เทคนิคบริหารเวลา 5 เทคนิคที่ช่วยให้ผมทำงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
เคยรู้สึกไหมว่าเวลาในแต่ละวันดูเหมือนไม่พอให้เราทำทุกอย่างได้ทันตามแผน? ผมเองก็เคยรู้สึกแบบนั้น แต่หลังจากลองใช้เทคนิคต่าง ๆ ในการบริหารเวลา ผมก็พบว่าจริง ๆ แล้วเราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้เวลาได้มากขึ้น ผมเลยอยากมาแชร์ 5 เทคนิคที่ผมลองใช้เองและได้ผลจริง มาเริ่มกันเลย!
1. เทคนิค Pomodoro: จัดเวลาแบบเป็นช่วง ๆ
เทคนิค Pomodoro เป็นวิธีที่ง่ายแต่มีประสิทธิภาพมากในการจัดการเวลาสำหรับการทำงานหรือการเรียนรู้ แทนที่จะพยายามทำงานต่อเนื่องนานหลายชั่วโมง เทคนิคนี้เสนอให้แบ่งเวลาทำงานเป็นช่วงสั้น ๆ เช่น ทำงาน 25 นาทีแล้วพัก 5 นาที วิธีนี้ทำให้สมองของเราไม่รู้สึกเหนื่อยล้าจนเกินไป และยังทำให้เรารู้สึกว่ามีความก้าวหน้าเล็ก ๆ ในแต่ละรอบ
เมื่อผมใช้ Pomodoro ในการทำงาน ผมพบว่าผมสามารถโฟกัสกับงานได้ดีขึ้น ไม่วอกแวกเหมือนก่อน และช่วงเวลาพักก็ช่วยให้ผมรีเฟรชตัวเอง เพื่อพร้อมสำหรับช่วงการทำงานถัดไป
การทำงานในช่วงเวลาสั้น ๆ 25 นาทีเป็นการฝึกสมาธิ เมื่อรู้ว่ามีเวลาจำกัด ทำให้เราต้องโฟกัสมากขึ้น นอกจากนี้การหยุดพัก 5 นาทีก็เป็นการให้สมองพักผ่อน แล้วพอเข้าสู่ช่วงต่อไปก็ยังมีพลังในการทำงานอย่างเต็มที่
2. เทคนิค Eisenhower Matrix: จัดการสิ่งที่สำคัญก่อน
ผมเคยมีงานหลายอย่างในมือ แต่ไม่รู้จะเริ่มต้นตรงไหนก่อนจนกระทั่งได้รู้จักกับ Eisenhower Matrix วิธีนี้ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานให้ชัดเจนขึ้น โดยแบ่งงานเป็น 4 กลุ่ม:
งานที่ทั้งสำคัญและเร่งด่วน: งานนี้ต้องทำทันที เช่น การแก้ไขปัญหาฉุกเฉิน
งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: งานนี้ควรวางแผนและจัดตารางเวลาทำให้เสร็จ เช่น การวางแผนโปรเจกต์ระยะยาว
งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน: งานนี้ถ้าเป็นไปได้ ควรหาคนช่วยหรือมอบหมายให้คนอื่นทำ เช่น การตอบอีเมลทั่วไป
งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน: งานพวกนี้อาจไม่ต้องทำเลย หรือทำเมื่อมีเวลาว่าง เช่น การเช็กโซเชียลมีเดี
การใช้เทคนิคนี้ช่วยให้ผมรู้ว่าอะไรควรทำก่อน-หลัง ทำให้สามารถจัดลำดับความสำคัญได้ดีขึ้น ไม่เสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็น
สิ่งสำคัญของตาราง Eisenhower คือการให้ความสำคัญกับงานที่มีผลระยะยาว ไม่ใช่แค่สิ่งที่ดูเร่งด่วน เพราะบางครั้งงานที่ดูเร่งด่วนอาจไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุดในชีวิต
3. เทคนิคการตั้งเป้าหมาย SMART: ทำให้เป้าหมายชัดเจนและทำได้
การตั้งเป้าหมายแบบ SMART เป็นเทคนิคที่ผมพบว่ามีประโยชน์มากในการทำให้เป้าหมายที่ตั้งไว้ไม่ใหญ่เกินไปจนทำให้ท้อใจ SMART ย่อมาจาก:
