานข้อมูลจากผู้ให้บริการ Cloud Service Provider ซึ่งมีข้อดีตรงที่สะดวก สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต หรือแอปพลิเคชั่นบนมือถือ
ที่สำคัญคือมาตรฐานการสำรองข้อมูล และเซิร์ฟเวอร์ระดับสากล ที่จะจัดเก็บข้อมูลสำคัญทางธุรกิจด้วยความปลอดภัยสูงสุดบน CLOUD ทำให้ข้อมูลไม่สูญหาย และการันตีความปลอดภัยของข้อมูลด้วยการป้องกันการถูกโจมตีทางไซเบอร์โดยผู้ดูแลระบบระดับโลกโดยตรง
ประโยชน์ของระบบ ERP คืออะไร
1. การปรับปรุงกระบวนการทำงาน
ระบบ ERP จะช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงาน และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็นออกไป การกรอกข้อมูลบนระบบ ERP เพียงหนึ่งครั้ง ระบบจะทำการจัดเก็บและเชื่อมโยงข้อมูล ให้แผนกอื่นๆ นำไปใช้งานต่อได้ โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลใหม่
เช่น เมื่อฝ่ายจัดซื้อกรอกข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าเข้ามา ฝ่ายบัญชีและการเงินจะสามารถมองเห็นข้อมูลการสั่งซื้อนั้นๆได้พร้อมกัน รวมถึงสามารถตรวจสอบข้อมูลความถูกต้องพร้อมออกเอกสารทางบัญชีได้ โดยไม่ต้องกรอกเอกสารหรือตัวเลขใหม่เพิ่มเติม ซึ่งช่วยให้พนักงานไม่ต้องทำเอกสารซ้ำซ้อน มีเวลาจัดการงานในส่วนอื่นๆมากขึ้น
2. ทำงานได้จากทุกที่แม้จะอยู่ห่างไกล
ในปัจจุบันระบบ ERP แบบ On Cloud เป็นที่นิยมมากที่สุด เนื่องจากสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา โดยสามารถใช้งานได้ผ่านเว็บบราวเซอร์ หรือ แอปพลิเคชั่นบนมือถือ เพียงแค่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตก็สามารถทำงานหรือดูข้อมูลได้จากทุกที่ สามารถบริหารจัดการข้อมูลต่างๆ ได้แบบ Real-Time ช่วยให้การทำงานของพนักงานมีความยืดหยุ่น รวดเร็ว แม้จะอยู่ในช่วง Work From Home ก็ตาม
3. มีความปลอดภัยสูง
ระบบ ERP คือ ระบบที่รวบรวมข้อมูลไว้บน ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ (Big Data) ซึ่งมีประวัติการบันทึกข้อมูลและการเปลี่ยนแปลงเอาไว้ตลอดเวลา ทำให้สืบค้นข้อมูลได้ง่าย ปลอดภัยกว่าการเก็บข้อมูลด้วยเอกสารเพียงอย่างเดียว
นอกจากนี้ระบบ ERP ไม่ว่าจะเป็นแบบ On-Premise หรือ แบบ On Cloud ต่างก็มีความปลอดภัยในการเก็บและปกป้องข้อมูลสูงทั้งคู่ โดย On-Premise ERP จะมีการเก็บข้อมูลไว้บนฐานข้อมูลภายในองค์กร จึงง่ายต่อการจัดการดูแล
1
ในขณะที่ On-Cloud ERP ผู้ให้บริการ Cloud Service Provider จะมีระบบรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่แน่นหนา คอยป้องกันการโจมตีของแฮกเกอร์หรือไวรัสต่างๆ เพื่อรักษาข้อมูลของลูกค้าให้ปลอดภัย ทั้งยังมีการเก็บสำรองข้อมูลไว้บน ฐานข้อมูล (Server) หลากหลายแห่งทั่วโลก ทำให้สามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะไม่สูญหายอย่างแน่นอน
4. เข้าถึงและใช้งานข้อมูลได้ง่าย
ระบบ ERP คือระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ทุกคนในองค์กรใช้งานร่วมกัน ข้อมูลที่ถูกบันทึกไว้บนระบบ ERP จะถูกจัดเรียงและเก็บรักษาไว้อย่างเป็นระบบทำให้ง่ายต่อการเข้าถึง และดึงข้อมูลไปใช้งาน ไม่ว่าคุณจะทำงานในแผนกใดก็ตาม
สรุปประโยชน์การใช้งาน ERP
ระบบ ERP คือคือระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิการทำงานภายในขององค์กร ไม่ว่าองค์กรนั้นจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ทำให้ทุกหน่วยงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็น และนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ได้อย่างง่ายดาย
ทั้งยังช่วยลดภาระขั้นตอนกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อน การทำงานมีความยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น ทำให้ทุกหน่วยงานในองค์กรสามารถสื่อสารกันผ่านข้อมูลได้ง่ายแม้ไม่ได้เข้าสำนักงาน และที่สำคัญองค์กรยังสามารถใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลที่รวบรวมไว้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เนื่องจากข้อมูลที่เก็บรักษาไว้บนระบบจะถูกจัดเรียงให้มีความเชื่อมโยงกัน
ทำให้ผู้บริหาร หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถมองเห็นภาพรวมการทำงาน และการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันได้อย่างชัดเจน สามารถวิเคราะห์และคาดการณ์แนวโน้มเพื่อวางแผนธุรกิจในอนาคตได้แม่นยำ และพัฒนาองค์กรให้เติบโตได้อย่างมั่นคง
โฆษณา