ประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้แบบอัตโนมัติด้วย OCR Invoice
อ่านบทความฉบับเต็มคลิก : https://bit.ly/3cfQfNq
โดยทั่วไปเกือบทุกธุรกิจได้ใช้ Invoice หรือใบแจ้งหนี้ที่เป็น hard copy ในการทำจ่ายเงินให้กับผู้ขายสินค้า และบริการ โดยทั่วไปแล้วการกระทบยอดในใบแจ้งหนี้นั้นพนักงานที่รับผิดชอบจะต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเรียกดูใบแจ้งหนี้หลายๆใบด้วยตนเอง และจดรายการต่างๆ ลงในบัญชีแยกประเภท แต่กระบวนการนี้สามารถทำให้ดี และมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ ด้วยลดการใช้กระดาษ ลดเวลาในการทำงาน รวมถึงลดขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวล
วันนี้ AI GEN จะพามาทำความรู้จักกับระบบการประมวลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติด้วย OCR Invoice ตัวช่วยสำคัญที่จะยกระดับให้การทำงานของธุรกิจง่าย และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น
OCR Invoice คืออะไร
OCR Invoice หมายถึงกระบวนการของการดึงข้อมูลจาก Invoice ที่อยู่ในรูปแบบเอกสารสแกน หรือไฟล์ PDF และเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ที่คอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้ ซึ่งสามารถแก้ไข และค้นหาในภายหลังได้
วิธีการเปลี่ยน Invoice ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล
กระบวนการแปลงใบแจ้งหนี้ให้เป็นไฟล์ดิจทัลสามารถแบ่งได้เป็น 3 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
1. เปลี่ยนเอกสาร Invoice ให้เป็นไฟล์ดิจิทัล ซึ่งสามารถทำได้ด้วยวิธีดังต่อไปนี้
- ●สแกนเอกสาร Invoice
- ●ถ่ายรูปเอกสาร
2. การดึงข้อมูลจาก Invoice สามารถทำได้โดย
- ●พนักงาน : ให้พนักงานเป็นคนรีวิว โดยพนักงานจะเป็นคนวิเคราะห์รายละเอียดใน Invoice เพื่อดูว่ามีข้อมูลตรงไหนผิดหรือไม่อย่างไร อ่านข้อมูลในเอกสาร และทำการกรอกข้อมูลลงไปในระบบ หรือซอฟต์แวร์ขององค์กรเพื่อเก็บข้อมูลไว้ใช้ในขั้นตอนถัดไป
- ●คอมพิวเตอร์
- Invoice OCR : เพื่อจำแนกข้อความ และตัวเลขที่อยู่ในเอกสาร
การดึงข้อมูล : เมื่อขั้นตอนการทำ OCR เสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนที่สำคัญถัดไปคือระบุว่าข้อความส่วนใดสอดคล้องกับกับฟิลด์ข้อมูลที่ถูกดึงออกมา ว่าฟิลด์นี้เป็นยอดจำนวนเงินรวม วันที่ของใบแจ้งหนี้ หรือผู้ขาย เป็นต้น
- ●การจัดเก็บข้อมูล : เมื่อทำการดึงข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้งานต่อได้
- เก็บข้อมูลในฐานข้อมูลขององค์กร
- Excel sheet
- ระบบ ERP
ทำไมธุรกิจถึงควรเปลี่ยนมาใช้ OCR Invoice
การเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลนั้นมีประโยชน์กับธุรกิจในหลากหลายมิติ ทำให้ธุรกิจสามารถติดตามขั้นตอนการทำงานได้ดียิ่งขึ้น ให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน และลดค่าใช้จ่าย โดยเหตุผลที่ธุรกิจของคุณควรพิจารณานำการประมวลผล Invoice แบบอัตโนมัติมาใช้งานมีดังต่อไปนี้
1. ทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ
การนำเทคโนโลยี OCR และ Deep learning มาใช้งาน ทำให้ธุรกิจสามารถที่จะใช้ไฟล์ Invoice หรือรูปถ่ายใบแจ้งหนี้ในการที่ดึงข้อมูลตาราง ข้อความ และข้อมูลในแต่ละฟิลด์ที่ต้องการออกมาจากใบแจ้งหนี้เหล่านั้น ทำการแก้ไขข้อมูลบางอย่างให้ถูกต้อง และเช็คว่าข้อมูลสินค้าในใบแจ้งหนี้ตรงกับข้อมูลที่ได้อนุมัติไปในระบบแล้วหรือไม่ และสุดท้ายดำเนินการทำจ่ายเมื่อเช็คข้อมูลทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว
ถือเป็นก้าวกระโดดครั้งใหญ่จากสิ่งที่ธุรกิจประกันเคยทำมา แต่ก็สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์กับธุรกิจและลูกค้าเป็นอย่างมาก
2. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ด้วยการทำให้ใบแจ้งหนี้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลทำให้หลายๆ ขั้นตอนทางธุรกิจทำได้รวดเร็ว และไหลลื่นมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ธุรกิจร้านค้าปลีกที่ต้องดีลกับผู้ขายสินค้าหลายๆ เจ้าสำหรับการจัดส่งสินค้า และการดำเนินการเรื่องการจ่ายเงินในทุกๆ สิ้นเดือน ร้านค้าปลีกสามารถประหยัดเวลาจำนวนมากได้โดยใช้ขั้นตอนประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติ
ผู้ขายสินค้าเพียงแค่ทำการอัพโหลดบิล หรือใบแจ้งหนี้ในแอปพลิเคชัน หรือเว็บไซต์ และผู้ขายจะได้รับฟีดแบคโดยทันทีว่าความคมชัดของภาพเอกสารโอเคหรือไม่ รูปภาพมีข้อมูลใน Invoice ครบหรือไม่ หรือเป็นรูปถ่ายใบแจ้งหนี้จริง ไม่ได้เป็นใบแจ้งหนี้ปลอมที่ถูกสร้างขึ้นมา เป็นต้น ซึ่งทำให้ธุรกิจประหยัดเวลาในขั้นตอนนี้ไปได้มาก
3. ลดค่าใช้จ่าย
ธุรกิจค้าปลีกที่เป็นแฟรนไชส์สามารถประหยัดเงินจำนวนมากด้วยขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติโดยการใช้ OCR และ Deep learning จากเดิมที่จะต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้พนักงานที่มีหน้าที่ในการรีวิวถึง 3 คน เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ข้อมูลที่ผิดพลาดลดเหลือเพียงขั้นตอนเดียวเท่านั้นเมื่อใช้ OCR คอมพิวเตอร์สามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่เป็นจำนวนมากได้รวดเร็วกว่าใช้คนทำ
โดยคอมพิวเตอร์สามารถตรวจจับการทุจริต เช็คว่าข้อมูลในใบแจ้งหนี้ครบถ้วนและถูกต้องหรือไม่ รวมไปถึงการกรอกข้อมูลเข้าไปยังสปรดชีท หรือฐานข้อมูลได้แบบอัตโนมัติ จนถึงขั้นตอนสุดท้ายคือการทำเรื่องจ่ายเงิน
4. การจัดเก็บข้อมูลที่ดียิ่งขึ้น
ในกรณีที่เกิดข้อพิพาท ผู้ขายสินค้าสามารถดูข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ได้อัพโหลดลงไปในแอปพลิเคชัน และผลลัพธ์หลังจากที่ระบบ OCR ทำการประมวลผลใบแจ้งหนี้แต่ละใบ โดยอธิบายถึงประเภทของสินค้า ปริมาณ ต้นทุน ภาษี และส่วนลด ในขณะที่ธุรกิจเองที่ได้นำระบบ OCR เพื่อประมวลผล และกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบแบบอัตโนมัติสามารถดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้เหล่านี้มาดูได้ในทุกเวลาเช่นกัน
5. ยกระดับความพึงพอใจของลูกค้า
ในขณะเดียวกันการประมวลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติยังสามารถช่วยธุรกิจยกระดับการให้บริการลูกค้าได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น การจัดส่งสินค้าจากแพลตฟอร์ม E-commerce ไม่ครบตามออเดอร์ที่สั่งไป คุณสามารถติดต่อไปที่แพลตฟอร์ม E-commerce ส่ง Invoice ให้ผู้ให้บริการดู และแจ้งว่าสินค้าชิ้นไหนที่ยังไม่ได้รับตามออเดอร์ที่สั่งไป
หลังจากนั้นผู้ให้บริการ E-commerce จะทำการอ่านใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จโดยอัตโนมัติ และค้นหาข้อมูลว่าสินค้าตัวไหนได้ถูกจัดส่งออกไปจากคลังสินค้าแล้วบ้าง และทำการส่งข้อความหาคุณว่าสินค้าที่ตกหล่นกำลังส่งไปให้คุณตอนนี้ เป็นต้น
6. ลด Ecological footprint
จากการตัวเลขประมาณการค้นพบว่าในบริษัทขนาดกลางจะมีการประมวลผลใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice อยู่ที่ประมาณ 50,000 ใบต่อเดือนซึ่งเทียบกับว่าต้องใช้ต้นไม้ 30 ต้นต่อปีกันเลยทีเดียว และจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ใช้จริงอาจจะเพิ่มขึ้นกว่านี้จากที่มีการทำสำเนาใบแจ้งหนี้เพิ่ม ซึ่งในจำนวนการใช้กระดาษเท่านี้ต้องจำเป็นต้องใช้น้ำสูงถึง 2.5 ล้านลิตรในการผลิตกระดาษเหล่านี้
ในช่วงเวลาดังกล่าว หากธุรกิจนำโปรแกรม OCR มาใช้ในการประมวลผลเอกสารแบบดิจิทัลแทนได้ จะช่วยลดการใช้ทรัพยากรทางธรรมชาติ และรักษาสิ่งแวดล้อมได้มากยิ่งขึ้น
Think AI Think AIGEN
ผู้ที่สนใจเกี่ยวกับการนำ การนำ AI-OCR Invoice ไปใช้งานเพื่อยกระดับขั้นตอนการทำ Data-entry ของธุรกิจสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ AIGEN ได้ที่
· Website : https://bit.ly/3qdWvIR
· Facebook : AI GEN : ไอเจ็น
· Line : @aigen
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
