The First 90 days | เริ่มต้น 90 วันแรกดี มีชัยไปกว่าครึ่ง
หลังจากขึ้นรับตำแหน่งใหม่ ประธานาธิบดีสหรัฐฯ ทุกท่าน จะมีเวลา 100 วัน เพื่อพิสูจน์ให้ประชาชนทั้งประเทศที่คอยจับตามองได้เห็นว่าพวกเขาลงคะแนนเลือกผู้นำได้ถูกต้องถูกคน
ระยะเวลาแบบเดียวกันนี้ เรามักใช้ในการทำโปรเจ็คสำคัญให้สำเร็จ โดยเวลา 90 วัน หรือ 3 เดือนแรก เป็นเหมือน Magic number ที่พอดิบพอดีกับการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ, เพียงพอที่จะเห็นผลลัพธ์เบื้องต้น, และเป็นเวลาที่ไม่สั้นไม่ยาวเกินไปที่จะทำให้ผู้อื่นที่เกี่ยวข้องยังตื่นเต้นตื่นตัวกับการทำโปรเจ็คสำคัญนั้นๆ
สัปดาห์ที่แล้วผมไปเห็นหนังสือ International Bestseller เล่มหนึ่ง ชื่อว่า The First 90 days ของผู้เขียน Michael D. Watkins ในร้านหนังสือ แล้วทำให้นึกถึง สิ่งที่ผมทำในช่วง 100 วันแรกที่ได้มาร่วมงานกับบริษัทแห่งใหม่เมื่อ 8 เดือนที่แล้ว หัวหน้าและเพื่อนร่วมงานจะทราบดีว่า ผมจะมีไฟล์และพรีเซนต์เทชั่นประจำตัวที่ไว้คอยบันทึกแผนงานรายวัน และสิ่งใหม่ที่ได้เรียนรู้ ที่มีชื่อไฟล์ว่า “100 days Onboarding ~ Listen & Learn”
ตัวอย่างภาพ Gantt chart ที่ Track กิจกรรมในแต่ละวัน ตลอด 90 วันแรก แห่งการฟังและเรียนรู้องค์กรใหม่
ด้วยความสงสัยว่าสิ่งที่เราทำมาจนเป็นนิสัย กับ ทฤษฎีในหนังสือ Bestseller เล่มนี้จะเหมือนหรือต่างกันแค่ไหน เลยตัดสินใจลองซื้อมาอ่าน พบว่าหนังสืออ่านสนุก เข้าใจง่าย ผ่านไปไม่กี่ชั่วโมงผมก็เผลออ่านรวดเดียวจบเล่ม สรุปความได้ว่านิสัยที่เราทำกับทฤษฎีนั้นบังเอิญเหมือนกันอย่างน่าตกใจ จึงอยากนำประสบการณ์และวิธีการมาถ่ายทอดในสไตล์ Rule of Thumb ใช้เองแล้วดีจึงบอกต่อเช่นเคย...
