Blockdit Logo (Mobile)
O
Office Guru
•
19 ต.ค. เวลา 08:36 • ธุรกิจ

เครื่องปริ้นเตอร์สำหรับออฟฟิศ เลือกยังไงให้คุ้ม ใช้ได้จริง ไม่เสียเงินฟรี

ไม่ว่าจะเป็นออฟฟิศเล็ก ๆ ร้านค้า สตาร์ทอัพ หรือบริษัทใหญ่ เครื่องปริ้นก็ยังเป็นของที่ขาดไม่ได้อยู่ดี ต่อให้ทุกอย่างจะไปอยู่บนคลาวด์หมดแล้ว แต่สัญญา ใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี หรือเอกสารประชุม ยังไงก็ต้องมีสักช่วงที่ต้องกดพิมพ์
ปัญหาที่เจอบ่อยมากคือ หลายคนเลือกเครื่องพิมพ์จากราคาอย่างเดียว ซื้อมาใช้จริงถึงได้รู้ว่าค่าหมึกแพงเว่อร์ พิมพ์ช้าจนหงุดหงิด หรือฟีเจอร์ก็ไม่ตรงกับงานที่ใช้ บทความนี้เลยรวบรวมวิธีเลือกปริ้นเตอร์แบบเข้าใจง่าย อ่านจบแล้วตัดสินใจได้เลย
1. ถามตัวเองก่อนว่า "พิมพ์อะไร แล้วพิมพ์เยอะแค่ไหน"
ก่อนจะไปเทียบรุ่นเทียบยี่ห้อ ลองดูการใช้งานจริงของทีมก่อน มี 3 เรื่องที่ต้องคิด
  • ●
    ปริมาณการพิมพ์ต่อเดือน
  • ●
    ประเภทเอกสาร
  • ●
    จำนวนคนใช้
2. รู้จักเครื่องพิมพ์แต่ละประเภทกันก่อน
1. อิงค์เจ็ท (Inkjet)
พ่นหมึกเป็นหยดเล็ก ๆ ลงบนกระดาษ ข้อดีคือพิมพ์สีสวย เก็บรายละเอียดภาพได้ดี ราคาเครื่องไม่แพง เหมาะกับงานที่ต้องการสีสันหรือพิมพ์ไม่เยอะ แต่ต้องระวังหัวพิมพ์ตัน ถ้าทิ้งเครื่องไว้นานไม่ได้ใช้ และถ้าเป็นรุ่นที่ใช้ตลับหมึกเล็ก ๆ ค่าหมึกต่อแผ่นอาจสูงเอาเรื่อง
2. อิงค์เจ็ทแท็งก์ (Ink Tank)
เครื่องพิมพ์ถังหมึกแบบ ink tank printer มีถังหมึกติดมากับเครื่อง เติมจากขวดได้เลย ไม่ต้องซื้อตลับ ข้อดีคือต้นทุนต่อแผ่นถูกมาก เติมครั้งเดียวพิมพ์ได้เป็นพันแผ่น เหมาะกับออฟฟิศที่พิมพ์บ่อยและอยากประหยัดระยะยาว ราคาเครื่องอาจสูงกว่าอิงค์เจ็ทธรรมดาหน่อย แต่ถ้าพิมพ์สม่ำเสมอ ส่วนต่างตรงนี้คืนทุนเร็วกว่าที่คิด
3. เลเซอร์ (Laser)
