Train-the-Trainer (T3) | เทรนคนให้สร้างคน
วันนี้ผมได้เข้าร่วมงานอบรมผู้จัดการสาขาจากทั่วประเทศของ บริษัทฯ โดยมีผู้เข้าร่วมกว่าร้อยชีวิต ซึ่งจะจัดยาว 2 วันเต็ม ในการอบรมครั้งนี้ มีทั้งการใช้วิทยากรซึ่งเป็นทีมงาน ผู้บริหารภายใน และอาจารย์รับเชิญจากภายนอกมาเป็นผู้ให้ความรู้
บรรยากาศการอบรมผู้จัดการสาขาที่กล่าวข้างต้น
ด้วยความที่ วิทยากร หรือ ผู้อบรม หรือ Facilitators ในวันนี้มีความหลากหลาย บางท่านไม่เคยอบรมที่ใดมาก่อน บางท่านมีประสบการณ์ในการอบรมมาอย่างโชกโชน และบางท่านเป็นมืออาชีพมีใบประกาศณียบัตรผู้อบรมมาตรฐาน
ด้วยความแตกต่างของวิทยากรในวันนี้ มันทำให้ผมนึกถึงความสำคัญของการสร้างมาตรฐานการอบรมพนักงานในองค์กร ซึ่งการมี Facilitators ที่มีคุณภาพจะช่วยให้การอบรมมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สูงขึ้นเป็นเท่าทวีคูณ คุ้มค่ากับเวลาและค่าใช้จ่ายที่บริษัทฯ ต้องลงทุนในเรื่องการพัฒนาบุคลากรได้อย่างมหาศาล
ตัวผมเองเคยที่ได้รับการอบรมคลาส Train-the-trainer มาก็หลายรอบ จากหลายสถาบันทั้งในและต่างประเทศ จึงอยากใช้โอกาสนี้ถ่ายทอดความรู้ที่อยู่ในความทรงจำมิรู้ลืม มาบันทึกไว้ให้ผู้อ่านได้นำไปใช้ให้เกิดประโยชน์กันต่อๆไป ซึ่ง Rule of Thumb ในงานฝึกอบรมที่ผมใช้ปฏิบัติมาอย่างต่อเนื่อง มีหลักและเทคนิคดังต่อไปนี้
1. Master of the training room - ในนาทีที่เรายืนจับไมค์อยู่หน้าชั้นเรียน ในฐานะ Facilitator ไม่ว่าวันนั้นจะมีใคร ตำแหน่งสูงแค่ไหนมานั่งฟัง ก็จะไม่มีใครที่ใหญ่ไปกว่าเรา เพราะเรามีความรับผิดชอบสูงสุดในคลาส โดยหน้าที่ของเรานั้น เริ่มตั้งแต่ การมาทดสอบพรีเซนเทชั่นกับเครื่องฉายก่อนเวลาเริ่มอบรม เพราะหลายครั้ง คอมพิวเตอร์ของเรากับโปรเจคเตอร์และระบบเสียงของสถานที่ที่เราไป มันไม่สามารถต่อเชื่อมกันได้, บางครั้งภาพไม่ขึ้น, หรือขึ้นก็ไม่เต็มจอ, บางทีวีดิโอไม่ติดบ้าง, เสียงไม่ออกบ้าง, ไมค์เสียงหอนเวลาเดินไปตรงหน้าลำโพงก็มี, บางทีถ่านไมค์ หรือถ่านตัวคลิกสไลด์ก็หมด ต้องไปหาซื้อกันให้วุ่นวายหน้างาน,
การใช้ห้องอบรมแบบ Theater เน้นการฟังเป็นหลัก ไม่เน้นการทำกิจกรรม หรือ workshop
ทั้งยังหมายรวมไปถึงการควบคุมบรรยากาศภายในห้องให้เหมาะสมกับจำนวนคนฟัง หรือกับวิธีการอบรมของเราให้มากที่สุด ตั้งแต่การเลือกวิธีการจัดโต๊ะเก้าอี้ ว่าจะเป็นแบบ Class room มีโต๊ะให้คนฟังสามารถจดบันทึกระหว่างอบรม, แบบ Theater ที่ไม่มีโต๊ะ, แบบ U Shape เพื่อความสะดวกในการสนทนา, หรือ แบบแยกโต๊ะเป็นกลุ่ม เพื่อทำ Workshop,
