Blockdit Logo (Mobile)
Ditto Thailand
•
17 ต.ค. 2022 เวลา 06:38 • ธุรกิจ
ระบบจัดการเอกสาร อบจ. ช่วยให้ฝ่ายไหนทำงานได้สะดวกขึ้นบ้าง
ปัญหาเอกสารของหน่วยงาน อบจ. ที่เกิดขึ้น ส่วนหนึ่งเป็นเพราะเอกสารมีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และขาดการบริหารจัดการในแต่ละกระบวนการ
เมื่อต้องการเอกสารเพื่อนำไปเป็นหลักฐานพยานเอกสาร มักจะพบปัญหาว่าต้องใช้เวลานานในการสืบค้น และเอกสารบางส่วนกลับสูญหายไป
ซึ่งปัญหาดังกล่าวนี้ ส่งผลให้เจ้าหน้าที่หน่วยงาน อบจ. ไม่สามารถบริการการจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจนำไปสู่การเสื่อมประสิทธิภาพและความศรัทธาที่ประชาชนมีต่อระบบราชการ
1
ดังนั้น การมี พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นการกำหนดให้มีกฎหมายกลางในการปฏิบัติทางราชการอย่างเป็นแบบแผน เพื่อส่งเสริมให้การทำงานและการให้บริการของหน่วยงาน อบจ. ปรับเปลี่ยนไปจากเดิม
อบจ. คืออะไร?
อบจ. เป็นองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่จัดตั้งขึ้นตามพระราชบัญญัติองค์การบริหารส่วนจังหวัด พ.ศ. 2540 โดยเกิดขึ้นจากความต้องการกระจายอำนาจการบริหารราชการแผ่นดินจากส่วนกลาง และส่วนภูมิภาคมายังส่วนท้องถิ่น มีฐานะเป็นนิติบุคคล
โดยมีพื้นที่รับผิดชอบครอบคลุมเขตจังหวัด และเป็นการบริหารราชการส่วนท้องถิ่น โครงสร้างองค์การบริหารส่วนจังหวัด
ระกอบด้วยสมาชิกสภาองค์การบริหารส่วนจังหวัด นายกองค์การบริหารส่วนจังหวัดและรองนายกองค์การบริหารส่วนจังหวัด โดยมีบทบาทหน้าที่ให้คำปรึกษาแนะนำแก่คณะกรรมการจังหวัด
เพื่อให้ประชาชนเข้ามามีส่วนร่วมในการบริหารงานภายใต้บทบัญญัติของกฎหมาย เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาและสนองตอบต่อความต้องการแก่ประชาชน
อำนาจหน้าที่ อบจ. ที่กฎหมายกำหนดอำนาจ
บทบัญญัติตามกฎกระทรวงฯ พ.ศ.2541 ออกตามความใน พ.ร.บ. องค์การบริหารส่วนจังหวัด พ.ศ. 2540 คือ
  • ●
    การมีน้ำเพื่อการอุปโภคบริโภคและการเกษตร
  • ●
    การกำจัดขยะมูลฝอย บำบัดน้ำเสีย เพื่อรักษาทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม
  • ●
    การวางผังเมือง
  • ●
    การจัดให้มีการบำรุงรักษาทางบกและทางน้ำ
  • ●
    การจัดให้มีท่าเทียบเรือ ท่าข้าม ที่จอดรถและตลาด
  • ●
    การป้องกันและบรรเทาสาธารณภัย และอื่น ๆ อีกมากมาย
โดยมีการรับผิดชอบในการบริหารราชการให้เป็นไปตามระเบียบ ข้อบังคับ ตามที่กฎหมายกำหนด
รูปแบบโครงสร้างของ อบจ.
โครงสร้างของ อบจ. ตามพระราชบัญญัติองค์การบริหารส่วนจังหวัด ประกอบด้วยสภาองค์การบริหารส่วนจังหวัดและนายกองค์การบริหารส่วนจังหวัด กล่าวคือ
โครงสร้างของ อบจ. เป็นโครงสร้างการบริหารแบบสภา – นายกเทศมนตรี โดยแบ่งเป็น 2 ฝ่าย คือ สภา อบจ. ทำหน้าที่ในทางนิติบัญญัติ และนายก อบจ. ทำหน้าที่หัวหน้าฝ่ายบริหาร มีรูปแบบโครงสร้าง ดังต่อไปนี้
1. สภา อบจ. ประกอบด้วย
  • ●
    ประธานสภา อบจ.
  • ●
    รองประธานสภา อบจ. (2 คน)
  • ●
    เลขานุการสภา อบจ.
  • ●
    คณะกรรมการสามัญประจำสภา
  • ●
    คณะกรรมการสามัญ
  • ●
    คณะกรรมการวิสามัญ
2. นายก อบจ. ประกอบด้วย
  • ●
    รองนายก อบจ. (2-4 คน)
  • ●
    ปลัด อบจ.
