อย่าติดกับดักความเคยชินที่กินเวลาและพลังงาน
ลอง 3 เทคนิคจัดการงานยังไง เมื่อการมอบหมายงานไม่ใช่ทางออก
งานล้นจนส่งต่อไม่ได้ แต่ทำเองก็ไม่ไหว
หัวหน้าต้องจัดการยังไงไม่ให้จมกองงานไปซะก่อน?
ภาวะงานล้นมือคือเรื่องที่หัวหน้าหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ปัญหาที่ตามมาคือ ไม่ใช่ว่าไม่มอบหมายงาน แต่บางงานก็ส่งต่อไม่ได้ เพราะทีมก็มีภาระงานที่กองอยู่ ดังนั้นสิ่งที่หัวหน้าควรจัดการคือการกลับมาบริหารจัดการงานในมือใหม่ เพื่อไม่ให้ล้นจนเป็นคอขวดของทีม
จากงานวิจัย Anatomy of Work Global Index โดย Asana ชี้ว่า 60% ของคนทำงานกล่าวว่า การไล่ตามอัปเดตงาน และการเข้าประชุมที่ไม่จำเป็น งานพวกนี้มักทำให้พลาดเป้าหมายที่ตั้งไว้ และทำให้เกิดความเครียดสะสม แถมยังลด productivity ของการทำงานตามไปด้วย
ซึ่งโดยเฉลี่ยแล้วต่อปี เราใช้เวลา 103 ชั่วโมงไปกับประชุมไม่จำเป็น 209 ชั่วโมงกับงานเดิมซ้ำ ๆ และ 352 ชั่วโมงในการพูดคุยเรื่องงาน เรื่องนี้ตอกย้ำว่า ‘งานเยอะ’ ไม่ได้เป็นปัญหาแค่เรื่องเดียว แต่ยังรวมถึง ‘งานที่กินเวลา’ มากเกินไปด้วยเช่นกัน
บทความจาก AAPL (American Association for Physician Leadership) กล่าวว่า สถานการณ์นี้เกิดขึ้นหลายครั้ง จากการร่วมงานกับหัวหน้าและทีมหลายร้อยทีม ทั้งงานที่ปรึกษาและโค้ช ซึ่งมี 3 กลยุทธ์สำคัญที่คุณสามารถนำไปปรับใช้เพื่อประเมินใหม่ และปรับรูปแบบงานที่ทำ เพื่อปลดล็อกเวลาและความสามารถที่มีจำกัด
3 เทคนิคจัดการงานในมือยังไงให้มีประสิทธิภาพ โดยที่ไม่ต้องส่งต่อให้ใคร
1. กำหนดหน้าตา และมาตรฐานของคำว่า ‘งานที่ดี’
หลาย ๆ ครั้งเวลาทำงาน ทั้งหัวหน้าและทีมอาจมีความคิดว่างานชิ้นนี้จะต้องดีเลิศ ระดับเทียร์ S แต่ในความเป็นจริงแล้ว เมื่อภาวะงานที่ล้นมือจนทำไม่ทัน การทุ่มกำลังไปกับทุก ๆ งานให้ออกมาดีเกินมาตรฐานของงานนั้น เป็นการใช้พลังงานเกินจำเป็น และอาจสร้างความเครียดให้ทีม ซึ่งทำให้ความคืบหน้าช้าลงไปอีก
ถึงแม้จะบอกว่าไม่จำเป็นต้องทำงานให้ดีถึงระดับเทียร์ S ทุกงาน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าสามารถทำงานส่ง ๆ แบบไม่สนคุณภาพได้ สิ่งสำคัญที่ควรทำ คือการทำงานชิ้นนั้นให้ออกมา ‘พอดีกับวัตถุประสงค์’ ที่สุด ซึ่งเป็นสิ่งที่หัวหน้า และทีมต้องทบทวนให้ดีว่า งานชิ้นนี้ควรใช้ความพยายามแค่ไหน และความพยายามนั้นมันพอดีกับวัตถุประสงค์ของงานหรือยัง และในช่วงเวลาที่งานล้นจนทำไม่ไหวทั้งสองฝ่าย มีกระบวนการไหนที่สามารถลด หรือตัดทอนได้บ้าง
เช่น เมื่อต้องประชุม อาจบอกหัวหน้าว่า “หลังจบประชุมนี้ขอส่งแค่สรุปประเด็นสำคัญใน Note แทนการทำสไลด์ เพื่อให้คอมเมนต์ได้ทันที และทีมจะได้เอาเวลาไปทำงานต่อได้เร็วขึ้น” การตกลงมาตรฐานความ ‘พอดี’ ร่วมกัน จะช่วยประหยัดเวลา และรักษาพลังงานของทีมไว้กับงานที่สำคัญจริง ๆ ได้มากยิ่งขึ้น
2. สำรวจ และกำจัด ‘งานหยุมหยิม’ ที่ชอบกินเวลาออกไป
ถึงแม้จะรู้อยู่แล้วว่าบางงานจะเป็นงานที่ไม่สร้าง impact แถมยังกินเวลา แต่บางครั้งก็อาจลืมไปว่างานที่ทำอยู่ทุกวันเป็นประจำนี่แหละ อาจเป็น ‘งานหยุมหยิม’ ที่กินเวลาเราโดยที่ไม่รู้ตัว เพราะฉะนั้นลองสำรวจให้ดีว่า งานที่ทำอยู่ตอนนี้ใช่งานที่จำเป็นจริง ๆ หรือทำเพราะความเคยชิน