ใช้ผงหมึก (Toner) กับระบบความร้อนในการพิมพ์ ข้อดีคือเร็ว ตัวหนังสือคมชัด หมึกไม่เลอะ โดนน้ำก็ไม่ซึม แถมเก็บไว้นานไม่ใช้ก็ไม่เสีย เหมาะกับงานเอกสารเยอะ ๆ ในออฟฟิศ เลเซอร์ขาวดำต้นทุนต่อแผ่นต่ำ และมีรุ่น wifi laser printer ให้สั่งพิมพ์จากมือถือหรือโน้ตบุ๊กได้สะดวก ส่วนเลเซอร์สีเหมาะกับธุรกิจที่อยากได้เอกสารสีสวยสม่ำเสมอ แต่ราคาเครื่องกับผงหมึกจะแพงขึ้นหน่อย
3. อย่ามองแค่ราคาเครื่อง ลองคิด "ต้นทุนต่อแผ่น" ดู
ข้อนี้สำคัญที่สุดเลย เพราะราคาเครื่องปริ้นคือจ่ายครั้งเดียว แต่ค่าหมึกคือจ่ายไปเรื่อย ๆ ตลอดอายุการใช้งาน
วิธีคิดง่าย ๆ เอาราคาตลับหรือขวดหมึกมาหารด้วยจำนวนแผ่นที่พิมพ์ได้ (Page Yield) ที่ผู้ผลิตระบุไว้ เช่น หมึกราคา 1,000 บาท พิมพ์ได้ 2,000 แผ่น ก็ตกแผ่นละประมาณ 0.50 บาท
ลองเอาตัวเลขนี้ไปเทียบระหว่างรุ่นที่สนใจ แล้วคูณด้วยจำนวนแผ่นที่พิมพ์ต่อปี จะเห็นเลยว่าปริ้นเตอร์ราคาถูกตอนซื้ออาจกลายเป็นเครื่องที่แพงที่สุดในระยะยาว
4. เลือกฟีเจอร์ให้ตรงกับงานที่ทำ
มัลติฟังก์ชัน (Print / Scan / Copy / Fax) หรือเครื่องปริ้น all in one ประหยัดทั้งที่และงบ เพราะเครื่องเดียวทำได้ทั้งปริ้น สแกน และถ่ายเอกสาร ใครที่กำลังมองหาเครื่องปริ้นถ่ายเอกสารได้ หรืออยากได้เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กไว้ใช้ในออฟฟิศเล็ก ๆ ตัวนี้ตอบโจทย์ที่สุด ถ้าต้องสแกนทีละหลายหน้า หาแบบที่มีถาดป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF) จะชีวิตดีขึ้นเยอะ ถ้าเน้นสแกนเป็นหลัก ก็มีเครื่องสแกนเอกสารแยกให้เลือกเหมือนกัน
  • 1.
    พิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ (Auto Duplex) ช่วยลดการใช้กระดาษไปได้เกือบครึ่ง ทั้งประหยัดเงินและรักโลกด้วย
  • 2.
    เชื่อมต่อไร้สาย เครื่องพิมพ์ไร้สายแบบ Wi-Fi, Wi-Fi Direct หรือแอปสั่งพิมพ์จากมือถือ ทำให้ทุกคนในทีมสั่งพิมพ์ได้สบาย ไม่ต้องผูกกับคอมเครื่องใดเครื่องหนึ่ง
  • 3.
    ความเร็วในการพิมพ์ (PPM) ถ้าต้องพิมพ์เอกสารหลายสิบหน้าเป็นประจำ ความเร็วที่ต่างกันแค่ไม่กี่แผ่นต่อนาที พอรวมกันทั้งวันก็กินเวลาทีมไปไม่น้อย
  • 4.
