9 ทิปส์ง่ายๆ ในการจัดการเวลาสำหรับผู้บริหาร...
คุณเป็นผู้บริหาร มีหน้าที่ต้องบริหารงานและต้องตัดสินใจ
และบางทีคุณอาจจะรู้สึกงานยุ่ง หัวหมุนไปหมด รู้สึกจัดการเวลาตัวเองไม่ได้
จริงๆ มันไม่ใช่เรื่องแปลกเลยครับที่คุณเจอปัญหาเหล่านี้ ผมเข้าใจคุณดีเพราะผมเองก็เป็นคนที่ต้องบริหารบริษัท และมีปัญหาเรื่อง "การจัดการเวลา" ของตัวเองอยู่เรื่อยๆ เป็นระยะเหมือนกัน 😂
ในบทความนี้ ผมจะมาแชร์ 9 วิธีการจัดการเวลาที่ผมเคยใช้มาแล้วได้ผลลัพธ์ที่ดีให้คุณได้อ่านนะครับ
แค่ใช้เวลาไม่ถึง 10 นาทีในการอ่านให้จบ แล้วคุณจะได้เวลาดีๆ กลับคืนมาสัปดาห์ละหลายชั่วโมงครับ :)
ถ้าพร้อมแล้ว ไปดูทิปส์ในการจัดการเวลาแบบฉบับสำหรับผู้บริหารกันเลย!
เป็นผู้บริหาร... จะบริหารเวลาของตัวเองยังไงดี?
1. จด To do ตอนเย็น
"จดไว้ในกระดาษดีกว่าจำใส่หัวก่อนนอน"
เทคนิคแรก และเป็นเทคนิคที่ผมชอบที่สุดคือการจดสิ่งที่จะต้องทำในวันรุ่งขึ้นในช่วงเย็น หรือช่วงก่อนเลิกทำงานในแต่ละวัน
สาเหตุที่ทำแบบนี้ก็เพื่อที่ว่าจะได้พยายามลิสต์และจัดลำดับความสำคัญสิ่งที่จะต้องทำขึ้นมาในขณะที่ยังอยู่ใน "Work Mode" และตอนนอนสมองจะได้โล่งๆ ไม่ต้องคิดอะไร
นอกจากนั้นแล้ว ประโยชน์อีกอย่างก็คือ ในตอนเช้าที่ยังพึ่งออกจาก "Rest Mode" เราจะได้ไม่ต้องเค้นความคิดอีกด้วย (ซึ่งโดยปกติแล้ว ถ้าต้องคิดถึงสิ่งที่ต้องทำตอนเช้าๆ ก็มักจะคิดไม่ออก)
2. สร้าง Routine
"สิ่งสำคัญไม่ใช่แค่ว่าวันนี้คุณทำอะไร แต่มันคืออะไรที่คุณทำในทุกวัน"
ในอดีต ผมเป็นคนที่ตื่นเช้ามา ก็ต้องหยิบมือถือขึ้นมาไถ ดูข่าวคราวดราม่าไปเรื่อยเปื่อยในทุกเช้า ตกเย็นก่อนนอนก็ไถอีก รวมไปถึงเรื่องการออกกำลังกายที่ออกบ้าง ไม่ออกบ้าง อาหารก็กินคลีนบ้าง กินอาหารขยะบ้าง
พอไม่สม่ำเสมอ สิ่งต่างๆ ที่อยากได้ไม่ว่าจะเป็นน้ำหนักที่ลดลง งานที่ต้องเสร็จ กลับทำไม่ได้อย่างที่ตั้งใจ
ซึ่งพอได้มาลองพยายามทำ Daily Routine และติดตามผลมันทุกวัน มันทำให้ผมทำสิ่งต่างๆ ที่ดีกับชีวิตตัวเองได้มากขึ้น จัดการเวลาตัวเองได้ดีขึ้น
ตัวอย่างทางด้านบนเป็นตัวอย่างการ Track Routine ของผมที่ทำผ่าน Habit Tracker Card ซึ่งมีทั้งเช้าและเย็น จะเห็นได้ว่ามันมีตั้งแต่เรื่องการออกกำลังกาย การอ่านหนังสือ จนไปถึงการนั่งสมาธิ
