Overmeeting Syndrome / ประชุมบ่อย .. แต่ทำไม งานไม่เดินสักที ?
ปัญหาเงียบที่กัดกร่อนองค์กรโดยไม่รู้ตัว หลายคนเลี่ยงที่จะพูดถึงมัน แต่ไม่พูดไม่ได้ เพราะหลายองค์กรติดกับดักวัฒนธรรมของการประชุม ชนิดที่เรียกว่าหนักหนาสาหัส แถมไม่รู้ตัว
เรื่องจริงที่สะท้อนคือ
การประชุมมากขึ้น .. แต่ผลงานน้อยลง
การประชุมถี่ขึ้น .. แต่ไม่มีอะไรใหม่พัฒนาขึ้นมาเลย
เรากำลังใช้ 'เวลาอันมีค่า' ไปกับ 'บทสนทนาที่ไร้น้ำหนัก'
บทความนี้เขียนขึ้นมาเพียงเพื่อชวนคิดว่า จริงไหมที่การประชุมกลายเป็นข้ออ้าง เป็นเรื่องของพิธีกรรม .. มากกว่าการลงมือทำ
องค์กรหลายแห่งไม่ได้ล้มเหลวเพราะขาดความรู้ แต่ล้มเหลวเพราะ 'การตัดสินใจที่เชื่องช้า' และหนึ่งในสาเหตุที่การตัดสินใจช้าก็คือ เรื่องที่ประชุมซ้ำแล้วซ้ำเล่า แต่ก็ยังไม่ได้คำตอบสักที
มีบทวิเคราะห์ชื่อ 'Stop the Meeting Mandness' ตีพิมพ์ใน Harvard Business Review ปี 2017 เป็นการสำรวจพนักงานกว่า 182 คนในองค์กรระดับใหญ่พบว่า
- 65% ของผู้จัดการบอกว่า 'การประชุม' รบกวนเวลาทำงานจริง
- 71% เห็นว่าประชุมไร้ประสิทธิภาพ
- 64% บอกว่า 'การประชุม' ขัดขวางการคิดวิเคราะห์เชิงลึก
การศึกษานี้ชี้ชัดว่า การประชุมที่ไม่มีวัตถุประสงค์ชัดเจน มักกลายเป็นกับดักทางวัฒนธรรมที่ทำให้คนในองค์กรรู้สึกว่าต้องเข้าร่วมเพื่อ 'แสดงตัว' มากกว่าเพื่อ 'สร้างคุณค่า' ยิ่งคนเข้าร่วมมากเท่าไร การตัดสินใจกลับช้าลง
ความรับผิดชอบกระจายไม่ทั่วถึง และเวลาอันมีค่าของการทำงานจริง กลับถูกกลืนไปกับบทสนทนาที่ยืดเยื้อ
ส่วนใหญ่เห็นตรงกันว่า เป็นการประชุมเพื่อวางแผน ประชุมเพื่อติดตามแผน และประชุมเพื่อสะท้อนผลการประชุมก่อนหน้า .. แต่ไม่มีใครลุกไป 'สร้างผลงานจริง'
เหมือนแผนการบินที่สวยงาม แต่ไม่มีใครไปบินจริง
ก่อนอื่น ต้องยอมรับกันก่อนว่า Activity ≠ Productivity นี่คือความสับสนของความขยัน
'ทำงานหนัก' ไม่เท่ากับ 'ทำงานได้ผล' เสมอไป
แต่หลายองค์กร โดยเฉพาะหน่วยงานราชการและสถาบันการศึกษาบางแห่ง ให้ความสำคัญกับ 'การประชุม' กลายเป็นสัญลักษณ์ของความรับผิดชอบ
มีประชุม = ขยัน
มีรายงานประชุม = มีหลักฐาน = มีเบี้ยประชุม
มี PowerPoint = ดูจริงจัง
แต่คำถามคือ
แล้วมี 'ผลงานจริง' กันหรือเปล่า?