ลองตั้งคำถามว่า อะไรที่สามารถหยุดทำ เปลี่ยนวิธีได้บ้าง หรืออาจใช้หลักการ ‘ประตูสองทาง’ เพื่อตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป แล้วถ้าพบว่ามันยังจำเป็นอยู่ ก็พร้อมจะเอามันกลับมาใหม่ ซึ่งหลักการนี้ทำให้ทีมจะรู้สึกสบายใจ และกล้าที่จะตัดงานออกไป
เช่น อดีต CEO ท่านหนึ่งได้เคยสั่งระงับการส่งรายงานทั้งหมดเป็นเวลา 1 เดือน เพื่อดูว่าข้อมูลไหนจำเป็นจริง ๆ ต่อการทำ และพบว่าสามารถตัดรายงานที่ไม่สำคัญออกไปได้ถึง 40% โดยที่งานไม่เสียหาย การใช้หลักการประตูสองทางเพื่อทดลองตัดงานเหล่านี้ออกไป นอกจากจะช่วยลดภาระงานที่ไม่สร้าง Impact แล้ว ยังช่วยคืนเวลาให้ทีมได้กลับไปโฟกัสกับเป้าหมายที่สำคัญจริง ๆ ได้อีกด้วย
3. หยุดเข้าไปช่วยทุกปัญหา แล้วหันมาโฟกัสเฉพาะช่วงที่สำคัญ
หัวหน้าหลายคนอาจเป็นหัวหน้าประเภทที่พร้อมช่วยทีมเสมอไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาไหน แต่ในความเป็นจริงแล้ว การเข้าไปช่วยทุกปัญหาที่ทีมสงสัยเป็นการทำให้ทีมไม่ได้เรียนรู้และเติบโต เนื่องจากไม่ได้ตัดสินใจด้วยตัวเอง รวมถึงหัวหน้าเองก็เหนื่อยเพิ่ม เพราะเหมือนสุดท้ายก็กลายเป็นคนที่ทำงานซะเอง ดังนั้นต้องเลือกจังหวะในการช่วยเหลือหรือสนับสนุนให้ถูก เพื่อไม่ให้ใช้พลังงานเกินตัว
ยกตัวอย่างจากเคสจริงจาก พาร์ทเนอร์อาวุโสในบริษัทที่เคยลงไปช่วยทุกโปรเจกต์จนงานล้นมือ จนได้ตัดสินใจเปลี่ยนบทบาทมาเข้าร่วมเฉพาะช่วงวางกลยุทธ์ตอนเริ่มต้นและตอนสรุปงาน และจะช่วยเหลือในเรื่องสำคัญที่ทีมขอให้ช่วยเท่านั้น เพื่อให้ทีมได้ฝึกตัดสินใจเอง และลดภาระงานของตัวเองลงไปพร้อมกัน
ในวันที่งานเต็มมือจนถือไม่ไหว และการมอบหมายงานให้ทีมไม่ใช่ทางเลือกที่ทำได้ หัวหน้าก็สามารถสร้างพื้นที่ในการทำงาน ผ่านการประเมินงาน และทำงานให้พอดีกับวัตถุประสงค์ของมัน (Fit-for-purpose), การตัดงานที่ทำจนชินแต่กินเวลาออก และหยุดการเข้าไปช่วยเหลือในทุกปัญหาที่ทีมเจอ เมื่อได้ทำ 3 เรื่องนี้ ก็จะช่วยรับมือกับภาวะงานล้นได้ และยังทำให้หัวหน้าและทีมมีเวลา พลังงานกลับมาทำงานที่สำคัญจริง ๆ ต่อไป
อย่างไรก็ตาม 3 เทคนิคนี้คือวิธีแก้ภาวะงานล้นมือในวันที่คับขันได้ แต่ในระยะยาวแล้วหัวหน้าไม่ควรแบกความกดดันนี้ไว้เพียงลำพัง หากพบว่าปริมาณงานเกินกำลังของตัวเองและทีม การสื่อสารกับผู้บริหารระดับสูงเพื่อขอความช่วยเหลือ หรือการปรับแผนกลยุทธ์ร่วมกัน คือสิ่งที่ต้องทำ เพื่อแก้ปัญหาที่ต้นเหตุ และรักษาแรงใจในการทำงานเพื่อให้ตัวเองและทีมไปต่อได้
เพราะหัวหน้าที่ดี ไม่ใช่คนที่แบกงานทุกอย่างไว้ที่ตัวเอง แต่คือคนที่กล้ากำหนดมาตรฐานงานที่พอดี, ตัดงานที่ไม่จำเป็น และเลือกช่วยเหลือทีมให้ถูกจังหวะ
✍🏻 เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี
ที่มา:
• When You’re Overloaded—and Delegating Isn’t an Option - https://www.physicianleaders.org/articles/when-youre-overloaded-and-delegating-isnt-an-option
• How work about work gets in the way of real work - https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad
- 21
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2026 Blockdit