การจัด Theme สร้างบรรยากาศการแชร์ประสบการณ์ เลียนแบบอีเวนท์ดังอย่าง TEDx Talks สร้างความน่าสนใจ น่าติด
ไปจนถึงการกำหนดแสงสว่างมากน้อยในแต่ช่วง, การควบคุมอุณหภูมิในห้องไม่ให้หนาวหรือร้อนเกินไปจนผู้ฟังเสียสมาธิ, ตลอดจนระดับเสียงจากไมค์หรือเสียงจากวีดิโอควรจะดังหรือเบาแค่ไหน ทั้งหมดนี้ตัววิทยากรคือผู้กำหนดและรับผิดชอบทั้งสิ้น
2. Opening with "BANG!" - เปิดตัวให้ปัง/ให้ดี มีชัยไปกว่าครึ่ง วิทยากรหลายคนใช้ประโยชน์จากช่วงต้นของการ Training ในการช่วยให้การอบรมที่เหลืออีกหลายชั่วโมงนั้นทำได้ง่าย และราบรื่น โดยใช้เทคนิคต่างๆ ดังนี้
- เริ่มด้วย Ice breaking - ละลายพฤติกรรมคนฟัง ให้ผ่อนคลายและอยู่ในโหมดเปิดใจพร้อมเรียนรู้ ลดกำแพงน้ำแข็งในใจที่อาจมีต่อ ผู้อบรม และผู้ร่วมอบรมด้วยกัน ให้ละลายลงด้วยกิจกรรมต่างๆ
- เริ่มด้วย Rules - บอกกฏ กติกา มารยาท ในห้องอบรมของเราตั้งแต่ต้น จะได้ไม่ต้องมาสะดุด หรือปวดหัวในภายหลัง เช่น กติกาการปิดโทรศัพท์มือถือ หรือเปิดโหมดสั่น, การขออนุญาตรับสายสำคัญด้านนอก แล้วรีบคุยรีบกลับมาร่วมอบรม, การงดใช้คอมพิวเตอร์ระหว่างอบรม, การห้ามถ่ายภาพสไลด์ confidential บางหน้า, การรณรงค์ให้จดเพื่อจำ, การนั่งคละทีมหรือรวมทีมหรือการให้เลือกหัวหน้าทีม, การให้อิสระในการออกความคิดเห็น ห้ามฆ่าความคิดสร้างสรรค์, กฏการบริหารจัดการเวลา, การอนุญาตให้ยกมือถามคำถามระหว่างอบรม หรือให้เก็บคำถามไว้ถามทีเดียวในช่วงท้าย เป็นต้น
- เริ่มด้วย Self Introduction - แนะนำตัววิทยากร กล่าวถึงประวัติ ความสามารถ ความสำเร็จ เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือต่อคนฟังก่อนการอบรม เพราะคนเราอยากฟัง และจะตั้งใจฟังก็ต่อเมื่อ เขามั่นใจในตัววิทยากร
Self Introduction แนะนำประวัติวิทยากร เพื่อสร้าง Trust ความน่าเชื่อถือ ก่อนเริ่มการอบรม
- เริ่มด้วย Framing & Scaling - การอธิบายภาพใหญ่ของคลาสอบรม ให้คนเข้าใจภาพรวมก่อนที่จะขยายรายละเอียด ของแต่ละหัวข้อที่ผู้ฟังจะได้รับต่อไปในแต่ละช่วง และหมั่นกลับมาสรุปเป็นระยะว่าเรากำลังอบรมถึงจุดไหนแล้ว
- เริ่มด้วย Goal & Objectives - ถามและบอก ความคาดหวัง วัตถุประสงค์และเป้าหมายของการประชุมในครั้งนั้นๆ
3. Good Presentation - การทำและใช้สื่อในการนำเสนอที่ดี ประกอบด้วย หลายองค์ประกอบเช่น
