วิธีเขียน BUJO งานและเร็ว ไม่กินเวลาทำงาน
📔Bujo นับว่าเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งที่หลายคนใข้ในการบริหารเวลา จัดการงานต่างๆ เราเองก็เป็นหนึ่งในนั้นค่ะ แต่พอทำไปทำมาก็พบว่า งานจะไม่เสร็จ เพราะมาแต่นั่งเพลินกับการเขียน Bujo นี่แหละ!
.
ด้วยชีวิตที่มีงานหลายอย่างต้องจัดการค่อนข้างเยอะ เลยค้นพบว่า Bujo ที่เวิร์ก ต้องปรับให้เข้ากับไลฟ์สไตล์ของแต่ละคน ต้องบอกก่อนว่า วิธีนี้อาจไม่เวิร์กสำหรับทุกคนก็ได้นะคะ
เราเองก็เขียน Bujo มาแล้วหลายแบบ โดยมีจุดเริ่มต้นจากหนังสือ "จัดระบบความคิด จัดระเบียบชีวิตด้วย Bullet Journal" ของ คุณมาริเอะ และก็เอามา adapt ให้เข้ากับตัวเองให้มากที่สุดค่ะ
.
แต่ถ้าคุณเป็นคนหนึ่งที่งานค่อนข้างเยอะกองเป็นภูเขา ไม่รู้จะเอาเวลาไหนไปเขียนดี หรือแม้แต่บางคนที่รู้สึกว่าทำยาก หรือไม่รู้จะเริ่มตรงไหน ลองดูจากวิธีนี้ก่อนได้เลยค่าา
.
หรือถ้าใครทำ Bujo แนวไหนแล้วเวิร์ก ก็มาแชร์มาพูดคุยกันได้เลยนะคะ ☺️
1. ก่อนอื่นจัดลำดับความสำคัญของงาน
.
ถ้าคุณศึกษาเรื่องยริหารเวลามาสักพัก คงได้ยินเคล็ดลับนี้อยู่บ่อยๆ และถ้าเราบอกต่ออีกว่า
เคล็ดลับที่เอามาเรียงความสำคัญเนี่ยก็คือ Eisenhower Box ก็คงต้องร้องอ๋อออ กันแน่ๆ
แม้มันจะถูกพูดถึงมาเยอะแล้ว แต่ส่วนตัวมองว่าเป็นอะไรที่เอามาใช้จริงแล้วเวิร์กค่ะ
โดยตามหลัก Eisenhower Box ให้แบ่งงานออกเป็น 4 หมวดหลักคือ
✨สำคัญ ด่วนมาก =>> ทำเลย
งานประเภทนี้ก็ดูจากเดดไลน์ที่ต้องส่ง ถ้าด่วนก็ต้องทำเลย หรืองานอื่นๆ ที่ Impact กับชีวิตเรา ยอดขาย หรือการแก้ปัญหาสำคัญก็อยู่ในหมวดนี้ค่ะ
✨สำคัญ แต่ไม่ด่วน =>> วางแผน
มันก็จะมีงานอยู่ประเภทหนึ่งที่สำคัญพอๆ กับหมวดแรก แต่ความต่างก็คือ ถ้าไม่ทำตอนนี้ก็อาจยังไม่่ส่งผลกระทบรุนแรงมาก หรือเป็นงานที่ต้องใช้เวลา ถึงจะได้งานคุณภาพออกมาค่ะ งานในกลุ่มนี้ก็อย่างเช่น แผนงานต่างๆ กลยุทธ์ ถ้าถามว่าสำคัญไหม ก็สำคัญมาก แต่พอดูเนื้องาน จะมาทำรีบๆ ลวกๆ ส่งๆ ไม่ได้เลย ดังนั้น เลยต้องวางแผนการทำงานหมวดนี้ค่ะ
✨ไม่สำคัญ แต่ด่วน =>> กระจายงานให้คนอื่นทำแทน
