ประชุมแบบไหนไม่ให้รู้สึกว่าเสียเวลา?
ผมเชื่อว่า ปัญหาเรื่องการประชุมที่มากมายและส่วนใหญ่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ เป็น “Pain Point” ของคนทำงานทุกคน
บ่อยครั้งที่การประชุมใช้เวลามาก นำเสนอวกวน ไม่มีลำดับของเรื่องราวที่ชัดเจน และที่สำคัญไม่มีข้อสรุป
ลองมาใช้วิธี GAPS ดู เผื่อจะช่วยให้การประชุม มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
G = Goal : กำหนดเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของการประชุมให้ชัดเจนว่า วันนี้เรามาประชุมกันเรื่องอะไร จบแล้วอยากได้ข้อสรุปอย่างไร
A = Agenda : กำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจนและแจ้งผู้ที่จะเข้าประชุมให้ทราบล่วงหน้า แบ่งวาระเป็น 4 เรื่องใหญ่ๆ ดังนี้ 1) วาระแจ้งเพื่อทราบ 2) วาระเพื่อการปรึกษาหารือ 3) วาระเพื่อการพิจารณาอนุมัติ และ 4) วาระอื่นๆ ซึ่งเป็นเรื่องเสนอเข้ามาเพิ่มเติม จากนั้นกำหนดเวลาของแต่ละวาระให้ชัดเจน เรียงลำดับความสำคัญจากมากไปน้อย
P = Preparation : เตรียมตัวการก่อนประชุมด้วยการส่งเอกสารไปล่วงหน้า ที่สำคัญทุกคนต้องอ่านและทำการบ้านมาก่อน บ่อยครั้งที่การประชุมไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่ได้ข้อสรุป เพราะผู้เข้าร่วมประชุมมาเห็นเอกสารในวันที่มาประชุม จึงไม่มีโอกาสศึกษาหรือทำความเข้าใจก่อน ทำให้เสียเวลานั่งอ่านและถกเถึยงกันแบบไม่ได้มีข้อมูลหรือไม่ได้เตรียมตัวมา
S - Summary : ทุกการประชุมควรจบลงด้วย Action ที่ต้องไปทำต่อให้ชัดเจน ไม่ต้องมาก เอาแค่ “ใคร ต้องไปทำอะไร ภายในเมื่อไร” เท่านี้พอ
ลองคิดดูว่าถ้าทุกครั้งเมื่อจบการประชุม ทุกคนเข้าใจ 4 ข้อนี้ตรงกัน การประชุมนั้นจะดีเพียงใด
ติดตามเรื่องราวดีๆ "อาหารสมอง ของคนทำงาน" อย่าลืมกดติดตามกันนะครับ LINE OA : Leadership Hacks (https://lin.ee/me3ccmS) __________________________________________
#leadershiphacks #slingshot #Leaderhuman #leadership #leadershipdevelopment #mentalhealth #Leadershipwellness #wellness #psychology #stressrelief #stressmanagement #Management #consultan
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