ทำได้บ้าง ไม่ได้บ้าง แต่ผมใช้เวลาช่วงเช้าเย็นได้ดีขึ้นจริงๆ ครับ
ป.ล. ถ้าคุณอยากได้ Habit Tracking Tool รวมไปถึงเครื่องมือการจด Note ต่างๆ แบบที่ผมใช้ ลองไปดูรายละเอียดของ 1% Planner (https://justoneclub.com/products/1-percent-planner) ได้ครับ
Disclaimer: ผมเป็นหนึ่งในหุ้นส่วนของบริษัทนี้ครับ
3. มอบหมายงาน
"1 วันมี 24 ชั่วโมง"
ถึงแม้ว่าคุณจะเก่งและใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพแค่ไหน หนึ่งสมองและสองมือของคุณนั้นยังมีข้อจำกัด
"ข้อจำกัด" ที่ว่าคือ "เวลา" ที่คุณไม่สามารถขอเพิ่มได้
เพราะฉะนั้นคุณจะต้องรู้จักมอบหมายงานให้ดีครับ ซึ่งคำว่ามอบหมายงานให้ดีนั้นก็ไม่ใช่การที่จะผลักงานออกจากตัวเองไปให้ทีมทำให้ได้มากที่สุด แต่เป็นการรู้ว่างานไหนควรส่งต่อให้ทีมทำ งานไหนควรเก็บไว้ทำเอง
ผมมี Framework ง่ายๆ มาแนะนำครับ
Delegation Framework (https://medium.com/@ameet/when-to-delegate-57848379a9bf)
ลองลิสต์รายละเอียดงานใน Scope ของคุณออกมา จากนั้นจับเอางานนั้นไปใส่ในช่องทางด้านบน
ซึ่งกราฟด้านบนเป็นกราฟแสดงผลระหว่าง แกนแนวตั้ง (แกน Y) ความพร้อมของคนที่จะถูกมอบหมายงาน (หมายถึงทั้งความสามารถและความอยาก) และแกนแนวนอน (แกน X) ความสำคัญของงาน
งานไหนไม่สำคัญมาก และทีมของคุณอยากทำ/ทำได้ ให้มอบหมายงานไปเลย
งานไหนที่ทีมของคุณอยากทำ/ทำได้ ไม่สำคัญว่ามันจะสำคัญหรือไม่สำคัญ ให้มอบหมายงานและติดตามผล
งานไหนที่สำคัญมาก และทีมของคุณไม่มีใครอยากทำ/ทำได้ ให้คุณเก็บงานไว้ทำเอง
Framework ง่ายๆ นี้จะช่วยจัดระเบียบความคิดของคุณให้ดีขึ้นได้ครับ
4. พยายามมี Direct Report ให้น้อยที่สุด
"ยิ่งมาก ยิ่งยาก"
Direct Report คอคนที่ทำงานด้วยกันโดยตรงกับคุณ ซึ่งเขามีหน้าที่ Report และส่งมอบงานที่ได้รับมอบหมาย ส่วนคุณเองก็มีหน้าที่ให้คำแนะนำ คอมเมนต์ และส่งต่องานไปให้พวกเขาทำ
ยิ่งคุณมี Direct Report มากเท่าไหร่ นั่นหมายความว่ายิ่งต้องมีคนที่คุณดูแล เทคแคร์ เอาใจใส่มากขึ้นเท่านั้น
ยิ่งมีมาก คุณก็จะยิ่งมีเวลาให้กับตัวเองน้อย
แล้วเท่าไหร่ถึงจะดี?