S (Specific): เป้าหมายต้องชัดเจน เช่น แทนที่จะบอกว่า “จะเรียนภาษาอังกฤษ” ให้เปลี่ยนเป็น “จะเรียนคำศัพท์ภาษาอังกฤษ 20 คำต่อวัน”
M (Measurable): ต้องวัดผลได้ เช่น การจำคำศัพท์หรือทำข้อสอบแล้วสามารถวัดคะแนนได้
A (Achievable): ต้องเป็นเป้าหมายที่สามารถทำได้จริง ไม่เกินกำลัง
R (Relevant): เป้าหมายควรสอดคล้องกับสิ่งที่เราต้องการหรือชีวิตจริง
T (Time-bound): กำหนดเวลาที่จะทำให้สำเร็จ เช่น ภายใน 3 เดือน
การตั้งเป้าหมายแบบ SMART ทำให้ผมรู้ว่าผมต้องทำอะไรบ้าง และผมจะรู้สึกมีกำลังใจเมื่อสามารถบรรลุเป้าหมายย่อย ๆ ได้ในระยะเวลาที่กำหนด SMART ทำให้เป้าหมายของเราชัดเจนขึ้น และช่วยให้เราติดตามความก้าวหน้าได้ง่าย ทำให้เรารู้สึกว่ากำลังคืบหน้าไปในทางที่ถูกต้อง
4. เทคนิค Time Blocking: จัดเวลาลงปฏิทิน
เทคนิค Time Blocking เป็นการกำหนดเวลาในแต่ละวันหรือสัปดาห์ลงในปฏิทิน เพื่อให้แต่ละช่วงเวลามีเป้าหมายที่ชัดเจนว่าจะทำอะไรบ้าง ผมลองใช้วิธีนี้ในการจัดตารางการทำงาน เช่น ตอนเช้าผมจะให้เวลาตัวเองโฟกัสกับงานที่สำคัญ ตอนบ่ายจะเป็นช่วงประชุม และช่วงเย็นจะทบทวนงานที่ทำในวันนั้น
สิ่งที่ผมชอบเกี่ยวกับเทคนิคนี้คือมันช่วยป้องกันไม่ให้ผมทำหลายอย่างพร้อมกัน ผมสามารถโฟกัสกับสิ่งที่ต้องทำในแต่ละช่วงเวลา ทำให้ผมจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การบล็อกเวลาลงในปฏิทินช่วยให้เราเห็นภาพรวมของวัน ทำให้เรารู้ว่าจะใช้เวลาสำหรับกิจกรรมต่าง ๆ อย่างไร และช่วยลดการทำงานแบบ “หลายอย่างพร้อมกัน” ซึ่งบางครั้งอาจลดประสิทธิภาพของงานลง
5. เทคนิค Two-Minute Rule: งานเล็กน้อยอย่าเก็บไว้
หลายครั้งผมพบว่าผมผลัดงานเล็ก ๆ ที่ใช้เวลาไม่นานออกไป จนมันสะสมกลายเป็นงานที่ทำให้เครียด เทคนิคนี้แนะนำว่าถ้างานไหนใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที ให้ทำมันเลยทันที เช่น การตอบอีเมลสั้น ๆ หรือการเก็บโต๊ะทำงาน การทำสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ในทันทีช่วยลดงานที่ค้างไว้ และทำให้เราไม่ต้องมานั่งเครียดกับงานเล็ก ๆ ที่สะสมอยู่ งานที่ใช้เวลาสั้น ๆ ถ้าทำเสร็จทันทีจะช่วยเพิ่มความรู้สึกว่าสิ่งต่าง ๆ ในชีวิตเรียบร้อยขึ้น ทำให้เรามีพื้นที่สมองสำหรับงานที่สำคัญและใหญ่กว่า
การบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องยากหากเราเข้าใจวิธีการและรู้จักเลือกใช้เทคนิคที่เหมาะสม ผมเองลองใช้เทคนิคเหล่านี้และพบว่ามันช่วยให้ชีวิตประจำวันมีระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองนำไปปรับใช้กับชีวิตของเธอดู แล้วเธออาจจะพบว่ามันช่วยเปลี่ยนแปลงการใช้เวลาในแต่ละวันของเธอได้อย่างมาก!
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
