3 เทคนิควางแผนการทำงาน

แน่นอนว่า ถ้าคุณวางแผนการทำงานได้ไม่ดีพอ ก็มีโอกาสเจอปัญหาส่งงานไม่ทันเดดไลน์ งานตกหล่น ทำให้การส่งเอกสารเพื่ออนุมัติงานผิดพลาดหรือล่าช้า วันนี้จึงมีเทคนิควางแผนงานมาฝากทุกคน
.
1. Eisenhower Matrix จัดตารางงานที่เร่งด่วน และ สำคัญ
Eisenhower Matrix คิดค้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาคนที่ 34 เป็นการแยก 4 ประเภทงาน ได้แก่
.
1.1 งานเร่งด่วน และสำคัญ : งานที่ต้องทำให้เร็วที่สุด หากไม่ส่งตามกำหนดอาจเกิดผลกระทบต่อคุณหรือองค์กรได้ เช่น งานลูกค้า หรืองานที่ใกล้ถึงเดดไลน์ เป็นต้น
.
1.2 งานไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ : งานที่ไม่มีกำหนดส่งตายตัว แต่ต้องทำเพื่อเป้าหมายของคุณหรือองค์กร ควรลงตารางเวลาว่าจะทำเมื่อไหร่ เช่น การพัฒนาทักษะตัวเอง หรือการวางแผนลดต้นทุนองค์กร เป็นต้น
.
1.3 งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ : งานที่ไม่จำเป็นต้องใช้ทักษะเฉพาะจากคุณ หากไม่มีเวลา ควรมอบหมายให้ผู้อื่นช่วยทำแทน เช่น การประชุมทั่วไป หรืองานที่ Outsource ทำได้ เป็นต้น
.
1.4 งานไม่เร่งด่วน และไม่สำคัญ : งานที่ไม่สร้างประโยชน์ให้คุณหรือองค์กร และใช้เวลาเยอะจนกระทบงานอื่น ควรทำเป็นสิ่งสุดท้าย เช่น กิจกรรมทางสังคม หรือเสพสื่อโซเชียล เป็นต้น
.
การแบ่งงานเป็น 4 ประเภทลงตาราง Eisenhower Matrix ช่วยจัดลำดับว่าอะไรควรทำก่อน – หลัง ให้คุณเห็นภาพรวมของงานที่คุณได้รับมอบหมายชัดเจน สามารถจัดสรรเวลาให้เป็นไปตามเป้าหมายของคุณและองค์กร
.
2. ALPEN Method จัดตารางเวลาทำงาน ให้เหมาะกับตัวเอง
ALPEN Method คิดค้นขึ้นมาโดยศาสตราจารย์ Lothar J. Seiwert เป็นนักเศรษฐศาสตร์ และ นักบริหารเวลาจากประเทศเยอรมนี เป็นการสร้างตารางลิสต์การทำงานรายวัน ด้วยวิธีกำหนดข้อมูลลงตาราง ดังนี้
.
A : Activities List เขียนสิ่งที่ต้องทำประจำวัน ในช่อง Task
L : Length of time จัดเรียงและกำหนดเวลาแต่ละกิจกรรม ในช่อง Duration in hours
P : Planning buffer time วางแผนเวลาสำรองแต่ละงาน ในช่อง Buffer time
E : Establishing prioritised decisions จัดลำดับความสำคัญของงาน ในช่อง Priority
N : Noting down level of success ติดตามผลลัพธ์การทำงานแต่ละวัน เพื่อวางตารางงานวันถัดไป และกำหนดชื่อผู้รับงานต่อจากคุณได้
.
การทำ ALPEN Method จะช่วยให้การทำงานของคุณในแต่ละวัน มีโครงสร้างการใช้เวลาชัดเจน เพราะกำหนดและเผื่อเวลาสำรองไว้แล้ว หากมีสิ่งใดเข้ามาแทรก จะสามารถปรับเวลาให้ยังอยู่ในแผนงานประจำวันได้
.
3. Bullet Journal ( BUJO ) จัดระเบียบงานด้วย Checklist
BUJO คิดค้นโดย Ryder Carroll นักออกแบบและนักเขียนชาวอเมริกัน เพื่อจัดระเบียบชีวิต ผ่านการจดบันทึกรูปแบบ Checklist ทั้งงาน ไอเดีย และ ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมในชีวิตประจำวัน ซึ่งการทำ BUJO มี 2 องค์ประกอบหลัก คือ
.
3.1Rapid Logging หลักการจดให้กระชับ และเข้าใจง่ายแบ่งเป็น 4 ส่วน ได้แก่
.
Topic : ตั้งชื่องานหรือกิจกรรม ให้ใช้จัดหมวดหมู่ได้
Page Number : ใส่เลขหน้า เพื่อนำไปจัดสารบัญในหน้าแรก ๆ
Short Sentences : ใช้ประโยคสั้น ๆ เช่น งานที่ต้องทำ นัดหมาย หรือ Memo เป็นต้น
Bullets กำหนดสถานะของงาน ถือเป็นหัวใจสำคัญของ BUJO โดยทั่วไปคนนิยมใช้สัญลักษณ์แทนสถานะ เช่น แทน งานที่ต้องทำ
.
x แทน งานที่ทำเสร็จแล้ว เป็นการขีดกากบาททับ
.
> แทน งานที่ยังไม่เสร็จ และ ไม่สำคัญมาก เลยเลื่อนไปก่อน
.
< แทน งานที่ถูกเลื่อนไปเป็นงานใหม่
.
– แทน การจดบันทึกทั่วไป ไอเดีย
.
o แทน Event หรือกิจกรรมที่ต้องทำ
.
— เป็นการขีดฆ่า
.
* จดไว้หน้า Task หรือ Event ที่สำคัญ
.
3.2 Modules เพิ่มโครงสร้างการบันทึกที่ช่วยจัดระเบียบให้ดูง่าย
.
Index : ทำสารบัญ ช่วยให้ค้นหาข้อมูลง่ายขึ้น
Future Log : วางแผนล่วงหน้า ระยะยาว เช่น วันลา วันพักผ่อน
Monthly Log : วางแผนบันทึกแบบรายเดือน
Daily Log / Weekly Log : แบ่งบันทึกเป็นรายวัน หรือรายสัปดาห์
.
#เคล็ดลับความสำเร็จสำหรับคนทำงาน
#เทคนิคสร้างธุรกิจ #สุดยอดนักขาย
#การเอาชนะใจลูกค้า
#EQtraining #EQGroup
โฆษณา