📚 รีวิวหนังสือ Work From Home 101 🏡 : WFH ยังไม่จบ? พบกับเคล็ดลับการทำงานที่บ้านและประชุมออนไลน์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ!
โดย BetterPitch (อ. พญ. สุธาพร ล้ำเลิศกุล)
📍 เมื่อไม่นานมานี้ หลายคนคงได้ยินข่าวจากเจ้าพ่อแห่ง Tesla อย่าง Elon Musk ที่ได้ประกาศให้พนักงาน Tesla ทุกคนกลับมาเข้าออฟฟิศอย่างน้อยสัปดาห์ละ 40 ชั่วโมง และหากใครไม่โผล่หน้ามาที่ทำงานจะถือว่าลาออก 😫
เรียกได้ว่าข่าวนี้ทำให้ ร้อนๆ หนาวๆ กันมาถึงฝั่งประเทศไทยเลยทีเดียวครับ เพราะช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมานั้น พวกเรา work from home กันจนชิน แทบจะลืมไปแล้วว่าเข้าออฟฟิสเดินไปทางไหน! 😆
👉🏻 ซึ่งแน่นอนครับว่าการ work from home นี่กลายเป็นสิ่งที่จะอยู่กับเราหรือเป็น New Normal ใหม่ไปแล้ว ถึงแม้ว่าสถานการณ์ปัจจุบันของโรคระบาดอย่างโควิด-19 จะค่อนข้างคลี่คลายไปในทางที่ดีขึ้นเรื่อย ๆ
ซึ่งจะเห็นได้ว่าหลาย ๆ บริษัทก็ให้พนักงานกลับเข้าไปทำงานที่ออฟฟิสเหมือนเดิมแล้ว แต่ก็ยังมีอีกหลายบริษัทเช่นกันที่ยังคงนโยบาย work from home อยู่บ้างบางส่วน มีการสลับกันเข้าไปในออฟฟิสบ้างแต่ไม่ทั้งหมด หรือเข้าออฟฟิสโดยเฉพาะเวลาที่จำเป็นจริง ๆ เท่านั้น
สำหรับชาว WFHFEV (Work from home forever) หลาย ๆ คน 😂 วันนี้ผมหยิบ หนังสือ Work From Home 101 ที่ผู้เขียนได้รวบรวม Digital skill ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ โปรแกรมอย่าง Zoom, Google Meet หรือ MS Teams โดยเฉพาะอย่างยิ่งทักษะการประชุมออนไลน์ การพรีเซนต์งาน หรือการทำงานร่วมกับผู้อื่นในลักษณะ virtual ที่ต่างคนต่างไม่ได้เจอหน้ากันตัวเป็น ๆ
📍และนอกเหนือจากเรื่องของ hard skills ที่เป็นทักษะการใช้ซอฟท์แวร์ต่าง ๆ แล้ว soft skills ในการสื่อสารก็เป็นอีกทักษะหนึ่งที่สำคัญมากจริง ๆ ครับกับการทำงานรูปแบบใหม่นี้ ซึ่งหนังสือเล่มนี้ก็มีเรื่องราวและเทคนิคของทั้งสองเรื่องนี้อยู่ในเล่มเดียวกันเลยครับ
……………..
“ปัญหาหลักของการพูดหรือประชุมออนไลน์คือการสื่อสารเพียงทางเดียว!” 😅
แน่นอนว่าหลายคนคงเคยเจอปัญหานี้อย่างแน่นอนที่เวลาเราพรีเซนต์งาน มันเหมือนกับว่าเราพูดอยู่คนเดียว ไม่แน่ใจว่าคนอื่นฟังเราอยู่รึเปล่า ใช่มั้ยครับ?