แล้วถ้างานไม่สำคัญ แต่ก็มีเดดไลน์กระชั้นชิด จะทำยังไง คนเราไม่สามารถแบกทุกอย่างได้หมด ถ้าเจองานกลุ่มนี้ แนะนำให้กระจายงานไปให้คนอื่น ทีม หรือลูกน้องของเราให้เขาทำแทนค่ะ เช่น งาน Report งานรวบรวมข้อมูลและตัวเลข งานส่งเอกสาร เป็นต้น
✨ไม่สำคัญ ไม่ด่วน =>> ลดทำ หรือไม่ต้องทำ
สุดท้าย กลุ่มนี้ตัดสินใจง่ายมากว่าจะจัดการกับมันยังไงดี ถ้างานนั้นไม่ใช่เรื่องสำคัญ แถมไม่ด่วนด้วย ตัดไปได้เลยค่ะ แต่ถ้ารู้สึกว่าก็ยังคงต้องทำอยู่นะ ตัดขาดไม่ได้ ก็ให้ลดลง เพราะสิ่งนี้จะเป็นตัวรั้งให้งานเราไม่ค่อยเดิน เช่น การเล่น Social Media เม้าท์มอยกับเพื่อนที่ทำงาน งานที่ใช้พลังเยอะแต่ไม่ได้สร้าง result ที่ Impact
หลายคนอาจเจอปัญหาว่า แต่งานที่ถืออยู่มันสำคัญหมดเลย จะแยกยังไง แต่เอาจริงๆ แล้ว ถ้าทุกงานเราสำคัญหมด แสดงว่า ไม่มีอะไรที่สำคัญอย่างแท้จริง แนะนำว่าลองคิดจากคอนเซ็ปต์ว่า อะไรกันที่ไม่ทำวันนี้แล้วชีวิตเราจะแย่ลงหรือดีขึ้นแน่ๆ หรืองานอะไรที่ต้องทำวันนี้เท่านั้น ถ้าทำพรุ่งนี้ก็ไม่มีประโยชน์แล้ว แล้วเราจะเจอสิ่งสำคัญจริงๆ ของเราค่ะ หลังจากนั้นให้ลิสต์ออกมา 5 อย่างก็พอ ถ้ามากกว่านี้อาจจะเยอะไป ทำไม่หมด แพลนก็จะพังอีกค่ะ
2. เลือกใช้สัญลักษณ์ที่จำเป็น
ถ้าใครเคยศึกษา Bujo มาบ้างแล้ว ก็จะเห็นว่ามีการใช้สัญลักษณ์ต่างๆ ค่อนข้างเยอะเหมือนกัน ถ้าทำตามนั้นได้ ก็ถือว่าดีค่ะ แต่ถ้าเราอยากทำ Bujo แบบฉับไว ให้เหมาะกับสไตล์การทำงานอันเร่งรีบของเรา ขอแนะนำว่าใช้บางอย่างที่จำเป็นกับเราจริงๆ อย่างเช่นของเราจะใช้แค่ 5 ตัวเท่านั้น ก็คือ
❤️ Box เปล่า = ลิสต์งานที่ต้องทำ แต่ยังไม่ได้ทำ
❤️ Box ที่ระบายไปแค่ครึ่งเดียว = ทำเสร็จไปแล้วครึ่งทาง
❤️ Box ที่ขัดเครื่องหมายลูกศรหันขวา = เลื่อนไปทำอีกวัน
❤️ Box ที่ขีดเครื่องหมายกากบาท = ไม่จำเป็นต้องทำแล้ว
นอกจากนี้ ถ้าเป้าหมายของคุณคือ การลิสต์งานแต่ละวันเท่านั้น ไม่ได้อยาก track progress อะไรมากมาย มีเพียงแค่หน้าลิสต์งานอย่างเดียวก็เพียงพอแล้วค่ะ
3. ลิสต์สิ่งสำคัญก่อน ตามด้วยสิ่งไม่สำคัญ
ให้นำลิสต์งานสำคัญที่คิดไว้ในข้อ 1 มาเขียนลงบนกระดาษค่ะ แล้วก็แบ่งเวลาง่ายๆ แค่ ตอนเช้า ตอนบ่าย ใครอยากทำ Time Box ก็ได้นะคะ แต่ถ้าไม่อยากตึงเครียดเกินไป แค่ลิสต์งานก็พอค่ะ แล้วกำหนดไว้แค่ว่าต้องเสร็จภายในตอนเช้า ตอนบ่ายก็พอ โดยจะยัดงานสำคัญไว้ช่วงเวลาไหนให้ดู Golden Time ของเราว่า เป็นคนทำงานได้มีประสิทธิภาพในช่วงไหนมากที่สุด
