รวมฮิตค่าใช้จ่ายที่มักลืมบันทึกบัญชี
การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เป็นสิ่งที่นักบัญชีต้องทำเป็นประจำทุกสิ้นเดือนหรือสิ้นปี แต่เชื่อมั้ยคะว่าบัญชีนี้นักบัญชีชอบลืมบันทึกอยู่บ่อยๆ ยิ่งถ้าเป็นช่วงปิดงบการเงินโค้งสุดท้ายแล้วล่ะก็ ลืมบันทึกก็ยิ่งเสียเวลา ต้อนย้อนกลับไปแก้ไข งานที่คิดว่าจะเสร็จดั๊นไม่เสร็จซะงั้น
ในวันนี้ เราจะมาเรียนรู้เรื่องค่าใช้จ่ายค้างจ่าย วิธีบันทึกบัญชี และเคล็ดลับแก้ไขปัญหาลืมบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านี้ เพื่อลดเวลาการทำงานกันค่ะ
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายคืออะไร ต่างกับค่าใช้จ่ายหรือไม่?
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในรอบบัญชี แต่ว่ายังไม่ได้มีการจ่ายเงินออกไป ดังนั้น ในทางบัญชีจึงบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย คู่กับค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เป็นหนี้สินไว้ในงบการเงิน เพื่อให้งบการเงินแสดงยอดค่าใช้จ่ายและหนี้สินในงบอย่างเหมาะสม
ค่าใช้จ่าย (Expenses) คือ การลดลงของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในรอบระยะเวลารายงาน หรือการลดค่าของสินทรัพย์หรือการเพิ่มขึ้นของหนี้สิน ซึ่งส่งผลให้ส่วนของเจ้าของลดลง
นี่คือนิยามตามมาตรฐานรายงานทางการเงินที่อ่านกี่ทีก็งง ขอสรุปง่ายๆ ตามภาษาที่คนทั่วไปเข้าใจ ก็คือ การที่เราใช้ทรัพยากรของกิจการเพื่อให้ได้มาซึ่งประโยชน์ในช่วงเวลานั้น เช่น จ่ายเงินสด (สินทรัพย์) ออกไป เพื่อให้ได้แรงงานในเดือนนั้นๆ จึงมีค่าใช้จ่ายที่เรียกว่า ค่าแรง เกิดขึ้น เป็นต้น
📌 บันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอย่างไร?
วิธีการบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายทำได้ง่ายๆ ดังนี้
Dr. ค่าใช้จ่าย xx
Cr. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (หนี้สิน) xx
ความยากของรายการนี้ไม่ใช่การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายว่าเดบิต เครดิตอย่างไรค่ะ แต่เป็นเรื่องของการรวบรวมค่าใช้จ่ายค้างจ่ายมาให้ครบเพื่อบันทึก รายการเนี่ยสิ
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่มักลืมบ่อย พร้อมวิธีแก้ไข
💵 ค่านายหน้า ค่าคอมมิชชั่น
สาเหตุที่ลืม : จะคำนวณได้เมื่อต้องปิดยอดขายก่อนแล้วเอาไปคำนวณค่าตอบแทน หรือนโยบายที่กำหนดที่กิจการกำหนดจ่าย บางทีฝ่ายที่คำนวณยังไม่ส่งข้อมูลมาให้จนกระทั่งปิดงบการเงินไป ทำให้ลืมบันทึกรายการเหล่านี้
วิธีแก้ไข : ศึกษาเรื่องวิธีการคำนวณค่าตอบแทน แล้วประมาณการล่วงหน้าไว้ เพื่อบันทึกบัญชีให้ตรงเวลา
💴 ค่าส่งเสริมการขาย
สาเหตุที่ลืม : เป็นค่าใช้จ่ายเพื่อทำให้ยอดขายดีขึ้น บางทีลูกค้าเป็นคนคำนวณให้ เช่น ค่า rebate โดยที่เราต้องจ่ายตามยอดขายที่ขายให้ลูกค้านั้นๆ ได้ หากลูกค้าคำนวณช้า ส่งข้อมูลมาให้ช้า เราก็จะพลาดการบันทึกบัญชีนี้ไป
วิธีแก้ไข : ศึกษาเรื่องวิธีการคำนวณค่าตอบแทน แล้วประมาณการล่วงหน้าไว้ เพื่อบันทึกบัญชีให้ตรงเวลาหรือแจ้งลูกค้าไว้ล่วงหน้าว่าค่าใช้จ่ายส่วนนี้รบกวนขอภายในวันที่ xx เพื่อการปิดบัญชี
🚛 ค่าขนส่งสินค้า
สาเหตุที่ลืม : การขนส่งสินค้าเป็นจำนวนมากในแต่ละเดือน ถือว่าการบริการเกิดแล้ว แต่หากบริษัทขนส่งส่งข้อมูลมาช้า อาจทำให้นักบัญชีลืมบันทึกรายจ่ายตัวนี้ไป