- Presentation ที่ดี ไม่มีแบบ One size fits all เราจึงต้องรู้จักปรับการสื่อสารให้สอดคล้องกับลักษณะของกลุ่มผู้ฟัง เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ที่ต่างกันไปในแต่ละคลาส นอกจาก ตัวสไลด์ที่ต้องปรับแล้ว การใช้ภาษาก็ต้องปรับให้เหมาะกับกลุ่มคนฟัง บางครั้งต้องระวังการใช้คำทับศัพท์ภาษาอังกฤษ, คำศัพท์วิชาการ, คำเฉพาะ, หรือ ตัวย่อย ที่คนฟังอาจไม่เข้าใจ
- ตัว Presentation ต้องดี ตั้งแต่การเลือก Standard Template ที่อยู่บนมาตรฐานเดียวกันตั้งแต่หน้าแรกไปจนถึงหน้าสุดท้าย หมายรวมถึง การเลือกใช้ ประเภท Font, ขนาด Font ที่มองเห็นสะดวก, สีของ Font และ สี Background ที่อ่านได้ง่าย เมื่อฉายผ่านโปรเจคเตอร์
การเลือกประเภท, สี, ขนาด ของ Font ให้เข้ากับ Theme และ Background ของพรีเซนเทชั่น
- กฏ 3 ข้อ - ในการอบรมหนึ่งครั้ง เราไม่สามารถอัดข้อมูลจำนวนมากให้กับคนฟังได้ในครั้งเดียว ดังนั้นเราจึงควรวางแผนการอบรมให้ผู้ฟังได้ความรู้ที่จะจดจำได้หลังจากการอบรม ไม่ให้เกิน 3 - 4 ข้อ เพราะความจำของสมองคนเรามีขีดจำกัด เราจึงต้องมี Top 3 Key Takeaways ที่จำง่ายๆ ติดตัวไปใช้ได้ในชีวิตการทำงานจริงต่อไป
- Training Rhythm - ความสนใจของคนฟังตลอดการประชุมนั้น มันมีขึ้นมีลงเหมือนการเต้นของชีพจร ตอนเริ่มต้นกราฟหัวใจจะอยู่สูง พออบรมไปสักพักกราฟจะค่อยๆตกลง ตามระดับสมาธิของคนฟัง ถ้ากราฟตกลงต่ำคนก็จะไม่สนใจ หรือไม่มีสมาธิในการฟัง ดังนั้นหน้าที่ของ Facilitator คือทำอย่างไรให้กราฟชีพจรกลับขึ้นมาสูงเช่นเดิม หรือใกล้เคียงเดิม เทคนิคที่ใช้มีทั้ง การทำกิจกรรมสันธนาการกระตุ้น, การถามคำถาม, การให้รางวัลเล็กๆน้อยๆสำหรับการร่วมกิจกรรม, การมีข้อสอบวัดผล, การขยับสับเปลี่ยนอิริยาบทของคนฟัง แม้กระทั่งการปรบมือ, การเดินไปมาของตัววิทยากรเพื่อเปลี่ยนบรรยากาศในห้อง, รวมไปถึงการพักเบรคเข้าห้องน้ำ ล้างหน้า, พักทานกาแฟ, หรือเปิดให้ถามตอบ Q&A ซึ่งทุกกิจกรรมล้วนทำให้ผู้ฟังตื่นตัว และมีสมาธิในการฟังอยู่ตลอดเวลา
การจัดช่วง Q&A ให้มีบรรยากาศแบบเวทีมืออาชีพ ทำให้การนำเสนอดูมีสีสันและน่าติดตามมากยิ่งขึ้น
- Post Training Evaluation - มีการวัดประสิทธิภาพหลังการฝึกอบรม ในแง่เนื้อหาที่อบรม สื่อที่เลือกใช้ และทักษะการนำเสนอของตัววิทยากร เพื่อนำไปวิเคราะห์ ปรับปรุงและพัฒนาการอบรมอย่างต่อเนื่อง ให้ดียิ่งๆขึ้นไป
4. Good Facilitator - ตัววิทยากรนั้นมีความสำคัญที่สุดที่จะทำให้การอบรมประสบความสำเร็จ เรามีเทคนิคการปฏิบัติตนในฐานะวิทยากรดังนี้