เจฟฟ์ เบโซส์ (Jeff Bezos) ผู้ก่อตั้ง Amazon ได้ตั้งกฎ Two Pizza Rule หรือกฎพิซซ่าสองถาด เป็นกฎง่ายๆที่อธิบายว่า เขาจะไม่จัดประชุมอะไรทั้งนั้น หากพิซซ่าสองถาดไม่สามารถเลี้ยงคนที่มาประชุมทั้งหมดให้อิ่มได้
นัยคือ .. ไม่จัดประชุมพร่ำเพรื่อ และการประชุมทุกครั้ง ให้มีคนเข้าร่วมน้อยที่สุด ไม่ควรเกิน 8 - 10 คน เอาเฉพาะคีย์แมนที่มีอำนาจการตัดสินใจเท่านั้น
Google เองยังออกนโยบายประชุมไม่เกิน 10 คน และทุกการประชุมต้องมี 'Owner' ที่มีสิทธิในการตัดสินใจ
คนประเภททำงานจริง ไม่ควรถูกดูดพลังไปจากการ 'นั่งฟัง' ตลอดวัน .. คนทำงานจริงจะต่างกับคนประเภท 'เจ้าพ่อไอเดีย' คือมีไอเดียเยอะ แต่ไม่ลงมือทำ
หลายองค์กรประชุมกันเป็นสิบรอบ
เพื่อพูดเรื่องเดิมๆ ซ้ำๆ ซึ่งก็ยังตัดสินใจอะไรไม่ได้ เข้าทำนองที่เรียกว่า Fast Talk, Slow Decisions .. ทำไมประชุมกันแล้ว ไม่ไปถึงไหนกันสักที?
เพราะไม่มีใครกล้า take responsibility
เพราะทุกคนรอฟัง 'คนข้างบน'
เพราะคำตอบที่ง่ายที่สุดก็คือ 'ขอไปปรึกษาก่อน'
สุดท้าย ความเยอะในการพูด ไม่เท่ากับ ความเร็วในการเคลื่อนไหวหรือ 'ลงมือทำ'
องค์กรที่มีคุณภาพไม่จำเป็นต้องประชุมเยอะ
แต่ต้องรู้ว่า เมื่อไหร่ควรประชุม และเพื่ออะไร
แคล นิวพอร์ต (Cal Newport) ศาสตราจารย์มหาวิทยาลัย Georgetown สหรัฐฯ ผู้เขียนหนังสือชื่อ Deep Work (การทำงานเชิงลึก) ชี้ว่า สมองมนุษย์ต้องการ 'เวลาที่สงบ' เพื่อสร้างผลงานที่มีคุณภาพ ในขณะที่การประชุมทั้งวันทั้งคืน กลับผลักให้สมองอยู่ในโหมด 'ตอบสนอง' ตลอดเวลา ส่งผลให้ต้อง
- คอยแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
- รับฟังความเห็นที่ยังไม่ตกผลึก
- ทำรายงานให้จบไปวันๆ .. หลังจากนั้นจะเกิดงานหมก งานดอง อีนุงตุงนังไปเรื่อย
สุดท้ายจึงไม่ได้ผลิตงานเชิงลึก (Deep Work) ที่สามารถเปลี่ยนแปลงอะไรได้จริงจังเลย
บางบริษัทระดับโลก เช่น Asana, Shopify, Facebook จึงเริ่มใช้แนวคิด 'No Meeting Day' หรือ วันที่ทุกคนห้ามประชุม
เพื่อให้พนักงานสนใจแต่เรื่อง 'คิด - ทำ - สร้าง' เพื่อผลิตงานจริงๆ
องค์กรด้านการบินบางแห่งมีนักบินคุณภาพที่มีไฟ มีศักยภาพ แต่กลับเอาพวกเขามานั่งทำงานฝ่ายสนับสนุน ต้องเสียเวลานั่งประชุม 3 วันต่อสัปดาห์ แถมต้องไปบินด้วย
กลุ่มคนที่ควรอยู่หน้างาน ไปลุยบนท้องฟ้า
กลับต้องมานั่งเขียน Memo ทำเอกสาร อ่านระเบียบที่ไม่ได้เกี่ยวข้องอะไรกับการบินเลย
ทำให้เหล่านักบินในองค์กรแบบนี้เข้าสู่ภาวะ Cognitive Overload หมายถึง ภาวะที่สมองได้รับข้อมูลเยอะ มีภาระงานทางจิตมากเกินกว่าที่จะประมวลผลได้ โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่จำเป็นต้องพึ่งสมองเยอะเป็นพิเศษ อย่างเช่นช่วงเวลาที่ต้องอยู่บนท้องฟ้า