  • ●
    ส่วนงานต่าง ๆ
หน้าที่การทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของสภา อบจ. ที่ควรนำเข้าระบบจัดการเอกสาร อบจ.
  • ●
    การตั้งกระทู้ถาม
ป็นการตั้งคำถามเกี่ยวกับนายก อบจ. หรือรองนายก อบจ. ในเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานในหน้าที่
  • ●
    การเสนอข้อสอบถามต่อประธานสภา
เพื่อให้ผู้ว่าราชการจังหวัดหรือหัวหน้าส่วนราชการในจังหวัดมาชี้แจงข้อเท็จจริง ที่เกี่ยวข้องกับอำนาจหน้าที่ของราชการส่วนภูมิภาค
  • ●
    การเลือกสมาชิกสภาเป็นกรรมการสามัญ และที่ไม่ได้เป็นสมาชิกสภาเป็นกรรมการวิสามัญ
เพื่อพิจารณาเอกสารการสอบสวน แล้วรายงานต่อสภา อบจ
  • ●
    การตั้งคณะกรรมการสามัญประจำสภา อบจ.
มีหน้าที่ในการให้ความเห็นชอบในการออกข้อบัญญัติชั่วคราว ในกรณีที่นายก อบจ. จำเป็นต้องประกาศใช้ข้อบัญญัติ
  • ●
    การเสนอร่างข้อบัญญัติ
เอกสารงบประมาณรายจ่าย หรือเรื่องอื่น ๆ เพิ่มเติมต่อสภาเพื่อตรวจสอบ
หน้าที่การทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของนายก อบจ. ที่ควรนำเข้าระบบจัดการเอกสาร อบจ.
  • ●
    การสั่งการ
เอกสารการมอบหมายอำนาจหน้าที่ในการสั่งหรือปฏิบัติราชการของรองนายก อบจ.
  • ●
    การทำคำร้องยื่นต่อประธานสภา
เพื่อขอให้เปิดการประชุมสภาสมัยวิสามัญเมื่อมีความจำเป็น
  • ●
    การเข้าร่วมประชุม
การแถลงข้อเท็จจริง ตลอดจนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานในหน้าที่ของตนต่อที่ประชุม
  • ●
    การมอบอำนาจในการสั่ง
เอกสารการปฏิบัติราชการแก่รองนายก อบจ. ปลัด อบจ. หรือรองปลัด อบจ. ปฏิบัติราชการแทน
  • ●
    การเสนอร่างข้อบัญญัติ
เอกสารงบประมาณรายจ่าย หรือเรื่องอื่น ๆ เพิ่มเติมต่อสภาเพื่อตรวจสอบ
  • ●
    การกำหนดนโยบาย
เอกสารการบริหารราชการของ อบจ. ให้เป็นไปตามกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ ข้อบัญญัติ และนโยบาย
จากข้อมูลที่กล่าวไปข้างต้น จะเห็นว่า สภา อบจ. และนายก อบจ. ทั้ง 2 ฝ่าย มีรูปแบบการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารซะส่วนใหญ่
ซึ่งถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบของกระดาษ มีความลำบากในการจัดเก็บดูแลรักษา การจัดหมวดหมู่ของเอกสาร หรือเรียงลำดับตามเหตุการณ์ รวมถึงการกำหนดรหัสหมายเลขของเอกสาร เพื่อการค้นหาข้อมูลในอดีตจนถึงปัจจุบัน
ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงวิธีจัดการเอกสารด้วยการนำระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. มาใช้จัดการงานเอกสาร จึงมีความสำคัญต่อองค์กรและเจ้าหน้าที่รัฐเป็นอย่างมาก
นอกจากนั้นการใช้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของการบริหารจัดการเอกสารได้อย่างหลากหลายประการ เช่น ความสะดวกในการสร้างเอกสาร การจัดเก็บ การสืบค้นข้อมูลในการเข้าถึง และทำให้รูปแบบของการทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
3
ซึ่งแน่นอนว่า Ditto ได้เล็งเห็นถึงปัญหาและพร้อมผลักดันให้หน่วยงาน อบจ. มีรูปแบบการทำงานที่ทันสมัย พร้อมก้าวเข้าสู่สังคมไร้กระดาษ (Paperless Society) ได้อย่างเต็มรูปแบบ ด้วยเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ของทาง Ditto
ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
☎ 02 517 5555
📱 063 204 0321
✅ Line Official: @dittothailand https://line.me/R/ti/p/%40dittothailand
#Ditto #DittoTH #DittoThailand #DittoDMS #DittoECM #DocumentManagementSolution #DMS #eDMS #ระบบจัดเก็บเอกสาร #ECM #Amagno #Laserfiche #OCR #Digitization #Digitalization #DigitalTransformation #ร่างพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ #ระบบจัดการเอกสารอบต #ระบบจัดการเอกสารอบจ #ระบบสำนักงานอัจฉริยะ
โฆษณา