🕘 5 ทักษะสู่การเป็นผู้ช่วยมือฉมัง : Executive Assistant
ใช่แล้วค่ะ...เราเป็นผู้ช่วยผู้บริหารค่ะ แต่ยังไม่ใช่ผู้ช่วยมือฉมังนะคะ เอาจริงๆ เรียกว่าเป็นมือใหม่ใคร่ตามหาประสบการณ์น่าจะเหมาะสมกว่า
ในบริษัทที่ทำงานอยู่ ณ ตอนนี้ เรามีอายุการทำงาน 10 ปีกว่าๆ ค่ะ ไต่เต้ามาจากตำแหน่งงานเล็กๆ ผ่านงานหลากหลายรูปแบบ จนวันนี้ได้ขึ้นมาเป็นผู้ช่วยผู้บริหารค่ะ พูดตามตรง เราเองรู้สึกภูมิใจในตัวเองอยู่ไม่น้อย ที่ถึงแม้การงานที่ทำอยู่ในปัจจุบันหรือที่ผ่านมาจะไม่เกี่ยวข้องกับสาขาวิชาที่เรียนมาเลย แต่ก็ยังอุตส่าห์ก้าวหน้ามาถึงขั้นนี้ได้ อย่างไรก็ตาม สำหรับตำแหน่งงานที่เรายังไม่เคยสัมผัสหรือคุ้นเคยมาก่อน แล้วต้องมาลงมือทำอย่างจริงจัง มันสร้างความเครียดและความกดดันให้กับเราไม่น้อยเลยค่ะ
เราไม่เคยรู้มาก่อนว่า ตำแหน่งงานผู้ช่วยนี้ มันต้องรับผิดชอบงานอะไรบ้าง เพียงแต่เรารับรู้อยู่ในใจลึกๆ ว่า มันเป็นความรับผิดชอบใหม่ที่ท้าทายเราเหลือเกิน
เราเริ่มออกค้นหา รวมถึงพูดคุยกับคนที่ทำงานในตำแหน่งนี้ ถึงหน้าที่ความรับผิดชอบและคุณสมบัติเฉพาะตัวที่พึงมีสำหรับตำแหน่งงานนี้ และเราก็พบว่า การจะเป็นผู้ช่วยมือฉมังได้ อย่างน้อยต้องมี 5 คุณสมบัติดังต่อไปนี้ค่ะ
1) ความสามารถในการจัดระเบียบ
กล่าวคือ ต้องทำให้แน่ใจว่าคนที่เราต้องดูแลช่วยเหลืออยู่ในที่ ที่ควรอยู่ และในเวลาที่ควรจะเป็น ปฏิบัติตัวดังเช่นผู้ควบคุมสถานีรถไฟ ที่ต้องกระจ่างในตารางเดินรถแต่ละขบวน ควบคุมการสับรางและเฝ้าระวังไม่ให้เกิดการทับซ้อนของเวลา จนทำให้เกิดรถไฟชนกัน
2) สื่อสารได้ดีเยี่ยม
การเป็นผู้สื่อสารที่ยอดเยี่ยม มีความหมายลึกซึ้งกว่าการเป็นผู้ที่มีทักษะการสนทนาตอบโต้ดีเยี่ยม กล่าวคือ ผู้ช่วยที่ดีต้องสามารถสื่อสารได้ดีในทุกสถานการณ์ ไม่ว่าจะยามเผชิญหน้า, ผ่านทางโทรศัพท์, อีเมล์ หรือ ข้อความ สิ่งที่สื่อสารออกไปต้องปะติดปะต่อ ต่อเนื่อง มีประสิทธิภาพและเกิดผลชัดเจน ยิ่งสามารถสื่อสารได้หลากหลายภาษา ยิ่งเป็นผลดีต่ออาชีพนี้
3) รับมือกับงานต่างๆ ในช่วงเวลาเดียวกันได้
ผู้บริหารต่างหวังผลให้เกิดความก้าวหน้าในบริษัท พวกเขาจึงมีงานต่างๆ ที่ต้องรับผิดชอบมากมาย ยิ่งมีมือที่เข้ามาช่วยงานได้มากเท่าไร ก็ยิ่งทำให้บรรลุเป้าหมายได้ไวขึ้น หากผู้ช่วยสามารถทำงานต่างๆ ได้ในคราวเดียวกันและอย่างละเอียด, รอบคอบ ตรงประเด็นแล้วละก็ ก็จะทำให้งานของผู้บริหารคล่องตัวขึ้นนั่นเอง
4) ก้าวทันเทคโนโลยี
การจะเป็นผู้ช่วยมือฉมัง มักหนีไม่พ้นการใช้เครื่องไม้เครื่องมือต่างๆ ที่จำเป็นต่อการทำงานได้อย่างคล่องแคล่ว ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์, คอมพิวเตอร์, แลปท้อป, ไอแพด, แทปเลต, แฟกซ์, โปรแกรมหรือซอฟท์แวร์ต่างๆ และเนื่องจากเทคโนโลยีมีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ฉันใดก็ฉันนั้น ผู้ช่วยก็ต้องฝึกฝนพัฒนาทักษะให้ตอบสนองเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าเหล่านั้นให้ทันอยู่ตลอดเวลาด้วยเช่นกัน
5) ช่วยให้เจ้านายมีภาพลักษณ์ที่ดี
ผู้ช่วย มีอิทธิพลต่อกิจกรรมต่างๆ ที่เจ้านายต้องทำ ในทุกๆ วัน เป็นต้นว่า รับเรื่องจากแผนกต่างๆ รวมถึงบุคคลภายนอก, ติดต่อนัดหมาย หรือ จัดเตรียมการประชุม ดังนั้น ผู้ช่วยจึงต้องแน่ใจว่า เจ้านายมีความพร้อมต่อเรื่องนั้นๆ โดยเฉพาะในเรื่องของข้อมูล และรายงานต่างๆ พึงต้องระลึกอยู่เสมอว่าการทำให้เจ้านายบรรลุยังเป้าหมาย ไม่ใช่การทำให้ตัวเราเองมีภาพลักษณ์ที่ดี หากแต่เป็นเจ้านายต่างหาก
# บันทึก(ไม่)ลับทิ้งท้าย : ยังมีอีกหลายอย่าง และมากมายข้อปฏิบัติหน้าที่ ที่จะทำให้ผู้ช่วยฝึกหัดอย่างเรา กลายเป็นผู้ช่วยมือฉมังในอนาคต แต่ ณ วันนี้ เราขอเริ่มจาก 5 ข้อนี้ก่อน และหากท่านใดมีข้อคิดเห็นเสนอแนะ หรืออยากแบ่งปันประสบการณ์การเป็นผู้ช่วยให้กับเรา เราจะรู้สึกยินดีและขอบคุณเป็นอย่างสูงค่ะ
- 1
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
