5 วิธีที่ Knowledge management เพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจ
อ่านบทความฉบับเต็มได้ที่ลิงค์ : https://bit.ly/3VRBtyK
ระบบ Knowledge management คืออะไร
Knowledge management หรือการจัดการองค์ความรู้ คือชุดเครื่องมือ กระบวนการ วิธีการ การนำไปใช้ และพฤติกรรมที่ต้องการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร โดยเป็นการฝึกฝนในการสนับสนุนให้ใช้วิธีการผสมผสานในการระบุ เก็บ ประเมิน ดึง และแชร์ข้อมูลที่มีอยู่ทั่วทั้งองค์กร โดยข้อมูลอาจจะรวมถึงฐานข้อมูล หรือ database ต่างๆ ขั้นตอนการทำงาน เอกสาร นโยบายการทำงาน รวมถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะบุคคลที่แต่เดิมไม่สามารถจัดเก็บให้อยู่ในรูปของข้อมูลได้
สำหรับองค์กรนั้น มักจะเรียก Knowledge management ว่าเป็นการบริหารจัดการธุรกิจที่ขับเคลื่อนโดยความรู้ โดยการจัดการความรู้ทำให้การใช้การแชร์ความรู้เพื่อส่งเสริมการเรียนรู้ และการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆให้เกิดขึ้นได้ทั่วทั้งองค์กร
5 เหตุผลที่ธุรกิจควรใช้ระบบ Knowledge management1. ระบบ Knowledge management ช่วยให้ตัดสินใจได้รวดเร็ว และมีข้อมูลที่พร้อมใช้งานประโยชน์สำคัญของการจัดการ และแชร์ข้อมูลภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น คือทำให้แต่ละทีมภายในองค์กรสามารถทำงานด้วยกันได้ง่ายมากยิ่งขึ้น และไม่ได้หมายถึงแค่ในทางปฏิบัติเท่านั้น
การแชร์ข้อมูลกันภายในองค์กรเป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับกระบวนการทำงาน และทีมที่ต้องทำงานร่วมกันเพื่อที่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนั้นแล้วการทำงานร่วมกันแบบ synergy ยังเป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับในวัฒนธรรมการทำงานด้วยเช่นกัน
การบริหารจัดการ และการแชร์ข้อมูลซึ่งกันและกันนั้นสนับสนุนเรื่องความไว้เนื้อเชื่อใจในการทำงานซึ่งเป็นสิ่งที่องค์กร หรือธุรกิจจำเป็นต้องมีสิ่งนี้ โดยเป็นจุดบรรจบระหว่างความต้องการของพนักงานแต่ละคน และความต้องการขององค์กร จากการมีช่องทางในการเข้าถึงข้อมูลได้หลากหลายทำให้ผู้นำทางธุรกิจสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว และนักงานใน Mid-level ก็สามารถนำเสนอไอเดีย หรือข้อกังวลต่างๆที่มีได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น รวมถึงสามารถบ่งชี้ถึงโอกาสและแก้ไขปัญหาต่างๆได้อย่างทันทีทันใด
ในทางกลับกันองค์กรได้รับประโยชน์ ข้อมูลที่สำคัญต่อภารกิจขององค์กรจะถูกส่งต่อได้อย่างเร็วขึ้นตามขั้นตอนของการทำงาน และการแบ่งปันข้อมูลกันเป็นประจำ ทำให้ทั้งองค์กรใกล้ชิดกันมากขึ้น เพิ่มความร่วมมือและความไว้วางใจภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี
2.ระบบ Knowledge management ส่งเสริมการสร้างความเชี่ยวชาญของพนักงานความหลากหลายเป็นสิ่งที่หลายธุรกิจกำลังโฟกัสในปัจจุบัน เมื่อเป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร องค์กรธุรกิจ และองค์กรภาครัฐ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะประกอบไปด้วยกลุ่มคนที่หลากหลาย ที่มีประสบการณ์ และมุมมองที่แตกต่างกันออกไป ที่จะนำไอเดียต่างๆเข้ามาในธุรกิจ
มากไปกว่านั้นมีข้อมูลมากมายอยู่เบื้องหลังความแตกต่างและหลากหลายเหล่านั้น จากข้อมูลของ The economist พบว่าทีมที่ประกอบไปด้วยคนที่มีความหลากหลาย โดยเฉพาะทีมที่มีจำนวนผู้หญิงมากกว่าทำให้สามารถทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น และสามารถตัดสินใจได้อย่างเฉียบขาดมากขึ้นเช่นกัน
ความสำคัญของความหลากหลายยังเห็นได้อย่างชัดเจนเมื่อเรามองเจาะลึกลงไป และเห็นที่ทำงาน หรือองค์กรเหมือนกับโลกขนาดย่อม บริษัทที่ล้มเหลวที่จะสร้างสรรค์ไอเดีย และวิธีการทำงานใหม่ๆนั้นมักจะอยู่ได้ไม่นาน
ส่วนบริษัทที่ได้เตรียมการเรื่องนี้มากเป็นอย่างดีมักจะมาพร้อมกับไอเดียและวิธีการทำงานใหม่ๆ และพร้อมที่จะกวาดส่วนแบ่งตลาด (market share) จากคู่แข่งรายอื่นๆ อะไรที่ทำให้บริษัทเหล่านี้ถึงต้องครุ่นคิดถึงวิธีการทำงานแบบใหม่ๆได้ถึงขนาดนี้? เริ่มต้นด้วยความกล้าอย่างสร้างสรรค์ บวกกับความหลากหลายที่แข็งแกร่งในวัฒนธรรมองค์กรของพวกเขา
เพื่อสนับสนุนให้ทีมของคุณกล้าที่จะทำอะไรใหม่ๆ คุณจำเป็นต้องเตรียมทรัพยากรที่ทีมของคุณจำเป็นต้องมีเพื่อสร้างสรรค์ให้งานประสบความสำเร็จ และสิ่งนี้เป็นสิ่งที่ทำให้ระบบจัดการความรู้ไม่ได้เป็นแค่เรื่องในอุดมคติ และเป็นการนำมาใช้งานอย่างสม่ำเสมอ ด้วยการมีแรงกระตุ้นที่ใช่และเหมาะสม
เช่น การสนับสนุนค่าเล่าเรียน คุณสามารถกระตุ้น และสนับสนุนให้พนักงานเข้าคอร์สเทรนนิ่ง หรือเรียนรู้เพื่อพัฒนาทักษะในการทำงานในด้านต่างๆ หลังจากนั้นคุณสามารถสนับสนุนพนักงานเหล่านี้ที่ได้ไปเรียนมาให้มาเผยแพร่ความรู้ที่ได้เรียนรู้มาใหม่ให้กับพนักงานคนอื่นๆภายในองค์กร ทำให้เกิดการต่อยอดความรู้ให้กับทีมอื่นๆภายในองค์กรต่อไป
3.ระบบ Knowledge management ลดความซ้ำซ้อนของงานการจัดการข้อมูลภายในองค์กร และแชร์ข้อมูลเหล่านั้นออกไปผ่านการเรียนรู้ของพนักงาน การเทรนนิ่งระหว่างหน่วยงาน และทำให้การสื่อสารภายในองค์กรดีขึ้นจะช่วยทำให้พนักงานภายในองค์กรสร้างทักษะในด้านต่างๆได้เป็นอย่างดี แต่ในขณะเดียวกันเป็นเรื่องสำคัญเช่นกันที่จะช่วยให้องค์กรหลีกเลี่ยงการทำงานที่มีความซ้ำซ้อนกันได้
ความเร็วของข้อมูลภายในองค์กรนั้นมีความสัมพันธ์ในทางเดียวกันปริมาณของงานที่มีความทับซ้อนกันที่ธุรกิจมักจะเสียเปล่าไป ถ้าในองค์กรของคุณมีหลายทีมที่ต่างทีมต่างทำงาน และทุกทีมต่างกำลังเริ่มโปรเจคที่เหมือนกันตั้งแต่ต้น นั้นเป็นความพยายามที่สูญเปล่า แทนที่แต่ละทีมจะทำการสื่อสารเรื่องสิ่งที่ตัวเองกำลังทำให้ทีมอื่นได้รับทราบด้วย
