กฏ 10/20/30 ของการใช้ PowerPoint

โลกของการนำเสนอไอเดียทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอโครงการทั่วไป การประชุมตามปกติ หรือจะ Pitch งานกับนักลงทุน นำเสนอไอเดียเพื่ออนุมัติ ฯลฯ
1
โปรแกรม PowerPoint กลายเป็นเครื่องมือสำคัญของผู้ประกอบการ พนักงาน หรือผู้บริหารไปอย่างขาดไม่ได้ ถึงขนาดว่าถ้าเปิดคอมพ์ไม่ติด หรือต่อจอไม่ขึ้นนี่ถึงกับไปไม่เป็นกันเสียส่วนใหญ่ ผมเองก็ใช้ PowerPoint เป็นอาวุธหลักในการนำเสนองานมานานมาก
ในช่วงแรกๆ ก็ทำแบบงูๆปลาๆ ใส่ Text ไปเต็มเหยียด ทำทีหลายสิบหน้าเพื่อโชว์ว่ามีของที่เตรียมมาเยอะ เล่าทีก็ล้นๆ เกินๆ ไม่ค่อยได้ผลตามที่คิดก่อนประชุม และก็รู้สึกว่าไม่ค่อยมีประสิทธิภาพมากเท่าที่ควร
จนเมื่อหลายปีก่อนได้อ่านกฏของการนำเสนอ PowerPoint ของคุณ Guy Kawasaki ผู้ที่เคยทำงานที่ Apple ก่อนผันตัวเองมาเป็นนักลงทุนและเป็นที่ปรึกษาบริษัทระดับโลกหลายแห่ง นอกจากนั้นคุณกายก็ยังเป็นนักเล่าเรื่องทางธุรกิจที่เก่งมาก ผมเคยฟังตัวเป็นๆ ที่นิวยอร์คอยู่ครั้งหนึ่ง
2
ซึ่งคุณกายก็พูดกฎเรื่องนี้ด้วย ผมเลยมีโอกาสได้ใช้หลักการของคุณกายมาปรับใช้ในการนำเสนองานแล้วได้ผลดีกว่าเดิมมาก แม้ว่าเวลาผ่านมาหลายปี โลกเปลี่ยนไปเยอะแต่ผมยังคิดว่ากฎนี้ยังใช้ได้ดีอยู่ ก็เลยอยากเอามาแบ่งปันกันครับ
1
กฎการใช้ PowerPoint ของคุณกายมีง่ายๆด้วยตัวเลขสามตัวว่า การนำเสนอแต่ละครั้งนั้นไม่ควรเกิน 10 สไลด์ ใช้เวลาพูดไม่ควรเกิน 20 นาทีและควรใช้ฟอนท์ไม่เล็กกว่าไซส์ 30 หรือกฎ 10/20/30 นั่นเอง
8
เหตุผลที่เราควรเตรียมไม่ควรเกิน 10 สไลด์นั้น คุณกายบอกว่ามากกว่านั้นคนส่วนใหญ่จะไม่สามารถจดจำได้เกิน 10 Concept หลักทั่วไปในมุมของการนำเสนอโครงการใหม่ๆเพื่อชักชวนให้ลงทุนก็ควรจะประกอบด้วย ปัญหา (Problem) ทางแก้ (Solution) Business Model, Underlying Technology , Marketing And Sale, Competition, Team, Projections, Timeline และ Call to action
4
ซึ่งผมก็เอามาประยุกต์ใช้กับการนำเสนอโครงการในรูปแบบอื่นก็ได้ผลดีไม่น้อยเช่นกัน หัวใจคืออย่ามีสไลด์เยอะเกินสิบเพราะมันจะเยอะจนคนจำอะไรไม่ได้นั่นเอง
3
หลักการที่สองคือเราควรนำเสนอไม่เกิน 20 นาที เพราะส่วนใหญ่การนัดประชุมกันจะมีเวลาเป๊ะๆ หนึ่งชั่วโมง กว่าจะเสียบปลั๊กเปิดคอมพ์ รอคนมาเลทกว่าจะครบ บางคนก็ออกก่อนก็หายไปสิบนาทีแล้ว
1
คนส่วนใหญ่ก็มีความอดทนต่ำในการฟังและยิ่งยุคนี้สมัยนี้ก็ยิ่งมีสมาธิสั้นลงเรื่อยๆ ฟังได้ยี่สิบนาทีก็เต็มที่ นอกจากนั้นก็จะได้มีเวลาเหลือสำหรับถามตอบข้อสงสัย ขยายความกับสิ่งที่ยังไม่เข้าใจได้อีกด้วย
1
หลักการที่สามคือการใช้ฟอนท์ไม่เล็กกว่าไซส์สามสิบ เพราะเวลาทำ PowerPoint ตัวเล็กๆ นั้นนอกจากจะแสดงถึงความไม่มั่นใจในตัวเองที่ต้องใส่มาเผื่อลืมไว้เยอะๆแล้ว ก็ยังทำให้เราต้องมาอ่านสไลด์ให้ผู้ฟังฟังซึ่งเป็นกริยาที่ยิ่งแสดงออกถึงความไม่รู้และทำให้ผู้ฟังอ่านตามและมักจะอ่านจบก่อนเราอีกด้วย
1
ยิ่งใช้ฟอนท์เล็กยิ่งไม่น่าสนใจ คนฟังต้องมาพยายามอ่านก็ยิ่งเหนื่อย แต่ถ้าเราใช้ฟ้อนท์ใหญ่หน่อยจะทำให้เราต้องทำความเข้าใจเรื่องที่เราจะพูดมากขึ้น มั่นใจขึ้นและเล่าได้เป็นธรรมชาติมากกว่ามาก
2
คุณกายให้คำแนะนำขำๆไว้อีกว่าถ้าไม่แน่ใจว่าควรใช้ฟอนท์ใหญ่ไซส์ไหนเป๊ะๆ ให้เอาอายุคนที่แก่ที่สุดในห้องแล้วหารสองก็ได้ (ผมแนะนำให้หาร 1.5 ด้วยซ้ำ)
หลักการ 10/20/30 นี้เป็นประโยชน์มากๆ ในการใช้ PowerPoint โดยมีคนฟังเป็นศูนย์กลาง โดยเฉพาะคนฟังที่ยุ่งๆ ประชุมมาทั้งวัน มีสมาธิสั้นและความอดทนต่ำ การควบคุมสไลด์ไม่ให้มากเกิน เวลาไม่ให้ยืดเยื้อและฟอนท์ที่ดูง่ายประกอบการฟังเพลินๆ
3
จึงเป็นพื้นฐานที่ดีที่จะปูทางไปสู่เรื่องที่เราอยากนำเสนอ ไม่เช่นนั้นแล้วแทนที่ PowerPoint จะเป็นเครื่องมือที่ทรงประสิทธิภาพ ก็อาจกลายเป็นอุปสรรคเอาง่ายๆอย่างที่เราคิดไม่ถึงได้เหมือนกัน
ลองไปปรับใช้กันดูนะครับ…
1
  • 187
โฆษณา