นักบินคุณภาพเลยกลายเป็นเพียงสโลแกนบนป้ายโฆษณา นี่คือเรื่องจริงที่มีการรายงานกันมาแล้ว
สถาบันวิจัยเชิงนโยบาย (RAND Corporation) โดยกองทัพอากาศสหรัฐฯ ได้เคยเขียนบทวิเคราะห์ในเอกสาร The peacetime Tempo of Air Mobility Operations ปี 2005 ระบุว่านักบินถูกเรียกประชุมบ่อย กระทบเรื่องการเตรียมตัวบิน พวกเขาเรียกมันว่า 'Meeting Fatigue' บางฝูงบินมีการรายงานเรื่อง 'Administrative Overload'
ฉะนั้น การประชุมควรเป็นเครื่องมือที่จะนำมาใช้ยามจำเป็นมากกว่า ในขณะที่หลายองค์กรใช้การประชุมเป็นเครื่องมือของ
- ที่หลบพักการตัดสินใจ
- ที่ผลักภาระให้คนอื่น
- ที่เล่นเกมอำนาจทางวาทกรรม
“ใครพูดได้ลึก ใครพูดได้นานกว่ากัน”
“ใครดูยุ่งที่สุด คนนั้นดูสำคัญที่สุด”
“ใครใช้คำศัพท์แสงเยอะที่สุด คนนั้นดูปราดเปรื่องมากที่สุด”
แต่แทบไม่มีใครถามว่า “แล้วเราจะทำอะไรกันต่อ?” และเอกสารหลังการประชุมกับการติดตามเรื่องที่ผุดขึ้นมาในที่ประชุมมากมายก่ายกอง .. ใครสานต่อ
ยาน คุม (Jan Koum) ผู้สร้าง WhatsApp บอกว่า “No Ads. No Games. No Gimmicks.”
ความหมายคือ ทุก feature ที่ไม่ช่วยให้ 'ส่งข้อความ' ดีขึ้น เขาตัดทิ้งหมด
หากอยากได้นวัตกรรมใหม่ๆ อยากสร้างผลิตภัณฑ์ที่เป็นรูปธรรมชัดเจน อยากทำกำไรได้มากขึ้น อยากให้พนักงานทำงานแบบหน้าที่ใครหน้าที่มันได้จริงจังมากขึ้น .. องค์กรที่ติดกับดักการประชุมควรกล้าย้อนมองดูตัวเองและถามตัวเองว่า
- ถ้าตัดการประชุมนี้ออก จะเกิดอะไรขึ้น?
- ถ้าไม่ต้องจัดการประชุมนี้ จะปลดล็อกงานอะไรได้บ้าง?
- ถ้าให้คนไปทำงานแทนการมานั่งฟังกันเกลื่อนไปหมด จะเกิดประโยชน์มากกว่านี้ไหม?
บางครั้ง 'การตัดทิ้ง' คือศิลปะแห่งความกล้า
ไม่ใช่การลดเวลา แต่เพิ่มพื้นที่ให้ทำผลงาน
องค์กรที่พัฒนาเร็วที่สุด
ไม่ใช่องค์กรที่ประชุมดีที่สุด
แต่คือองค์กรที่ 'ตัดสินใจได้ชัด' 'จัดโครงสร้าง' และ 'วางระบบเป็น'
การลดจำนวนประชุม ไม่ใช่การลดการมีส่วนร่วม แต่คือการเพิ่มเวลาสำหรับ 'การลงมือทำ'
บางครั้ง แค่ไม่ประชุม องค์กรกลับเดินหน้าได้ไวขึ้นกว่าเดิม .. งานคุณภาพไม่ได้เกิดจากการประชุมที่บ่อย แต่เป็นผลพวงจาก 'โครงสร้าง' และ 'การวางระบบ' ที่ชัดเจน ซึ่งทำให้ทุกคนในองค์กรเคลื่อนไหวได้เอง
เวลาไม่ใช่ของฟรี และการประชุมไม่ใช่งาน (การจัดการอบรมแบบสร้างภาพก็ด้วย)
องค์กรที่ดีต้องไม่ให้ 'งานจริง' ถูกเบียดออกด้วยภาพลวงตาของกิจกรรมและความยุ่งเหยิงปลอมๆ
....
#HoveringInspirations
#Overmeeting
#พัฒนาองค์กร
#วัฒนธรรมองค์กร
....
ติดตามอ่านบทความอื่นๆได้ที่ Facebook Page : Hovering Inspirations
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