💡 ซึ่งหนังสือเล่มนี้ได้ให้แนวทางแก้ไขปัญหาเหล่านี้ไว้ด้วยการให้เราใช้เทคนิคการสร้าง engagement กับผู้ฟังด้วยการตั้งคำถาม เช่น การถามสารทุกข์สุขดิบในช่วงก่อนเริ่มต้นประชุม ซึ่งจะเป็นการทำให้ทุกคนรู้สึกผ่อนคลายก่อนเริ่มประชุมหัวข้อประชุมที่เครียด ๆ ลักษณะคล้ายกับการพูดคุยกันตอนเราไปกดน้ำ กดกาแฟกันครับ
💡 หลังจากนั้นเมื่อเริ่มประชุมควรมีการถามคำถามแบบปลายปิด อย่าง Yes/No หรือการให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมอย่างการพิมพ์อะไรสั้นเข้ามา เช่นการให้ผู้ร่วมประชุมพิมพ์ 1 ใน chat ของการประชุมหากใครพร้อมเริ่มประชุม อะไรทำนองนี้ครับ
💡 เมื่อประชุมไปได้ระยะเวลาหนึ่ง ก็ควรจะมีการถามคำถามเป็นระยะเพื่อให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมกับเราโดยอาจเป็นคำถาม Yes/No หรือเป็นลักษณะตัวเลือกให้เลือกก็ได้ง่าย ๆ เค้าบอกว่าลักษณะคำถามปลายปิดแบบนี้จะทำให้คนอยากมีส่วนร่วมมากกว่าการต้องมาตอบอะไรยาว ๆ เพราะรู้สึกว่าไม่จำเป็นต้องพูดหรือทำอะไรเยอะ
และเมื่อจบประชุม เราก็ควรจะมีคำถามปลายเปิดเพื่อเช็คความเข้าใจของผู้ฟัง และมีการสรุปสั้น ๆ ให้เข้าใจได้ง่ายถึง action ที่จะต้องทำครับ
……………..
“การมีเอกสารที่เตรียมมาก่อนการประชุมจะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น” 📝
แน่นอนครับว่าเรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่เลยสำหรับการเตรียมเอกสารการประชุมมาก่อน ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดการประชุมและหัวข้อต่าง ๆ ในการประชุม
เอกสารที่ต้องเตรียมระหว่างการประชุมก็เป็นอีกสิ่งที่จะช่วยให้เราสามารถบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ระหว่างการประชุมได้ดี โดยควรมีเป้าหมายของการประชุมนั้น ๆ สถานการณ์หรือปัญหา สาเหตุ วิธีแก้ไขปัญหา และการติดตามผล
นอกจากนี้หลังจบการประชุมแน่นอนครับว่าเราควรจะต้องมีบันทึกการประชุม หรือ minutes of meeting นั่นเองครับ ซึ่งควรจะต้องมีรายละเอียดชัดเจนว่า ใคร ต้องทำอะไร เพื่ออะไร กำหนดส่งเมื่อไหร่และดัชนีชี้วัดความสำเร็จคืออะไรครับ (ในหนังสือมีลิ้งค์ให้ไปดาวน์โหลดแบบฟอร์มเอามาใช้จริง ๆ ได้เลยด้วยครับ) 👍🏻
……………..
“ผู้ฟัง 4 แบบและการพูดคุยกับผู้ฟังแต่ละแบบ” 🙉
ในการประชุมหรือพูดคุยกันนั้นเราจำแนกผู้ฟังของเราได้เป็น 4 แบบดังต่อไปนี้ครับ
1️⃣ ผู้ฟังประเภทแรกคือ “Hostile Communicator” เป็นคนที่มีลักษณะพูดจากโผงผาง ตรง ๆ และมีอีโก้ค่อนข้างสูงด้วยวัยวุฒิหรือตำแหน่งที่สูงในองค์กร ซึ่งจะชอบที่จะแสดงความเห็น หรือตัดสินสรุปตลอดเวลา ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องระบุให้ชัดเจนให้ agenda ว่าช่วงไหนเป็นช่วงที่ให้ออกความเห็นหรือตัดสินใจ
ซึ่งทำได้อีกทางโดยกำหนด ground rules ของการประชุมนั้น ๆ ให้ชัดเจนว่าจะให้มีการปิดไมค์ของผู้ร่วมประชุมทุกคนและให้มีการยกมือขออนุญาตพูดก่อนเสมอ
2️⃣ ผู้ฟังประเภทที่สองคือ “Indifferent Communicator” คือกลุ่มคนที่ไม่สน โนสน โนแคร์ ปิดกล้องทั้งที่ในที่ประชุมขอความร่วมมือให้ทุกคนเปิดกล้อง ซึ่งผู้ฟังกลุ่มนี้มักจะไม่ได้ให้ความสนใจกับผลลัพธ์ของการประชุมนั้น ๆ ซักเท่าไหร่ ซึ่งอาจเกิดได้จากการที่รู้สึกว่าตนเองไม่ได้เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้น ๆ หรือ รู้สึกว่าความเห็นของตนเองไม่ได้มีผลหรือสามารถเปลี่ยนแปลงการตัดสินใจในที่ประชุมได้
