จัดการสต็อก ต้องทำอะไรบ้าง
ขอเล่าเรื่องของตัวเองบ้าง พึ่งเกิดขึ้นสดๆ ร้อนๆ
ทุกคนคงพอจะทราบว่าผมทำสำนักพิมพ์เป็นงานเสริม โดยจัดเวลาส่วนหนึ่งไปดูแลจัดการเท่าที่ทำได้ และจะมีโรงพิมพ์ที่ทำงานร่วมกันมาตลอด เพราะมีจุดเด่นอยู่ 2 เรื่อง คือกระดาษคุณภาพดี แตกต่างจากที่อื่นและฝากสต็อกหนังสือกันได้ระยะหนึ่ง และก็ไม่ต้องกลัวของหายด้วยเพราะทางโรงพิมพ์มีระบบการนับสต็อกอย่างดีอยู่แล้ว และก็ update ตัวเลขหนังสือคงเหลือกันผ่าน share file ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นเหตุผลที่ตรงกับความต้องการของผมมาก
จนวันที่เกิดความผิดพลาดครั้งล่าสุดที่อยากเล่าให้ฟัง
เรื่องของเรื่อง คือผมสั่งหนังสือวิชาธุรกิจ ที่ชีวิตจริงเป็นคนสอน เล่ม 1 ไว้ครั้งล่าสุดช่วงก่อนงานสัปดาห์หนังสือ เมื่อเดือนเมษายนที่ผ่านมา เพราะตอนนั้นหนังสือใกล้หมดแล้ว ซึ่งตอนนั้นจำได้ว่าลังเลมากว่าจะสั่ง 3,000 หรือ 5,000 เล่ม และสุดท้ายก็จบที่ 5,000 เล่ม จนฉลองพิมพ์ครบ 40,000 เล่มไปแล้ว
เมื่อเวลาผ่านไป เราขายไปเรื่อยๆ เฉลี่ยเดือนละ 4-500 เล่ม และก็ลืมไปแล้วว่าวันนั้นสั่งไว้เท่าไหร่ (แต่สมองจำว่าสั่งไป 3,000 เล่ม) และงานช่วงที่ผ่านมาก็ยุ่งวุ่นวายมากจนไม่ได้ตาม update ยอดสต็อกหนังสือที่ฝากไว้กับโรงพิมพ์เลย จนสัปดาห์ที่แล้วสายส่งเรียกหนังสือเข้าร้านเพิ่มมาอีก 2,000 เล่ม ก็เลย “กะๆ เอา” ว่าหนังสือน่าจะหมดแล้ว ก็เลยสั่งพิมพ์เพิ่มไปอีกชุดใหญ่ เพราะตั้งใจจะพิมพ์เป็นครั้งสุดท้ายแล้ว โดยไม่ถามโรงพิมพ์ก่อนว่ามีหนังสือเหลือไหม แบบนี้เรียกว่าปากหนักไม่เข้าเรื่อง
เมื่อได้คำตอบก็รู้ตัวว่า ยังมีหนังสือฝากไว้ที่โรงพิมพ์อีก 3,000 เล่มแน่ะ เรียกว่ายังไม่ต้องพิมพ์เพิ่มก็มีพอใช้สบายๆ
ขำก็ขำไม่ออก จะโกรธใครก็ไม่ได้เพราะไม่ถาม ไม่เช็คยอดเอง
แปลว่าหลังจากนี้ สต็อกหนังสือจะบวมเอามาเรียงเป็นเป็นกำแพงบ้านได้
แต่ก็พอทนไหวเพราะหวังว่าหนังสือคงขายได้เรื่อยๆ
ก็เลยอยากบอกทุกคนว่า สต็อกเป็นเรื่องที่ต้องจัดการให้ดี อย่าได้ชะล่าใจว่าสต็อกมันไม่มีขา จะจัดการเมื่อไหร่ก็ได้
ผมมีสต็อกแค่ 10 รายการ ยังวุ่นวายขนาดนี้ แล้วธุรกิจของคุณมีสต็อกกี่ตัว ทั้งของขาย วัสดุ วัตถุดิบ ฯลฯ ถ้าไม่รีบจัดการให้เรียบร้อย วันนึงปัญหาใหญ่จะตามมา
ใครที่ยังไม่เคยจัดการอะไรเลยกับสต็อก ทำตาม 6 ขั้นตอนนี้