แต่ละทีมก็จะสามารถแชร์ความรู้ระหว่างทีม และลดความซ้ำซ้อนของงานลงสำหรับเรื่องนี้คุณจำเป็นต้องมีทีม และสร้างวัฒนธรรมที่แชร์ข้อมูลการทำงานให้ทราบกันทั่วทั้งองค์กร โดยทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงการวางแผนโปรเจคได้ง่าย และสร้างโอกาสให้แต่ละทีมได้สื่อสารระหว่างกัน ทำให้แต่ละทีมมีข้อมูลที่อัพเดทเกี่ยวกับโปรเจคล่าสุด และแพลนต่างๆ สิ่งนี้จะทำให้ทีมสามารถแชร์ข้อมูลระหว่างกันเกี่ยวกับสิ่งที่แต่ละทีมกำลังทำอยู่ และวิธีการทำ ซึ่งอาจจะทำให้เกิดความร่วมมือระหว่างทีมได้
4.ระบบ Knowledge management ป้องกันการกักตุนความรู้การลาออกของพนักงานอาจทำให้บริษัทที่เน้นการเติบโตรักษาโมเมนตัมได้ยาก อย่างไรก็ตามการบังคับใช้กระบวนการจัดการความรู้ที่ถูกต้องอาจเป็นเรื่องท้าทายเช่นกัน
จากคำกล่าวของ William Craig “ความรู้ที่ถูกเก็บไว้ในแต่ละบุคคลดูเหมือนจะเกิดจากความเชื่อที่ว่าการให้ข้อมูลที่มีค่าเหล่านี้ที่เป็นความรู้เฉพาะบุคคลจะทำให้คุณค่าที่ตนเองมีต่อองค์กรลดลง”
ตัวอย่างเช่น ถ้าหนึ่งในพนักงานของคุณสามารถสร้างยอดขายให้กับบริษัทได้มากกว่าคนอื่นในทีม พนักงานคนนั้นจะกลายเป็นคนที่มีคุณค่าในสายตาของผู้บริหารเป็นอย่างมาก ดังนั้นถ้าพนักงานขายคนนั้นจะแชร์เทคนิค หรือความรู้ให้ทีม พนักงานขายคนนั้นอาจจะกลัวว่าถ้าแชร์ไปแล้วทั้งทีมสามารถทำยอดขายได้มากกว่าตัวเขาเอง และจะทำให้เขาเป็นคนที่ไม่โดดเด่นอีกต่อไปก็เป็นได้
5.ระบบ Knowledge management ส่งเสริมความสำเร็จโดยรวมขององค์กรเราได้พูดถึงประโยชน์ของการนำ knowledge management กันไปบ้างแล้วว่าพนักงานที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ดีกว่า และพนักงานที่รู้สึกว่าตัวเองสามารถทำงานได้อย่างเต็มที่ มักจะเป็นพนักงานที่มีประสิทธิภาพในการทำงานที่สูง มีความมั่นใจ และมีส่วนร่วมกับองค์กร
อย่างไรก็ตามประโยชน์บางอย่างของระบบจัดการความรู้อาจจะวัดออกมาเป็นรูปแบบปริมาณได้ยาก เมื่อองค์กรของคุณมีการสื่อสารภายในอย่างทั่วถึงมากขึ้น และเมื่อพนักงานมีความรู้ และ know-how รวมถึงมีอิสระในการทำงาน และเชื่อมั่นในการบริหารจัดการว่าจะทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อนั้นองค์กรของคุณได้ปลูกฝังวัฒนธรรมการสร้างความสำเร็จขององค์กรในวงกว้างคุณสามารถเรียกสิ่งนี้ได้ว่าประชาธิปไตยแห่งข้อมูล สังคมของการทำงาน หรือเป็นองค์ที่มีลำดับขั้นในการทำงานที่เข้าถึงได้ หรืออีกทางสามารถพูดได้ว่าเป็นผลของกลุ่มคนทำงานมีเครื่องมือในการทำงาน และความยินดีที่จะทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด โดยทีมของคุณยังคงสร้างคุณค่าให้กันและกัน และออกมาเป็นผลงานของทีม มากไปกว่าที่ทำงานเพื่อหาเลี้ยงชีพเท่านั้น
Think AI Think AIGEN
ผู้ที่สนใจเกี่ยวกับการนำโซลูชัน AI Powered Knowledge Management System ไปใช้งานเพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับธุรกิจสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ AIGEN ได้ที่
· Website : https://bit.ly/3SXlVan
· Facebook : AI GEN : ไอเจ็น
· Line : @aigen
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
