ลดงาน ลดเอกสาร กับการทำงาน HR ด้วยซอฟต์แวร์ Payroll
หลายๆ คนที่ทำงานในสาย HR มานาน คงจะคุ้นชินกับงานเอกสารเป็นอย่างดี หันไปทางไหนก็เจอแต่กองเอกสารเป็นตั้งๆ ทั้งข้อมูลเพย์โรลที่ถูกจัดเก็บเอาไว้ ไหนจะยังข้อมูลส่วนตัวของพนักงานแต่ละคน ไม่ว่าจะงานไหนก็ล้วนแต่กินแรงและกินเวลาทั้งนั้น แค่ฟังก็ดูเป็นงานที่เหนื่อยมากแล้ว
ถึงอย่างนั้น งาน HR ในทุกวันนี้ ก็ไม่ได้เป็นแบบนั้นเสมอไป ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีได้ก้าวเข้ามามีบทบาท ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานให้คล่องตัว ที่สำคัญคือช่วยลดการผลิตกระดาษจำนวนมหาศาล เปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากยิ่งขึ้น
เรียกได้ว่าเทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญใน HR ยุคใหม่ ฟังก์ชันต่างๆ อย่างเช่น ระบบการจัดการข้อมูล หรือระบบ HRMS ช่วยลดภาระในการจัดเก็บ เรียกดู และป้องกันข้อมูลให้ปลอดภัย ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดอีกอย่างหนึ่งของเทคโนโลยีนี้ คือช่วยลดพื้นที่ที่ใช้ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารต่างๆ เพราะทั้งหมดได้ถูกแปลงไปอยู่ในรูปแบบของไฟล์เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ซึ่งบริษัทสามารถนำพื้นที่ตรงส่วนนี้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในด้านอื่นๆ ได้อีกมากมาย
ทำงานสะดวกมากกว่า ด้วยระบบดิจิทัล
เมื่อโลกก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัล หลายๆ อย่างก็สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น เริ่มตั้งแต่ชีวิตประจำวันทั่วๆ ไป ไปจนถึงการทำงานที่เปิดโอกาสให้เราได้ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และเปลี่ยนมาเป็นลงทุนใช้ความคิด ลงมือพัฒนาแผนงานในส่วนที่จะพาธุรกิจไปสู่ความสำเร็จอีกขั้นได้
ก่อนหน้านี้เราอาจยังไม่ตระหนักถึงความสำคัญของเทคโนโลยี หรือดิจิทัลเท่าไรนัก แต่โควิด-19 ได้สอนอะไรหลายๆ อย่าง หนึ่งในนั้นคือการชี้ให้เห็นว่าหากไม่มีสิ่งเหล่านี้ ระบบเศรษฐกิจอาจหยุดชะงักเนื่องจากการดำเนินธุรกิจต้องหยุดลง สาเหตุก็เพราะสถานการณ์ที่บีบบังคับให้ทุกคนต้องรักษาระยะห่าง Social Distance ไม่ควรใกล้ชิดกัน ซึ่งก็เป็นมาตรการป้องกันการแพร่ระบาดที่ปฏิบัติใช้กันทั่วโลก แต่นั่นก็ทำให้การทำงานไม่สามารถเกิดขึ้นที่ออฟฟิศได้เหมือนอย่างที่เคย
การปรับรูปแบบการทำงานของ HR ให้มาอยู่ในรูปแบบดิจิทัล จึงช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานให้ทีม HR ทีม HR จึงสามารถซัพพอร์ตการทำงานของบริษัท อย่างเช่นการทำงานเป็นทีมระหว่างแผนกต่างๆ รวมถึงเพิ่มประสิทธิผลและประสิทธิภาพให้การทำงานจากระยะไกล
รูปแบบการทำงานที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม
โดยปกติแล้วงาน HR เป็นงานที่จำเป็นต้องใช้กระดาษจำนวนมหาศาลในการบันทึกจัดเก็บข้อมูล การเปลี่ยนมาใช้เทคโนโลยีอย่างเช่นซอฟต์แวร์เพย์โรลในการทำงาน จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และผลิตผลงานที่เสร็จสมบูรณ์ได้ภายในเวลาอันสั้น ยิ่งไปกว่านั้น วิธีนี้เป็นการสร้างรูปแบบการทำงานที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม จากการลดการใช้กระดาษ เรียกได้ว่า เพิ่มความสุขให้ทีม HR และเพิ่มสีเขียวให้แก่โลกใบนี้
การจะปรับรูปแบบการทำงานให้เป็นดิจิทัล อาจต้องอาศัยจุดเริ่มต้น และแผนการดำเนินงานที่ชัดเจน มั่นคง และสามารถปฏิบัติตามได้จริงเสียก่อน ลองคิดถึงเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจ เป้าหมายความสำเร็จของบริษัทคืออะไร จากนั้นจึงค่อยๆ สร้างกลยุทธ์เพื่อให้บริษัทบรรลุเป้าหมายนี้ได้สำเร็จ
จุดสำคัญที่จะพลาดไปไม่ได้คือการจัดลำดับความสำคัญ อย่างไหนควรทำก่อนทำหลัง รวมไปถึงการจัดสรรงบประมาณที่เหมาะสม และการคำนึงถึงการจัดสรรทรัพยากรของบริษัทที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ปัจจัยเหล่านี้จะช่วยให้เกิดการวางแผนที่สามารถทำได้จริง ไม่ทำให้บริษัทต้องเสียเวลาทำตามกลยุทธ์ที่อาจก่อให้เกิดปัญหา หรือไม่สามารถพาไปยังเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้ได้
หนึ่งแผนงานสำคัญที่ควรมีในการปฏิรูปรูปแบบการทำงานมาเป็นแบบดิจิทัล คือการจัดสรรพื้นที่สำหรับจัดเก็บแฟ้มข้อมูลกระดาษจำนวนมหาศาลที่เคยทำหน้าที่หลักในการบันทึกข้อมูลเพย์โรล ข้อมูลส่วนตัวพนักงาน หรือข้อมูลส่วนต่างๆ มาก่อน
การเปลี่ยนแบบฉับพลัน จาก 100 เป็น 0 ภายในวันเดียวอาจเป็นเรื่องที่เป็นไปได้ยาก ในระยะแรกอาจต้องมีการจัดเก็บเอกสารเอาไว้ก่อนเพื่อถ่ายโอนข้อมูล และขั้นตอนการตรวจสอบบัญชี ควรมีการวางแผยว่าจะเก็บไว้ที่ไหน? เก็บไว้นานเท่าไร? และเมื่อถึงเวลาที่กำหนด จะทำลายเอกสารอย่างไร ไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลแพร่งพรายออกไป? วางแผนตรงส่วนนี้ล่วงหน้า เพื่อหลีกเลี่ยงการเผชิญหน้ากับอุปสรรคเมื่อสถานการณ์เหล่านี้มาถึง
ซอฟต์แวร์เพย์โรลคือกุญแจสำคัญในการทำงานของ HR ในยุคดิจิทัล เพราะฉะนั้นแล้วการเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง ระบบ HR แบบ SaaS ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่มีพื้นที่จัดเก็บอยู่บนคลาวด์ ถือเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่มีความน่าสนใจ ที่จะช่วยลดภาระในการทำงานเอกสาร และอำนวยความสะดวกในการดำเนินธุรกิจให้คุณได้
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