- ตัวผู้อบรมเอง ต้องมีความพร้อม เตรียมตัว ศึกษาข้อมูลในการนำเสนอ ให้รู้ลึกรู้จริง หมั่นหาความรู้เสริม ที่ไม่ได้เขียนจากบนสไลด์ การฝึกฝนพรีเซนต์หลายๆรอบ จนจำสไลด์ได้ขึ้นใจ จนไม่ต้องคอยหันไปมองจอ ที่สำคัญคือหลีกเลี่ยงการอ่านทุกตัวอักษรบนสไลด์ให้คนฟังฟัง รวมถึงไม่ควรใช้ตัวช่วย เช่นการอ่านจากกระดาษจดหรือท่องสคริป จะทำให้การนำเสนอครั้งนั้นดูแข็ง ไม่เป็นธรรมชาติ
- มี Storytelling - คือการมีความสามารถในการเล่าเรื่องให้คนตื่นเต้น อยากติดตาม ทั้งจากประสบการณ์ตรงของตัววิทยากร, ความเชี่ยวชาญ, ความรู้ลึกรู้จริง, และการค้นคว้าหาข้อมูลอย่างเอาใจใส่
- รัศมีของพลังที่ Facilitator ส่งให้ - ให้เราลองเอาแขนแนบตัว งอข้อศอกเป็นมุมฉาก หันฝ่ามือเข้าหากัน แล้วกางออกสองข้างเป็นรูปตัว V เหมือนตัวเราแผ่รัศมีเรดาร์ไปด้านหน้า ให้เรานึกเสมอว่ารัศมีที่ส่งออกไปนั้นมีมุม และระยะส่งที่จำกัด หากคนฟังอยู่นอกรัศมี ความสนใจและสมาธิในการฟังก็จะลดลง เราจึงควรหันหน้าเข้าหากลุ่มเป้าหมายอยู่เสมอ และพยายามส่งพลังครอบคลุมให้ได้ทั่วทั้งห้อง หลายครั้งหากต้องอบรมกลุ่มใหญ่ เราก็ต้องเดินไปส่งพลังให้คนนั่งแถวหลังบ้างเป็นระยะ
ห้องยิ่งใหญ่ จำนวนคนฟังยิ่งมากเท่าไหร่ วิทยากรต้องยิ่งใช้พลังในการนำเสนอให้มากขึ้นเท่านั้น
- หา Rapports ในห้องให้เจอ - ผู้ฟังในห้องอบรมมีหลากหลาย อยู่ในอารมณ์ และมีสมาธิที่ต่างกันไป หน้าที่ของเราคือหาพันธมิตรในห้องให้พบ อาจสังเกตจากคนที่มักสบตาเรา, ส่งยิ้มให้, เงี่ยหูฟัง, พยักหน้ากับสิ่งที่เราพูด ให้เราใช้คนเหล่านั้นช่วยส่งพลังบวกให้คนรอบข้าง เทคนิคที่ใช้กันบ่อยๆคือ จำและเรียกชื่อ ถามคำถามคนที่เป็น Rapports ของเราบ่อยๆ
- เป็นผู้ฟังที่ดี, ใช้คำถามให้เป็น, แสดงออกถึงความเอาใจใส่ผู้ร่วมอบรมจากใจ, ออกมาทางคำพูด, น้ำเสียง และอากัปกิริยาท่าทาง ให้ผู้ฟังได้มีส่วนร่วมอย่างทั่วถึงตลอดการอบรม และรู้จักใช้เครื่องมืออุปกรณ์หรือกิจกรรมได้อย่างเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ เช่น การเขียนใส่ Flipchart, การทำ Group discussion, หรือ การใช้ Post-it ในการทำ Brainstorming ให้เห็นภาพ เป็นต้น
- สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด อย่าลืมให้ความสำคัญกับเรื่องกิริยามารยาท การใช้คำพูดที่สุภาพ บุคลิกภาพที่สง่างาม การแต่งกายให้เกียรติสถานที่ ถูกกาลเทศะ และเหมาะสมกับกลุ่มคนฟัง ผมเห็นวิทยากรมืออาชีพหลายคน ตกม้าตายด้วยเรื่องเหล่านี้อยู่บ่อยครั้ง
ขอให้สนุกกับการสร้างและพัฒนาศักยภาพของบุคลากรในองค์กรของเราร่วมกันต่อไป!
- 10
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