อย่างเช่นของเรา เป็นมนุษย์สายตื่นเช้า Productive สุดๆ ในตอนเช้าค่ะ เลยยัดงานสำคัญไว้ในช่วงเช้าไปเลย ช่วงบ่ายจะทำแค่ 2 อย่างเท่านั้น ส่วนเวลาที่เหลือ ก็เอางานที่สำคัญรองลงมา หรือไม่สำคัญลิสต์เป็นอันดับถัดไป
ถ้าเพื่อนๆ เป็นคนชอบจดโน้ต ก็ทำเป็น Box เล็กๆ ในพื้นที่ที่เหลือก็ได้นะคะ เราชอบทำไว้เวลาจดสิ่งที่ประชุม และ recap งานแต่ละวันว่ามีอะไร รู้สึกยังไง อะไรที่ acheive ไปแล้วมีความสุข รวมถึงอะไรที่ต้องพัฒนาต่อ
4. สุดท้าย ใช้ปากกาแค่แท่งเดียว
ถ้า Bujo นี้ เรามีเพื่อจัดระเบียบงานพอให้รู้ว่า งานมีอะไร อะไรสำคัญ ทำเสร็จไหม การใช้ปากกาหลายสีอาจไม่จำเป็นเท่าไหร่ และถ้าใช้หลายสี จะเสียเวลาในการเปลี่ยนหรือสลับปากกาเขียนค่ะ ยิ่งถ้าเราอยู่ในออฟฟิศ ที่บรรยากาศพลุ่งพล่าน หัวหน้าพูดอะไรมาก็ต้องรีบจด รีบทำ การมีปากกาหลายอันค่อนข้างยุ่งยากเลยทีเดียว ดังนั้น การใช้แค่แท่งเดียว จะช่วยให้เราจดได้ง่ายและเร็วกว่า
หรือถ้าใครรู้สึกว่่า อยากใช้หลายสี เพื่อจะได้มองงานต่างๆ ได้ง่ายขึ้น แนะนำเป็นปากกาหัวกดที่มีหลายสีในแท่งเดียว จะช่วยให้ใช้งานได้เร็วขึ้นค่ะ
✨Tip: สำหรับใครที่แต่ละวันต้องเจองานแทรก หรืองาน Ad hoc แนะนำว่าให้ลิสต์ไว้มุมล่าง แยกออกมาจากลิสต์ที่แพลนค่ะ เพื่อจะได้มองเห็นภาพว่า ในแต่ละวันมีงานแทรกเยอะแค่ไหน จะได้เอามาประเมินต่อไปได้ว่า จริงๆ แล้วงานที่แสนวุ่นวาย มันมาจากงาน Routine ที่ต้องทำอยู่แล้ว หรืองานแทรกที่เพิ่มมาทับถมไม่หยุด ซึ่งงานประเภทนี้เราก็มีวิธีการรับมือเช่นกัน เดี๋ยวจะมาเล่าสู่กันฟังในครั้งหน้านะคะ
และนี่ก็คือการเขียน Bujo แบบง่ายๆ ฉบับสไตล์คนงานเยอะ และชีวิตเร่งรีบ จริงๆ แล้วการเขียน Bujo ไม่ได้มีหลักตายตัว ขึ้นอยู่กับว่าเราจะเอาไปใช้ทำอะไร มีไลฟ์สไตล์แบบไหนมากกว่า และแค่ปรับให้เข้ากับชีวิตเราค่ะ หวังว่าบทความนี้จะช่วยเพื่อนๆ จัดการเวลาและงานได้อย่างแฮปปี้ขึ้น หรือใครทำ Bujo แบบไหน ก็เข้ามาพูดคุยที่โพสต์กันได้เลยนะคะ ^^
- 42
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