ซึ่งเราสามารถแก้ไขได้โดยการเลือกเชิญผู้เข้าประชุมให้เหมาะสม เฉพาะที่จำเป็นจริง ๆ เท่านั้น รวมทั้งการกำหนดเวลาและหัวข้อให้ชัดเจนว่าผู้ร่วมประชุมคนไหนเป็นคนออกความเห็นและใครเป็นคนตัดสินใจ
3️⃣ ผู้ฟังประเภทที่สามคือ “Supportive Communicator” หรือเรียกอีกอย่างว่า Mr./Mrs. Yes ก็ได้ครับ คือจะเป็นกลุ่มคนที่บอกว่าได้และโอเคตลอดจนทำให้เราไม่สามารถรับรู้ได้ว่ากลุ่มคนเหล่านี้คิดอะไรอยู่จริง ๆ เพราะเค้าจะไม่สื่อสารแบบตรงไปตรงมา เนื่องด้วยอาจเกรงใจและกลัวเสียน้ำใจผู้ฟัง
ซึ่งเราสามารถแก้ไขได้โดยการให้ทำการโหวตหรือออกความเห็นแบบไม่ระบุตัวตน (Anonymous vote) ที่จะช่วยให้แต่ละคนสบายใจมากขึ้นและแสดงความคิดเห็นจริง ๆ ได้ นอกจากนี้การสร้าง Breakout Room หรือห้องเล็ก ๆ แยกออกมานั้นนอาจจะช่วยทำให้คนกลุ่มนี้กล้าที่จะพูดคุยมากขึ้น มีคามกล้าและสบายใจมากกว่าห้องประชุมใหญ่ ๆ ที่มีคนจำนวนมาก็ได้ครับ
4️⃣ ส่วนผู้ฟังกลุ่มสุดท้ายได้แก่ “Uninformed Communicator” คือเป็นกลุ่มคนที่ยุ่งมาก ๆ มักจะไม่ได้เตรียมตัวมาก่อนประชุมหรือแม้แต่อ่าน agenda ของการประชุมมาก่อน ซึ่งอาจทำให้การประชุมของเรานั้นล่าช้าออกไปมากจากการต้องมาอธิบาย และที่สำคัญคนกลุ่มนี้มักจะเป็นคนที่อยู่ในตำแหน่งสูง ๆ ซะด้วยซิครับ
แนวทางแก้ไขก็คือเราจำเป็นต้องทำให้คนกลุ่มนี้รู้สึกได้ถึงคุณค่าของการสละเวลาอันมีค่ามาเข้าร่วมประชุม โดยเราจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลและนำเสนอเป็นลักษณะตัวเลือกให้ได้มากที่สุดรวมถึงบอกเหตุผลว่าทำไมและอย่างไร รวมถึงข้อดีข้อเสียของแต่ละตัวเลือก
เพื่อน ๆ คิดว่าคนกลุ่มไหนครับที่เราดีลด้วยได้ยากที่สุดครับ? 😁
……………..
“หลักการ SMART Meeting ประชุมน้อยแต่ได้มาก”
หลักการนี้เค้าบอกว่ามีต้นกำเนิดมาจากทางญี่ปุ่นครับ ซึ่งมาจากหลักการดังต่อไปนี้ครับ
🔴 S : มาจาก Straight คือต้องมี Agenda ชัดเจนและวัตถุประสงค์ของการประชุมชัดเจน เช่น ว่าต้องการตัดสินใจเลือก A หรือ B เป็นต้น
🟢 M : มาจาก Mindful หรือ No Multitask นั่นเอง แน่นอนครับว่าเราพอรู้กันอยู่แล้วว่าผู้เข้าร่วมประชุมออนไลน์ส่วนใหญ่นั้นมักจะทำอย่างอื่นไปด้วยเสมอ เราจะทำอย่างไรครับให้เกิด Mindful หรือให้ผู้ฟังสามารถอยู่กับเราได้ตลอด อย่างน้อยก็ 10-15 นาที
🔵 A : Active ในการประชุมออนไลน์นั้นผู้พูดจำเป็นที่จะต้องแสดงท่าทาง “overactive” มากกว่าปกติ เพื่อที่จะให้ผู้ฟังสามารถรับรู้ถึงพลังที่เราจะส่งต่อไปให้ซึ่งจะทำให้เค้าสนใจเนื้อหาได้มากขึ้นครับ
🟣 R : Recorded Base ต้องมีการบันทึกหรือ record กระประชุมนั้น ๆ ไว้ ซึ่งเมื่อเป็นออนไลน์ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมกลับมาดูได้หรือทำความเข้าใจได้อีกครั้งในภายหลังครับ
🟠 T : Time Oriented คือต้องมีการกำหนดเวลาในแต่ละช่วงอย่างชัดเจนเพื่อให้การประชุมเป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้ครับ
……………..