หลักการ The First 90 days นี้ เหมาะกับใครก็ตามที่กำลังอยู่ในช่วงเวลาที่เกิดการเปลี่ยนแปลงสำคัญๆในชีวิต เช่น ย้ายงานใหม่, แผนกใหม่, บริษัทใหม่, อุตสาหกรรมใหม่, ได้เลื่อนตำแหน่ง หรือขยายหน้าที่ความรับผิดชอบ อันนี้โดนผมแทบทุกดอก (555)
จากการสัมภาษณ์ผู้นำระดับสูงกว่า 200 บริษัท พบว่าค่าเฉลี่ยระยะเวลาที่ผู้บริหารใหม่จากข้างนอกจะใช้เวลา 3 เดือนแรก ในการ Transit เก็บข้อมูลความรู้ และ Immerse ปรับตัวเข้ากับองค์กร และจากนั้นจึงจะเริ่มสร้างประโยชน์กลับคืนให้กับองค์กรได้ในอีก 3 เดือนถัดมา รวมแล้วจะแตะจุด Break-even point คุ้มค่ากับการจ้างงานโดยเฉลี่ยภายในระยะเวลา 6.2 เดือน ซึ่งหากวัดจากประสบการณ์ที่เกิดกับผมล่าสุดตัวเลขนี้ถือว่าสมเหตุสมผลมากๆ
ข้อควรระวังในช่วง 90 วันแรก ที่เราต้องคอยย้ำกับตัวเองเสมอ นั่นคือ การรู้ตัว เรื่อง บัว 4 เหล่า ตามคำสอนในพระพุทธศาสนา ซึ่งไปตรงกับหลัก Hierarchy of Competence ของฝรั่งพอดี ทุกครั้งที่เราเป็นคนใหม่ในองค์กรใหม่ต้องพึงระลึกรู้ตัวเสมอว่า เราอาจอยู่ในช่วง Unconscious Incompetence คือเราไม่รู้ตัวว่าเราไม่รู้ “You don’t know, what you don’t know!” ยิ่งคนเก่งๆ มักพกความมั่นใจมาเต็มกระเป๋า ความรู้และประสบการณ์เพียบ พร้อมปล่อยของ มีคำตอบในใจในทุกปัญหา บางครั้งจึงลืมที่จะฟังความเห็นคนรอบตัว ผมจึงเรียกช่วง 90 วันแรกในการ Onboarding ของผมว่า “Listen & Learn” เพื่อเตือนใจตัวเอง
ภาพเปรียบเทียบ Hierachy of Competence กับคำสอนเรื่อง บัว 4 เหล่าในพระพุทธศาสนา
มาดูสิ่งที่ควรทำในช่วงแรกนี้กันบ้าง เริ่มจากการเตรียมตัวและเตรียมใจ
· Unlearn ทิ้งความรู้และประสบการณ์เดิมๆ แบบไม่ยึดติด
· Relearn How to Learn เปิดใจเรียนรู้สิ่งใหม่ โดยเฉพาะผู้คนและวัฒนธรรมองค์กร
· ปรับเป้าหมายและกลยุทธ์ให้เข้ากับสถานการณ์
· หา Early Wins ให้เจอเพื่อสร้างความมั่นใจ
· สร้างทีมงาน และ Rework Your Network ทั้งในและนอกองค์กร
· กำหนด Milestones หลักเขตที่จะบอกว่าเรากำลังถึงจุดไหนในช่วง 90 วันแรก เลือกสิ่งที่จะเรียนรู้ ตรวจสอบตนเองเมื่อจบวันแรก สัปดาห์แรก และเมื่อสิ้นสุดแต่ละเดือน
เดินสายพบปะทีมงานในต่างจังหวัดเพื่อรับฟัง และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงานร่วมกัน
หาสมดุลย์ระหว่างการบริหารธุรกิจ และ การบริหารคน เราควรใช้โอกาสช่วงเริ่มต้นในการ align ความคาดหวังกับหัวหน้าและลูกน้อง บอกหลักการทำงานของเรากับทีมงานให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น เช่น เวลาการทำงาน, เวลาการเข้าประชุม, วิธีการประชุมที่มีประสิทธิภาพ, วิธีการตอบสนองเรื่องด่วนและไม่ด่วน, เครื่องมือที่จะใช้ในการสื่อสารในกรณีต่างๆ เช่น Line group, email, MS team, One-on-one meeting, Drumbeat meeting, หรือการทำ Workshop เป็นต้น, รวมถึงการสร้างความสัมพันธ์นอกเวลาทำงานก็ช่วยให้ หลายต่อหลายครั้งการทำงานสำเร็จลุล่วงไปได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม การวางตัวเป็นแบบอย่างที่ดี เป็น Role model ในช่วงความประทับใจแรกมีความสำคัญมาก เหมือนที่ เชคสเปียร์ส กวีชื่อดังกล่าวไว้ว่า "All the world’s a stage, and all the men and women merely players.” จงทำตัวในแบบที่คุณอยากให้ผู้ชมเห็นคุณบนเวที แต่อย่าทิ้งคุณค่าและความเป็นตัวของตัวเอง
ภาพ Cross-functional teams Workshop ที่จัดขึ้นเพื่อแชร์ข้อมูล, ปรึกษา และรับฟังความคิดเห็นของทีมงาน
การสื่อสารกับ Stakeholder รอบตัวมีความสำคัญอย่างยิ่ง และห้ามละเลยเรื่องนี้เป็นอันขาด เข้าใจสไตล์หัวหน้าและลูกน้อง มีการอัพเดตความเป็นไปอย่างสม่ำเสมอ ไม่สร้างความประหลาดใจ แสดงความเป็นมืออาชีพในการทำงานเช่น การตอบอีเมล์อย่างทันท่วงที การแจ้งปัญหาพร้อมเสนอทางแก้ไข การกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจน "Underpromise and Overdeliver”, ขอความช่วยเหลือตามที่เหมาะสม, มีความรับผิดชอบ, และ Fight the good fight!
