ทำไม Project Management ถึงไม่สามารถใช้ JIRA ในการ Track ทุกอย่างได้?
เรื่องนี้ เป็นเรื่องที่ผมอยากเขียนมาสักพักแล้วครับ จากที่ได้มีโอกาสได้ทำงานในบริษัท software house แห่งหนึ่งที่ scale อาจจะยังไม่ใหญ่มาก ซึ่งโดยธรรมชาติของที่นี่ ทุกสิ่งที่อย่างที่เกี่ยวของกับ project ต้องทำและ track ใน JIRA ทั้งหมด ซึ่งนั่นทำให้พวกเค้าพลาดในหลายๆเรื่องที่ไม่สามารถ track บน JIRA ได้ครับ
JIRA เป็นหนึ่งในเครื่องมือยอดนิยมของคนทำงานสาย IT โดยเฉพาะ Software Development, DevOps หรือแม้แต่ Project Manager หลายคนเองก็ใช้งาน JIRA เป็นระบบหลักในการติดตาม Task, Bug, หรือ User Story
แต่สำหรับคนที่ทำงานในมุมของ Project Management โดยเฉพาะโปรเจกต์ใหญ่ ๆ ที่มีหลาย Stakeholder, มีหลายทีมงานข้ามแผนก หรือมี Vendor ภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้อง… หลายครั้งเรากลับพบว่า JIRA ไม่สามารถตอบโจทย์การติดตามทั้งหมดของโปรเจกต์ได้
แล้วมันเกิดจากอะไร?
1. JIRA ถูกออกแบบมาเพื่อ Track งานของทีม Development เป็นหลัก
หลายองค์กรใช้ JIRA เฉพาะกับทีม Developer หรือ QA เท่านั้น ในขณะที่งานที่ PM ต้องดู เช่น การประสานงานกับ Vendor, การรอ Approve เอกสาร, การจัดการ Budget หรือ Timeline ใหญ่ ๆ มักจะอยู่นอก JIRA ทั้งหมด
2. หลายกิจกรรมของโปรเจกต์ไม่มี Task อยู่ใน JIRA
งานอย่างเช่น:
- การส่ง SOW, MSA, หรือเอกสารให้ฝ่ายกฎหมาย
- การรอการอนุมัติจากผู้บริหาร
- การจัดประชุมกับหลายแผนก
- การสรุปผลการประชุมหรือรายงานสถานะ
ทั้งหมดนี้มักจะต้อง Track ผ่าน Excel, Email, หรือ PowerPoint กันเอง
3. Vendor หรือทีมภายนอกบางกลุ่มไม่ได้ใช้ JIRA
การจะให้ Vendor ทุกรายเข้าร่วม JIRA หรือ Update Task ผ่านระบบเดียวกัน อาจทำไม่ได้จริงเสมอไป บางที่ยังต้องใช้ Excel, SharePoint หรือ Google Sheet ร่วมด้วย
4. JIRA มักไม่สะท้อนภาพรวมระดับผู้บริหาร
แม้จะมี Dashboard หรือ Report แต่การจะรวม Task หลายร้อยรายการให้กลายเป็นภาพใหญ่ระดับ Steering Committee หรือ Board Review มักต้องใช้ Slide หรือ Summary Report นอกระบบ
แล้วเราควรทำยังไงดี?
ในมุมของ Project Manager การใช้ JIRA ยังจำเป็นและมีประโยชน์มาก แต่เราต้องยอมรับว่า "ไม่มีเครื่องมือไหนที่สามารถใช้ได้ครบทุกมิติของโปรเจกต์"
สิ่งที่ PM ควรทำคือ:
แยกแยะว่า “งานไหน Track ใน JIRA ได้” และ “งานไหนควร Track ข้างนอก”
สร้าง Hybrid Tracking System เช่น ใช้ JIRA + Excel Summary หรือ Dashboard รายเดือน
วาง Governance ที่ชัดเจน เช่น Task ที่เกี่ยวกับการพัฒนาให้ใส่ใน JIRA เสมอ ส่วน Task ภายนอกต้องอัปเดตใน Weekly Report
สรุป
JIRA เป็นเครื่องมือที่ดี แต่ไม่ใช่คำตอบทั้งหมดของ Project Management โดยเฉพาะในองค์กรที่มีความซับซ้อน มีหลายทีม หรือมีหลายระบบงานที่เกี่ยวข้อง
สุดท้ายแล้ว ความสำเร็จของโปรเจกต์ไม่ได้ขึ้นอยู่แค่เครื่องมือ แต่ขึ้นอยู่กับ "วิธีการจัดการและการสื่อสาร" ของทีม Project Manager ต่างหาก
หากคุณเคยเจอสถานการณ์แบบนี้เหมือนกัน หรือมีเครื่องมืออื่นที่ใช้งานร่วมกับ JIRA ได้อย่างเวิร์ก ลองมาแชร์กันได้นะครับ
- 5
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