👉🏻 นอกจากเนื้อหาในลักษณะของ soft skills ที่เล่าให้ฟังข้างต้นคร่าว ๆ แล้ว ในหนังสือยังมีเทคนิคการทำสไลด์ที่ใช้ได้ผลดีสำหรับการประชุมออนไลน์อีกด้วย ซึ่งต้องบอกว่าเทคนิคการทำสไลด์ตั้งแต่การเลือกขนาดตัวหนังสือ การเช็คสีต่าง ๆ นั้นเรียกว่า BetterPitch นี่เป็นอ๋องทางด้านนี้เลยนะครับ
📍 ใครที่สนใจเทคนิคการทำสไลด์แบบละเอียดยิบแนะนำหนังสืออีกสองเล่มของ BetterPitch คือ พูดด้วยภาพเล่มหนึ่ง และ พูดด้วยภาพเล่มสองที่อยากแนะนำว่าทุกคนควรจะต้องมีติดตัวเองไว้เป็นคู่มือเลยนะครับ เพราะไม่ว่าเราจะกำลังเรียนหรือทำงานอยู่ การทำสไลด์นำเสนอเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลยจริง ๆ ครับ
และเนื้อหาส่วนสุดท้ายก็คือเนื้อหาเกี่ยวกับ hard skills หรือเทคนิคการใช้ซอฟท์แวร์ยอดฮิตสำหรับการประชุมออนไลน์อย่าง Google Meet, Zoom หรือ Microsoft Teams อีกด้วยครับ
……………..
📌 อย่างที่กล่าวไว้ในข้างต้นครับว่าถึงแม้ว่าสถานการณ์ของโควิด-19 ในปัจจุบันที่ค่อนข้างคลี่คลายจนเกือบที่จะเป็นปกติแล้ว แต่ลักษณะการทำงานในบางที่ก็ยังมีการใช้การ Work from Home เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานอยู่ หรือมีการทำงานเป็นลักษณะ hybrid workplace ที่ผสมผสานทั้งการทำงานในออฟฟิสรูปแบบเก่าผสมกันกับการทำงานแบบ online
👉🏻 และแน่นอนว่าเราจำเป็นต้องยอมรับว่าวิกฤติโรคระบาดที่ผ่านมาทำให้พวกเราได้ทดลองใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เหล่านี้แบบเต็มรูปแบบในระยะเวลาสั้น ๆ รวมทั้งเจอความท้าทายในการที่จะต้องสื่อสารกับคนอื่นในลักษณะ virtual ที่ต่างคนต่างอยู่กันคนละที่
ซึ่งส่วนตัวผมมองว่าลักษณะการทำงานแบบ new normal จะยังคงอยู่ต่อไป การที่จะต้องประชุมกับคนที่อยู่ต่างสถานที่กันโดยเฉพาะต่างประเทศจะใช้วิธีนี้มากกว่าสมัยก่อนที่เอะอะเราก็ต้องบินไปเจอกันเพื่อที่จะประชุม และด้วยการประชุมแบบออนไลน์นั้นมีต้นทุนที่ต่ำกว่าอย่างชัดเจนครับ ทำให้หลายบริษัทยังคงต้องใช้วิธีการนี้กันมากขึ้นเรื่อย ๆ ครับ
🙏🏻 สุดท้ายทางเพจสิงห์นักอ่านต้องขอบพระคุณ อาจารย์ต้องตา หรือ อ. พญ. สุธาพร ล้ำเลิศกุล ผู้เขียนหนังสือเล่มนี้เป็นอย่างมากครับ ที่ส่งหนังสือดี ๆ แบบนี้มาให้ได้อ่านครับ (ก่อนหน้านี้ทางอาจารย์ก็ได้ส่งหนังสือพูดด้วยภาพเล่มสองมาให้ด้วยเช่นกันครับ)
🌈 สำหรับใครที่สนใจเรื่องเทคนิคต่าง ๆ ในการสื่อสาร การทำสไลด์เพื่อนำเสนอ แนะนำให้กดติดตามเพจ BetterPitch ไว้เลยนะครับ ทางเพจเค้ามีเนื้อหาดี ๆ ในเรื่องการนำเสนอต่าง ๆ อัพเดทอยู่ตลอดเวลาเลยครับ 😁
#BetterPitch #BookReview #รีวิวหนังสือ #สิงห์นักอ่าน
cr. รูปภาพ : BetterPitch
ป.ล. ถ้าไม่อยากพลาดการติดตามการรีวิวหนังสือดี ๆ แบบละเอียดยิบ ฝากกด Like กดติดตามเพจ รวมถึงยังติดตามได้อีกหนึ่งช่องทางทาง facebook : สิงห์นักอ่าน
- 1
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