จริงๆ ต้องบอกว่าขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจและสถานการณ์ในธุรกิจของคุณ ทั้งนี้ บทความนี้ใน HBR ได้บอกว่าค่าเฉลี่ยของ Direct Report คือ 10 คน ส่วนในบทความนี้ของ Inc บอกว่าคือ +-7 คน
ลองไปศึกษาเพิ่มเติม แล้วเอาไปพิจารณาดูนะครับว่าคุณมี Direct Report มากเกินไปจนไม่มีเวลาทำสิ่งที่ตัวเองต้องทำรึเปล่า
Note: ข้อนี้พูดง่ายทำยาก ผมเองก็ยังมี Direct Report เยอะอยู่เลย ตอนนี้มีอยู่เกือบๆ 10 คน ซึ่งผมกำลังหา Director และ Manager อยู่ 2-3 คนมาช่วยบริหารจัดการงานและจัดการทีม ช่วยให้ผมมี Direct Report ที่น้อยลงอยู่
การที่ Director หรือ Manager อย่างคุณ เข้ามาอ่านบทความนี้ บางทีโชคชะตาอาจจะนำพาให้เรามาเจอกัน :) ลองเข้าไปดูตำแหน่งที่ผมหาอยู่ได้ที่ https://magnetolabs.com/career/ เลยครับ
5. Schedule Calendar สำหรับ Meeting "ทุกครั้ง"
"อะไรไม่อยู่ใน Calendar ถือว่าไม่ได้นัดกัน"
เพราะตัวคุณเองอาจจะต้องเข้าไปอยู่ใน Meeting ที่หลากหลาย ถ้าทีมของคุณหรือตัวคุณเอง ไม่ Lock เวลาตัวเองเอาไว้ใน Calendar โอกาสที่คุณจะลืมหรือมีนัดซ้อนจะมีเยอะมาก
วิธีการง่ายๆ ที่ผมทำคือผมจะแชร์ Calendar ส่วนตัวของผมให้กับทีมที่เกี่ยวข้อง เพื่อที่พวกเขาจะเช็คได้ว่าผมว่างเวลาไหนบ้าง
หรือถ้ากับลูกค้า ผมก็จะใช้ Scheduling Tool ในการแชร์ Calendar ของผมให้พวกเขามา Book เวลาคุยกันได้ตาม Criteria ที่ผม Set ไว้ (เช่นต้องจองล่วงหน้า 1 วัน และจองล่วงหน้าได้ไม่เกิน 3 Week เป็นต้น) ซึ่งพอลูกค้าจองเวลาพูดคุยเสร็จ ระบบก็จะส่ง Meeting Link (ปกติใช้ Google Meet) ให้กับลูกค้าโดยอัตโนมัติ
6. Meeting ให้น้อย ซอยเวลาให้ย่อย
"ถ้าวันๆ เอาแต่ประชุม ทีมของคุณ (และตัวคุณ) จะเอาเวลาที่ไหนมาทำงาน?"
ผมแนะนำให้คุณพยายามจัด Meeting กับทีมของคุณให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ (ทั้งในแง่ของจำนวนคนและเวลา)
ในเรื่องของคน เวลาจะยิงนัด ก็ยิงแค่เฉพาะคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ มาก็พอ คนที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่สามารถ Contribute ให้กับ Meeting น้ันๆ ได้ ไม่ต้อง Invite เขาเข้ามา
ในเรื่องของเวลา ผมพยายามซอยเวลา Meeting ย่อยให้เป็นหลัก 30 นาที (มีบ้างที่เป็น 15 นาที) และพยายามที่จะจำกัดเวลา Meeting ให้ไม่เกิน 1 ชั่วโมง (ยกเว้นว่าจะเป็นวาระสำคัญเช่น Quarterly Townhall) และพยายามดูเรื่อง Flow ของการประชุมให้เป็น Agenda + Outcome (คือคุยเรื่องอะไรบ้าง และมีอะไรต้องสรุปบ้าง)
7. Block เวลาระหว่างวัน
"ถ้าคุณไม่จัดสรรเวลาให้กับตัวเอง ทีมจะจัดสรรเวลาให้คุณ"
