Blockdit Logo (Mobile)
CPD Academy
•
11 ก.ย. เวลา 02:00 • ธุรกิจ

🔐 วิธีล็อกไฟล์ Word และ Excel เพื่อความปลอดภัยของงานบัญชี 🔐

วันนี้อยากชวนนักบัญชีทุกคนมาเรียนรู้ วิธีล็อกไฟล์ Word และ Excel เพื่อให้มั่นใจว่าไฟล์ที่คุณนั่งปั่นมาทั้งวันจะไม่ถูกใครมาแก้ไขหรือแอบเปิดดูโดยไม่ได้รับอนุญาต
📌 เหตุผลที่ควรล็อกไฟล์ Word และ Excel
1. ป้องกันการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ: เพื่อนร่วมงานอาจเปิดไฟล์แล้วเผลอพิมพ์ทับข้อมูลเดิมโดยไม่ได้ตั้งใจ
2. ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ: ข้อมูลลูกค้า รายละเอียดทางภาษี หรือแม้แต่ใบแจ้งหนี้ เป็นเรื่องที่ควรเก็บเป็นความลับ
3. ช่วยตรวจสอบย้อนกลับได้ง่าย: ถ้าไฟล์ถูกล็อกไว้ แล้วมีการเปลี่ยนแปลง ก็จะรู้ว่าใครเป็นคนแก้และแก้อะไรบ้าง (ถ้าใช้ควบคู่กับระบบ version control เช่น OneDrive หรือ SharePoint ด้วยยิ่งดี)
📌 วิธีล็อกไฟล์ Word
เปิดไฟล์ Word ที่ต้องการล็อก
1. ไปที่ File > Info
2. คลิก Protect Document (ป้องกันเอกสาร)
3. เลือก Encrypt with Password (เข้ารหัสด้วยรหัส)
4. ใส่รหัสผ่าน แล้วกด OK
ข้อควรระวัง: หากลืมรหัสผ่าน จะไม่สามารถเปิดไฟล์ได้อีกเลยนะคะ อย่าลืมจดหรือใช้ password manager เก็บไว้ด้วยค่ะ เวอร์ชันของ Word อาจแตกต่างกันเล็กน้อย (คำสั่งอาจใช้ชื่อไม่เหมือนกันในภาษาไทย/อังกฤษ)
📌 วิธีล็อกไฟล์ Excel
เปิดไฟล์ Excel ที่ต้องการ
1. ไปที่ File > Info
2. คลิก Protect Workbook
3. เลือก Encrypt with Password
4. ใส่รหัสผ่าน แล้วกด OK
ใน Excel ยังมีลูกเล่นมากกว่า Word เช่น การล็อกเฉพาะบางชีต หรือการซ่อนสูตร เพื่อป้องกันไม่ให้ใครมาแอบดู logic การคำนวณที่เราอุตส่าห์เขียนไว้ แต่ทั้งนี้ อย่าลืมจดรหัสเก็บเอาไว้ด้วยนะคะ ลืมรหัสเมื่อไหร่จะเปิดไฟล์ไม่ได้ค่ะ
📌 วิธีปลดล็อกไฟล์ Word
เปิดไฟล์ Word ที่ต้องการ
1. ป้อนรหัสผ่านเพื่อเปิดเอกสาร
2. ไปที่เมนู File > Info
3. คลิก Protect Document
4. เลือก Encrypt with Password
5. ลบรหัสผ่านออกจากช่อง แล้วกด OK
6. บันทึกไฟล์ใหม่
📌วิธีปลดล็อกไฟล์ Excel: กรณีล็อกทั้งไฟล์ (File Encryption)
1. เปิดไฟล์ Excel แล้วป้อนรหัสผ่านเพื่อเข้าใช้งาน
2. ไปที่เมนู File > Info
3. คลิก Protect Workbook
4. เลือก Encrypt with Password
5. ลบรหัสผ่านออกจากช่อง แล้วกด OK
6. บันทึกไฟล์ใหม่
โลกของบัญชีเป็นโลกที่ละเอียดอ่อน ทุกตัวเลขมีความหมาย และทุกไฟล์คือหลักฐานสำคัญ เพราะงั้นอย่ามองข้ามเรื่องการรักษาความปลอดภัยของไฟล์เด็ดขาดเลยนะคะ
วิธีล็อกไฟล์ Word และ Excel อาจดูเป็นเรื่องเล็ก ๆ แต่ช่วยป้องกันปัญหาใหญ่ในอนาคตได้สบายมากค่ะ ถ้ายังไม่เคยตั้งรหัสผ่านในเอกสาร ลองทำดูนะคะ แล้วจะรู้ว่า… ความอุ่นใจมันเริ่มต้นได้ง่ายกว่าที่คิด
อบรม CPD ออนไลน์ เก็บชั่วโมงกับเราได้ที่ www.cpdacademy.co ทุกคอร์สได้รับการอนุมัติจากสภาวิชาชีพบัญชีเพื่อเก็บชั่วโมง CPD อบรมได้ตลอด 24 ชั่วโมง
สอบถามเพิ่มเติมทักแอดมินเลย
https://page.line.me/ctl1800l?openQrModal=true
โฆษณา