การได้รับโอกาสเรียนรู้จากผู้นำระดับโลกอยู่เสมอ
เรียนรู้ให้เร็ว ผมเองโชคดีที่ได้มาอยู่องค์กรที่ดีมาก ที่ยอมลงทุนเวลาของผู้บริหารมากมาย เพื่อช่วย Onboarding ผมแบบ One-on-one ทั้งในประเทศจากระดับหัวหน้า, เพื่อนร่วมงาน, และลูกน้อง ในระดับ Global C-level Leadership Team และ Executive Staffs รวมไปถึง Mentor ผู้มีประสบการณ์ที่บริษัทคัดเลือกมาให้ และที่สำคัญที่สุดคือการได้มีโอกาสเรียนรู้จากพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ ซึ่งผมถือว่าเป็นการลงทุนที่มหาศาลในการให้ความรู้คนหนึ่งคนให้ตั้งไข่ให้ได้เร็วที่สุด ในทุกโอกาส ทุกชั่วโมงของการเรียนรู้ผมจึงตั้งใจเตรียมข้อมูลและคำถามให้มีประโยชน์สูงสุด ซึ่งการตั้งคำถามที่ถูกต้องจึงมีความสำคัญมากโดยหลักการมีดังต่อไปนี้
· คำถามถึงอดีต - ผลประกอบในอดีตดี/ไม่ดี? เกิดจากปัจจัยหรือองค์ประกอบใด? เป้าหมายคืออะไร? ตั้งมาจากอะไร? คู่แข่งคือใคร? สถานการณ์เป็นอย่างไร? เราวัดผลพนักงานอย่างไร? ถ้าไม่ถึงเป้าหมายจะเกิดอะไรขึ้น? องค์กรมีปัญหาอะไรหรือไม่? หากมีปัญหาเกิดจากอะไร? โครงสร้าง, ความสามารถบุคลากร, เทคโนโลยี, วัฒนธรรมองค์กร, หรือ การเมืองภายในองค์กร เป็นต้น? องค์กรมีการเปลี่ยนแปลงมาอย่างไร? อะไรคือตัวผลักดันความเปลี่ยนแปลง?
· คำถามถึงปัจจุบัน - วิสัยทัศน์และยุทธศาสตร์ขององค์กรคืออะไร? เรากำลังเดินตามนั้นหรือไม่? เพราะอะไร? ยุทธศาสตร์ที่ใช้จะนำเราไปถึงเป้าหมายหรือไม่? ใครมี/ไม่มีความสามารถ? ใครไว้ใจได้/ไม่ได้? ใครมี/ไม่มีอิทธิพลในการตัดสินใจ? ระบบปฏิบัติการหลักที่องค์กรใช้คืออะไร? มีประสิทธิภาพดีหรือไม่อย่างไร? ควรระวังเรื่องใดบ้าง? เราควรจะประสบความสำเร็จเรื่องใดได้ก่อนอย่างรวดเร็ว?