ระหว่างวัน ผู้บริหารอย่างคุณมักจะตกเป็นเป้าของทีมที่จะเข้ามาขอความเห็น ขอคำปรึกษา หรือขอพูดคุยกับคุณ
ถ้าคุณไม่จัดเวลาให้กับตัวเองเลย มีความเป็นไปได้ว่ารู้ตัวอีกที เวลาก็จะหมดวันไปแล้วโดยที่คุณยังไม่ได้ทำอะไรเลย
วิธีการแก้ปัญหาข้อนี้ง่ายๆ คือให้จองเวลาของตัวเองใน Calendar ซะ ทีมของคุณจะได้รู้ว่าคุณไม่ว่าง รวมถึงตัวคุณเองก็จะได้รู้ว่านี่คือเวลาที่ต้องโฟกัส
8. พูดว่า "ไม่" ให้บ่อยกว่าเดิม
"ถ้าคุณ Say Yes กับทุกอย่าง สุดท้ายคุณจะต้อง Say No กับบางอย่าง"
ซึ่งบ่อยครั้งท่ีสิ่งที่คุณณต้องจำใจ Say No นั้นจะเป็นเรื่องสำคัญที่คุณต้องให้เวลากับมัน
การลองปฏิเสธให้กับสิ่งที่ไม่สำคัญจริงๆ กับคุณและงานของคุณให้บ่อยขึ้น จะทำให้คุณได้เวลากลับมาอีกเยอะเลย
บทความที่แนะนำให้ไปอ่าน: ไม่เลือกงาน ไม่ยากจน… ทำไมสุภาษิตนี้ถึงใช้ไม่ได้จริงเสมอไป? (https://sitthinunt.com/productivity/choose-to-work-wisely/)
9. งานคิด หรือ Brainstorm ไว้ตอนเช้า
"สมองของคุณก็เหมือนร่างกายที่มีแรงจำกัด"
เคยสังเกตไหมครับว่า เวลาคุณต้องคิดหรือต้องพูดคุยเรื่องหนักๆ ที่ต้องการการตัดสินใจในช่วงเย็นๆ ดึกๆ คุณมักจะคิดไม่ออก นั่นก็ไม่แปลก เพราะแรมในสมองของคุณนั้นถูกใช้มาเรื่อยๆ ตั้งแต่เช้าแล้ว
เพราะฉะนั้น ผมแนะนำให้คุณสงวนเวลาช่วงเช้าไว้สำหรับการคิดหรือการตัดสินใจในเรื่องที่สำคัญๆ ดังที่ William Blake เคยกล่าวไว้ว่า “Think in the morning. Act in the noon. Eat in the evening. Sleep in the night.”
สรุป
และนี่คือทิปส์ง่ายๆ 9 ข้อที่จะช่วยให้ผู้บริหารอย่างคุณบริหารเวลาของตัวเองได้ดีขึ้นกว่าเดิมนะครับ
ตาคุณแล้ว
คุณมีวิธีอื่นที่น่าสนใจในการบริหารเวลาของคุณที่อยากให้แชร์ให้ผมและผู้อ่านคนอื่นๆ อ่านบ้างรึเปล่า? มาคุยกันได้ในคอมเมนต์เลยครับ :)
บทความนี้ถูกเผยแพร่ครั้งแรกที่ https://sitthinunt.com/productivity/time-management-tips-for-management
ผมทำคอนเทนต์เกี่ยวกับ Entrepreneurship, Personal Development, Talent Management & Productivity เป็นประจำ
ไม่พลาดคอนเทนต์ดีๆ ที่จะทำให้คุณเป็นคนที่ดีขึ้นกว่าเดิม เพียงเลือกติดตามผ่านทางช่องทางด้านล่าง :)
1. Website: https://sitthinunt.com
2. Email: http://sitthinunt.com/#showform-36910
3. LINE: https://lin.ee/ac2WqRU หรือแอด LINE ID: @sitthinunt
5. Blockdit: https://www.blockdit.com/sitthinunt.com
6. Clubhouse: http://joinclubhouse.com/@sitthinunt
7. Facebook: facebook.com/sitthinunt/
หรือเข้าไปอ่านบทความที่ผมเคยเขียนไว้ในเว็บไซต์อื่นของผมได้ที่ https://magnetolabs.com/blog/ และ https://contentshifu.com/author/bank/