    ขนาดเครื่องและความจุถาด อย่าลืมวัดพื้นที่ก่อนซื้อ เพราะขนาดเครื่องปริ้นแต่ละรุ่นต่างกันพอสมควร
5. หมึกแท้ หมึกเทียบเท่า และบริการหลังการขาย
หลายคนลังเลว่าจะใช้หมึกแท้หรือหมึกเทียบเท่าดี หมึกแท้คุณภาพนิ่ง ลดความเสี่ยงที่หัวพิมพ์จะพัง และส่วนใหญ่ยังรักษาการรับประกันของเครื่องไว้ได้ ส่วนหมึกเทียบเท่าราคาถูกกว่า แต่คุณภาพและความเข้ากันได้ก็แล้วแต่แหล่งผลิต ถ้าใช้ในงานที่ต้องพึ่งพาได้ ควรเลือกแหล่งที่เชื่อถือได้และตรวจสอบได้
อีกเรื่องที่คนมักมองข้ามคือ บริการหลังการขาย ทั้งระยะเวลารับประกัน ศูนย์บริการ และความง่ายในการหาอะไหล่หรือหมึก เพราะถ้าเครื่องเสียหรือหมึกหมดกลางงานด่วน การแก้ปัญหาได้เร็วมีค่ากว่าส่วนต่างราคาไม่กี่ร้อยบาทเยอะ
6. งบเท่านี้ ธุรกิจแบบนี้ เลือกแบบไหนดี
  • ●
    ออฟฟิศเล็ก (1–5 คน) เลือกมัลติฟังก์ชันอิงค์เจ็ทแท็งก์ ครบ ค่าหมึกถูก ดูแลไม่ยุ่งยาก
  • ●
    ออฟฟิศกลาง (5–20 คน) เลือกเลเซอร์มัลติฟังก์ชันที่ต่อเครือข่ายได้ พิมพ์เร็ว หลายคนใช้พร้อมกันได้ ต้นทุนต่อแผ่นก็ต่ำ
  • ●
    งานที่ต้องพิมพ์สีเยอะ เช่น เอเจนซี่ ร้านออกแบบ หรือสถานศึกษา เลือกรุ่นที่สีแม่น รองรับกระดาษได้หลายแบบ และถ้าอยากได้สีสม่ำเสมอก็ลองพิจารณาเลเซอร์สี
  • ●
    งานบัญชีและเอกสารปริมาณมาก เลือกเลเซอร์ขาวดำความเร็วสูง พิมพ์สองหน้าอัตโนมัติได้ และมีถาดกระดาษความจุเยอะ
7. ซื้อเครื่องปริ้นที่ไหนดี
ซื้อหน้าร้านหรือสั่งเครื่องปริ้นออนไลน์ก็ได้ แต่มีเกณฑ์ง่าย ๆ ให้เช็ก คือ มีรุ่นให้เทียบหลายแบบ ระบุสเปกชัดเจน เป็นสินค้าประกันศูนย์ และมีหมึกให้ซื้อต่อได้ง่าย ซื้อแบบออนไลน์จะเทียบราคาและรีวิวได้สะดวก ส่วนหน้าร้านก็ได้ลองจับและถามพนักงานได้ทันที
8. เคล็ดลับดูแลปริ้นเตอร์ให้อยู่กับเราไปนาน ๆ
  • ●
    วางเครื่องในที่อากาศถ่ายเท ไม่ชื้น และอย่าให้โดนแดดตรง ๆ
  • ●
    เปิดเครื่องใช้งานอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง โดยเฉพาะอิงค์เจ็ท จะได้ไม่ตัน
  • ●
    ใช้กระดาษดี ๆ ที่ไม่ชื้นไม่ยับ ช่วยลดปัญหากระดาษติดได้เยอะ
  • ●
    หมั่นทำความสะอาดลูกกลิ้งและเช็กระดับหมึกเป็นระยะ
  • ●
    อัปเดตไดรเวอร์กับเฟิร์มแวร์เมื่อมีเวอร์ชันใหม่ออกมา
ซื้อเครื่องปริ้นแพงไปก็ไม่คุ้ม ถูกไปก็ไม่ดี... แล้วเลือกยังไงให้ตอบโจทย์?
เครื่องปริ้นที่ดีไม่ได้แปลว่าต้องถูกที่สุด แต่คือรุ่นที่เหมาะกับปริมาณงาน ประเภทเอกสาร และงบระยะยาวของเรามากที่สุด เริ่มจากดูการใช้งานจริง เลือกประเภทให้ตรงกับงาน คิดต้นทุนต่อแผ่น แล้วค่อยมาดูฟีเจอร์และบริการหลังการขาย
โฆษณา