'สลิปเงินเดือน' คืออะไร ? รู้จักเอกสารสำคัญที่ ฝ่ายบัญชีและHR ต้องรู้!
"สลิปเงินเดือน" ไม่ใช่แค่เอกสารสำหรับพนักงาน แต่เป็นสะพานเชื่อมสำคัญระหว่างฝ่าย HR และฝ่ายบัญชี เป็นจุดตัดที่ข้อมูลด้านบุคลากรมาบรรจบกับตัวเลขทางการเงิน ความถูกต้องของเอกสารใบนี้จึงส่งผลกระทบโดยตรงต่อทั้งความน่าเชื่อถือขององค์กรและสุขภาพทางการเงินของบริษัท บทความนี้จะชวน HR และทีมบัญชีมาทำความเข้าใจสลิปเงินเดือนในทุกมิติ เพื่อให้การทำงานร่วมกันราบรื่นและแม่นยำที่สุด
📍ทำไมสลิปเงินเดือนถึงเป็นเรื่องของ HR และ บัญชี?
สลิปเงินเดือนเป็นมากกว่าใบแจ้งยอด แต่คือเอกสารที่สะท้อนการทำงานร่วมกันของสองแผนกสำคัญ:
- ●ในมุมของ HR: เป็นเครื่องมือสร้างความโปร่งใสและความไว้วางใจกับพนักงาน ลดข้อขัดแย้ง และเป็นหลักฐานการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน
- ●ในมุมของบัญชี: เป็นเอกสารประกอบการลงบัญชีค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร (Payroll) ที่สำคัญ ใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของการจ่ายเงิน, การหักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) และการนำส่งเงินสมทบต่างๆ ให้กับหน่วยงานภาครัฐ
ความสำคัญร่วมกัน: ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยบนสลิปเงินเดือน อาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่ ตั้งแต่การร้องเรียนของพนักงานไปจนถึงการถูกตรวจสอบจากกรมสรรพากรหรือสำนักงานประกันสังคม
📍องค์ประกอบที่ต้องระบุบนสลิปเงินเดือนมีอะไรบ้าง
เพื่อให้ข้อมูลในสลิปเงินเดือนถูกต้องครบถ้วน ทั้งสองฝ่ายควรตรวจสอบองค์ประกอบเหล่านี้ร่วมกัน
1️⃣ส่วนที่ 1: ข้อมูลตั้งต้น (Master Data)
HR รับผิดชอบ: ชื่อ-สกุล, รหัสพนักงาน, ตำแหน่ง, วันเริ่มงาน
บัญชีตรวจสอบ: เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท, ที่อยู่บริษัท
2️⃣ส่วนที่ 2: รายการเงินได้ (Earnings)
HR รับผิดชอบ: การคำนวณเงินเดือนพื้นฐาน, ค่าล่วงเวลา (OT), ค่าคอมมิชชั่น, โบนัส และเงินได้อื่นๆ ตามโครงสร้างบริษัท
บัญชีตรวจสอบ: ความสอดคล้องของยอดรวมเงินได้กับรายการลงบัญชีค่าใช้จ่าย
3️⃣ส่วนที่ 3: รายการหัก (Deductions)
ส่วนนี้คือหัวใจสำคัญที่ต้องทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด
ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย: HR คำนวณเบื้องต้น, บัญชีมีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องก่อนนำส่งกรมสรรพากร
เงินสมทบประกันสังคม: คำนวณตามอัตราที่กฎหมายกำหนด
เงินสะสมกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ: ตรวจสอบอัตราการหักของพนักงานและส่วนที่นายจ้างสมทบ
รายการหักอื่น ๆ: เช่น เงินกู้สวัสดิการ, ค่าเบี้ยประกันกลุ่ม
4️⃣ส่วนที่ 4: สรุปยอด (Summary)
รายได้รวม (Gross Earnings): ตัวเลขที่บัญชีใช้ตั้งต้นในการบันทึกค่าใช้จ่าย
รายการหักรวม (Total Deductions): ยอดที่ต้องนำส่งให้หน่วยงานต่างๆ
รายได้สุทธิ (Net Pay): ยอดสุดท้ายที่ต้องจ่ายจริง ต้องตรงกับรายการโอนเงินของฝ่ายบัญชี
📍ยกระดับสู่ Digital Payroll: ประโยชน์ร่วมกันของ HR และบัญชี
การใช้ระบบ e-Payslip หรือระบบ Payroll ออนไลน์ ไม่เพียงแต่ช่วยลดงานเอกสารของ HR แต่ยังส่งผลดีต่อฝ่ายบัญชีโดยตรง:
⭐ลดความผิดพลาด: ระบบอัตโนมัติช่วยลด Human Error ในการคำนวณ
⭐ข้อมูลเชื่อมโยงกัน: สามารถส่งออกข้อมูลจากระบบ Payroll ไปยังโปรแกรมบัญชีได้โดยตรง ลดขั้นตอนการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน
⭐ตรวจสอบง่าย: สร้างรายงานสรุปค่าใช้จ่าย, ภาษี, และประกันสังคมได้รวดเร็ว รองรับการตรวจสอบภายใน (Internal Audit) และจากภายนอก
🤚จุดที่ต้องระวัง: ความผิดพลาดที่ส่งผลกระทบสองต่อ🤚
คำนวณภาษีผิด: HR อาจถูกพนักงานสอบถาม บัญชีอาจต้องทำเรื่องยื่นภาษีเพิ่มเติมหรือขอคืน
นำส่งเงินสมทบล่าช้า/ไม่ถูกต้อง: สร้างปัญหากับหน่วยงานภาครัฐและอาจมีเบี้ยปรับตามมา
ข้อมูลเงินได้ไม่ตรงกัน: ทำให้ตัวเลขในบัญชีไม่ตรงกับหลักฐานการจ่ายเงิน สร้างความยุ่งยากในการปิดงบการเงิน
📍สรุปทั้งหมด : สลิปเงินเดือน สำคัญอย่างไรกับองค์กร
สลิปเงินเดือน คือ ผลลัพธ์ของการทำงานร่วมกันระหว่าง HR และบัญชี การสร้างกระบวนการทำงานที่ชัดเจน การตรวจสอบข้อมูลซึ่งกันและกัน และการเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม จะช่วยให้สลิปเงินเดือนทุกใบมีความถูกต้อง 100% ซึ่งไม่เพียงแต่จะสร้างความพึงพอใจให้แก่พนักงาน แต่ยังสร้างความแข็งแกร่งและน่าเชื่อถือให้กับการบริหารการเงินของทั้งองค์กรอีกด้วย
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