วิธีแก้ไข : เช็กรอบการขนส่งเทียบกับจำนวนเงินแต่ละเดือน เพื่อประมาณการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้ก่อน
ค่าบริการทำบัญชี
สาเหตุที่ลืม : หากบริษัทจ้างสำนักงานบัญชีนักบัญชี Freelance ในการคิดค่าดำเนินการ หรือเรียกเก็บเงิน ต้องรอให้นักบัญชีสรุปรายการทำบัญชีของเดือนก่อน อาจจะทำให้ลืมบันทึกบัญชีของค่าบริการในเดือนธันวาคมได้
วิธีแก้ไข : เช็กจำนวนรอบบิลของบัญชีว่ามีครบ 12 เดือนหรือไม่ หากไม่ครบเดือนสุดท้ายต้องให้นักบัญชีประมาณการค่าบริการไว้ให้
🔌 ค่าสาธารณูปโภค ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต
สาเหตุที่ลืม : มีการใช้สาธารณูปโภคประจำเดือนไปแล้ว แต่ว่าไม่ได้รับเอกสารมา
วิธีแก้ไข : เช็กจำนวนรอบบิลของค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภคว่ามีครบ 12 เดือนหรือไม่ หากไม่ครบเดือนสุดท้ายต้องประมาณการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้
📑 ค่าใช้จ่ายอื่นๆ
สาเหตุที่ลืม : พนักงานในบริษัทใช้บริการแล้ว แต่ว่ายังไม่ได้รับเอกสาร บัญชีจึงไม่ทราบและไม่ได้บันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้
เอกสารตกค้างอยู่ที่แผนกอื่น แต่ละแผนกในบริษัทก็มีค่าใช้จ่ายที่ต้องสั่งซื้อกันเอง แล้วเบิกเงินทีหลัง
วิธีแก้ไข : ทำนโยบายให้พนักงานแจ้งรายการที่เปิด PO แล้ว รับบริการหรือได้สิ่งของแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเอกสาร
ทำนโยบายการเบิกจ่ายเงินว่าต้องเบิกภายในระยะเวลากี่วันเพื่อให้ทันการบันทึกบัญชี
นอกจากนี้แล้วในภาพรวมก่อนปิดงบการเงิน Double Check ภาพรวมกันอีกสักนิด โดยนำงบทดลองมาเปรียบเทียบกับปีก่อน วิเคราะห์รายการเพิ่มลด ว่าเกิดจากอะไร ถ้าพบบัญชีที่มีความแตกต่างกันมาก ให้เรียกรายงานบัญชีแยกประเภทมาดูว่าเราได้บันทึกค่าใช้จ่ายครบหรือไม่ มีรายการครบ 12 เดือนหรือเปล่า เพื่อให้มั่นใจว่าปีนี้ไม่ได้หลุดค่าใช้จ่ายไหนอย่างเป็นสาระสำคัญค่ะ
📌 ผลกระทบเมื่อบันทึกค่าใช้จ่ายไม่ครบ
• แสดงงบการเงินไม่ถูกต้อง ค่าใช้จ่ายต่ำไป กำไรสุทธิสูงไป
• จ่ายเงินค่าภาษีสูงไปในปีนี้ และในปีถัดไปไม่สามารถนำมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ เลยต้องจ่ายภาษีสูงไปทั้ง 2 ปี (เพราะผิดรอบระยะเวลา)
• เกิดการทำงานซ้ำซ้อน หลายรอบ
• ถูกประเมินผลการปฏิบัติติงานเพราะแก้ไขหลายรอบ
📌 สรุป
การทำบัญชีจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ในแต่ละปีไม่ใช่เรื่องง่ายเลยค่ะ ถ้าอยากบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายให้ครบ นักบัญชีต้องสวมวิญญาณเป็น "นักทวงเอกสาร" ซึ่งแน่นอนว่าต้องถูกเกลียดโดยแผนกต่างๆ อยู่แล้ว
แต่ที่เราทวงก็เพื่อประโยชน์ของบริษัทและความถูกต้องของงบการเงิน ดังนั้น เราก็ควรหาวิธีการทวงเอกสาร หาตัวเลขมาบันทึกบัญชีให้ครบถ้วนที่สุดค่ะ และนุชหวังว่าเทคนิคที่กล่าวมานี้จะมีประโยชน์สำหรับนักบัญชีไม่มากก็น้อยนะคะ
สำหรับใครที่สนใจปิดงบการเงินบันทึกบัญชีให้ครบถ้วนทันเวลา เราขอแนะนำหลักสูตร CPD นี้ให้เพื่อนๆ ไปเรียนรู้เพิ่มเติมนะคะ : วิธีปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลา
โค้งสุดท้ายปลายปี 2566 นี้อย่าลืมอบรม CPD ให้ครบจบก่อนสิ้นปีนะคะ เพื่อนๆ สามารถเข้าอบรมได้ที่นี่เลย www.cpdacademy.co
อบรมได้ 24 ชั่วโมงแบบง่ายๆ ได้ที่บ้านเลยค่ะ
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