1. เริ่มบันทึกรายการสต็อกทั้งหมด ตั้งชื่อ แบ่งกลุ่มหลัก กลุ่มรอง กลุ่มย่อย สี ไซส์ ผู้จำหน่าย ราคาขายชิ้นเดี่ยว/ราคาขายแพ็ค รายละเอียดพวกนี้ต้องทำ ยอมเหนื่อยครั้งเดียว จะเห็นประโยชน์ตอนดูรายงานการขาย
2. ใส่ต้นทุนที่ซื้อ วันที่ ที่ซื้อเข้า เพราะทุนแต่ละครั้งอาจจะไม่เท่ากัน ทำได้โดยไปค้นใบสั่งซื้อมาบันทึกราคาทุนเข้าระบบไว้ เราจะได้รู้ว่า สต็อกในบ้านตอนนี้ราคาทุนทั้งหมดคือเท่าไหร่บ้าง จะใช้วิธีคำนวณต้นทุนแบบ FIFO หรือเฉลี่ยก็เลือกเอาที่สะดวก
3. จัดกำหนดการนับสต็อก นับ 100% ปีละครั้ง (รวมการเริ่มจัดสต็อกใหม่ครั้งแรกด้วย) นับปานกลาง ทุก 3 หรือ 6 เดือน และนับสุ่มบางตัวทุกสัปดาห์
ถ้าขยันนับ สต็อกจะไม่หาย
4. ตอนนี้นับก็ถือโอกาสตรวจสภาพไปด้วย แยกออกมา อันไหนพอขายลดราคาได้ อันไหนต้องทำลายทิ้ง จะได้จัดการเสีย คลังจะได้โล่ง จำไว้ว่าคลังควรมีไว้เก็บเฉพาะของที่ขายได้เท่านั้น
5. ถ้ามีรายงานการขาย ให้ดึงยอดขายย้อนหลังทุกตัวมาเทียบ ดูจำนวนที่ซื้อมาทั้งหมด - ที่ขายออกไปทั้งหมด - ของเสียที่ตัดทิ้ง = จำนวนของดีพร้อมขายที่เหลือจริง
จำนวนตัวเลขนี้ กับจำนวนชิ้นจริงที่เหลือควรจะเท่ากัน ตัวเลขส่วนต่างคือของหาย หรือเราลงใบสั่งซื้อไม่ครบ ต่อจากนี้ให้ละเอียดมากขึ้นกับการลงบัญชี
6. ดูรายงานอายุและความเคลื่อนไหวสินค้า ตัวไหนขายน้อยมาก ตัวไหนไม่ขยับมาเป็นปีแปลว่าแย่แล้ว รีบโละขายให้ไวที่สุด ยิ่งนานของจะยิ่งเสื่อมสภาพ ราคาก็เสีย ประโยชน์
สำหรับตัวผมเอง บทเรียนก็งานนี้คงสรุปสั้นๆ ได้ 3 ข้อ
1. เรื่องสต็อกคนเก่งแค่ไหนก็พลาดได้ อย่าไว้ใจสมอง อย่าคิดว่าตัวเองจะจำได้
2. สต็อกเคลื่อนไหวอะไร ต้องบันทึกเสมอ ทั้งซื้อเข้า ฝากใครไว้ ขายออก ตัวเลขไม่เคยหลอกใคร
3. อย่าปากหนัก ก่อนซื้ออะไรเข้าบ้าน เช็คจำนวนของที่เหลือในมือก่อนทุกครั้ง ไม่ต้องรีบ
จากที่ผมได้ทำงานร่วมกับเจ้าของธุรกิจ SME บอกได้เลยว่า เกินครึ่ง ไม่เคยจัดการระบบสต็อกของตัวเองเลย ซึ่งบอกได้คำเดียวว่า น่ากลัวมาก และหากปล่อยไว้แบบนี้เรื่อยๆ วันนึงจะแก้อะไรไม่ได้อีก
ส่วนใครที่ถ้ารู้ตัวว่าเคยพลาดไปก็ไม่ต้องโทษตัวเองหรือประสาทกิน ให้เอาสมองไปคิดหาทางขายออกไปดีกว่า
ใครที่ยังไม่เคยทำอะไรกับสต็อก
รีบจัดการมัน ก่อนที่มันจะจัดการเรานะครับ
ไม่งั้นคุณอาจจะต้องมานั่งมึนเบาๆ แบบผมวันนี้ก็ได้
#ฉลอง45000เล่มแบบมึนๆ #วิชาธุรกิจที่ชีวิตจริงเป็นคนสอน
- 1
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