· คำถามถึงอนาคต - อะไรคือความท้าทายในอนาคตอันใกล้? มีโอกาสอะไรที่เอื้ออำนวย? เราต้องเตรียมตัวอย่างไร? อะไรคือข้อจำกัดที่จะดึงเราไว้? มีใครหรืออะไรที่จะช่วยเราได้? เราต้องหาหรือพัฒนาความสามารถด้านใดเพื่อรองรับ? วัฒนธรรมองค์กรใดความรักษา, ปรับปรุง หรือ เปลี่ยนแปลง?
ค้นหาโอกาสในการพัฒนาองค์กร และ รากของปัญหาที่ดึงองค์กรไม่ให้เติบโตให้เจอ ผมเองมักใช้ SWOT analysis เป็นเครื่องมือช่วย แต่ทฤษฎีสมัยใหม่ให้ทำแบบกลับหัวเป็น TOWS เพราะโลกเปลี่ยนไปเราต้องคิดแบบ Outside-in คือดูปัจจัยภายนอก Threats กับ Opportunities ก่อน บริษัทที่ประสบความสำเร็จในปัจจุบันเริ่มธุรกิจที่การแก้ Pain Points ของลูกค้า ก่อนที่จะไปดูปัจจัยภายใน Weaknesses กับ Strengths แบบ Inside-out เดิมๆ ที่เคยได้ผลในยุค Marketing 1.0 ที่บริษัทและสินค้าเป็นศูนย์กลาง ในยุค Marketing 5.0 โลกนั้นกลับด้าน เปลี่ยนศูนย์กลางไปอยู่ที่ประสบการณ์ของลูกค้า เราต้องขายในสิ่งที่ลูกค้าอยากได้ อยากใช้บริการ ไม่ใช่ขายในสิ่งที่เราอยากขายแบบในอดีต
เรียนรู้และสัมผัสประสบการณ์จริงของทีมงานและลูกค้าเพื่อนำมาปรับปรุงเปลี่ยนกลยุทธ์ให้เข้ากับสถานการณ์
เมื่อเรามีความพร้อมมากขึ้น เราสามารถเริ่มปรับยุทธศาสตร์การทำงานให้เข้ากับสถานการณ์ที่องค์กรประสบอยู่ โมเดลมีมักใช้กันมีชื่อย่อว่า STARS
• Start-Up - แผนสร้างกลยุทธ์ใหม่
• Turnaround - แผนช่วยให้องค์กรรอดจากวิกฤต
• Accelerated growth - แผนขยายธุรกิจในสิ่งที่เราทำได้ดี
• Realignment - แผนปรับโครงสร้าง ปรับกลยุทธ์ ปรับวิธีทำงาน
• Sustaining success - แผนต่อยอดความสำเร็จของธุรกิจจากอดีตให้ยั่งยืน
โดยเราควรปรับใช้แผนระยะสั้น, กลาง, หรือ ยาว ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างทันท่วงที ซึ่งจะเกิดขึ้นได้ด้วยการผสมผสานที่ลงตัวของการสร้างและพัฒนาทีมงานทึ่มีประสิทธิภาพ, โครงสร้างและระบบการทำงานที่เหมาะสม, และมีพันธมิตรทางธุรกิจที่ดี
หลังจาก 90 วันแรก เราจะเริ่มมีความสามารถตอบแทนคืนความรู้ที่ได้รับ ด้วยการเริ่มนำกลยุทธ์ต่างๆมาใช้เพื่อสร้างความยั่งยืนให้กับองค์กร
หากเราทำผลงานได้ที่ใน 90 วันแรก ตัวตนของเราจะเริ่ม Reshape เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรและวิธีการทำงานอย่างพอดิบพอดี และสุดท้ายทั้งกายและใจจะ Consolidate เป็นเนื้อเดียวกับองค์กรภายในเวลา 1 ปี ถือเป็นการพิสูจน์ว่าเราจะสามารถอยู่กับองค์การนี้ไปได้อย่างประสบความสำเร็จแบบ Lifelong career ได้หากเราต้องการ ขอให้ทุกคนที่อ่านมาถึงจุดนี้มีความสุขกับงานที่เรารักนะครับ
ยิ่งนับวันยิ่งผูกพันความรู้สึกเป็นครอบครัวยิ่งชัดเจนขึ้น
- 22
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
