แบ่งเวลายังไงให้ Productivity ในยุคดิจิทัล
ในโลกยุคดิจิทัลที่เรามีสิ่งรบกวนสมาธิมากมาย การบริหารจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพถือเป็นทักษะสำคัญที่ทุกคนควรเรียนรู้และฝึกฝน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการทำงานและมีความสุขในชีวิตประจำวัน บทความนี้จะนำเสนอมุมมองและเทคนิคต่าง ๆ ในการแบ่งเวลาอย่างมีประสิทธิภาพในยุคดิจิทัล ดังนี้
1. บริหารเวลาเป็นสำคัญยังไง ?
ในยุคดิจิทัลที่มีการเชื่อมต่อกันอย่างไร้พรมแดน เรามักถูกรบกวนจากข้อมูลข่าวสารและสิ่งเร้าใหม่ ๆ อยู่ตลอดเวลา ทั้งจากโซเชียลมีเดีย อีเมล แอปพลิเคชัน และการแจ้งเตือนต่าง ๆ บนอุปกรณ์ดิจิทัลของเรา หากไม่มีการบริหารจัดการอย่างเหมาะสม สิ่งเหล่านี้ก็จะทำให้เราสูญเสียสมาธิและประสิทธิภาพในการทำงานไปอย่างน่าเสียดาย
การศึกษาจากมหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนีย เบิร์กลีย์ พบว่า การถูกรบกวนจากอุปกรณ์ดิจิทัลนั้นส่งผลเสียต่อสมองในด้านความจำระยะสั้น ความสามารถในการคำนวณ และการตัดสินใจ เนื่องจากสมองจะถูกบังคับให้สลับไปมาระหว่างการทำงานหลาย ๆ อย่าง ซึ่งจะลดประสิทธิภาพของงานนั้น ๆ ลงไป
นอกจากนี้ การศึกษาโดย RescueTime ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันในการติดตามการใช้งานคอมพิวเตอร์ ระบุว่าพนักงานออฟฟิศทั่วไปจะใช้เวลาเพียง 2 ชั่วโมง 48 นาทีต่อวันในการทำงานจริง ๆ โดยมีเวลาทำงานอยู่ในสมาธิสั้น ๆ เพียง 1-3 นาที ก่อนที่จะถูกรบกวนจากสิ่งอื่น
จากการศึกษาเหล่านี้ชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อลดสิ่งรบกวนและเพิ่มผลผลิตในการทำงาน โดยเฉพาะในยุคที่เทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันมากขึ้น การสร้างวินัยและรู้จักแบ่งเวลาให้เหมาะสมจึงเป็นทักษะที่จำเป็นต่อความสำเร็จของงานนั้น ๆ
2. เทคนิคการแบ่งเวลาเพื่อเพิ่ม Productivity
เมื่อเข้าใจถึงความสำคัญของการบริหารเวลาในยุคดิจิทัลแล้ว เราก็จะมาดูกันถึงเทคนิคต่าง ๆ ที่จะช่วยให้คุณแบ่งเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2.1 กำหนดเป้าหมายและลำดับความสำคัญของงาน
การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนว่าคุณต้องการบรรลุผลลัพธ์อะไร และจัดลำดับความสำคัญของงานต่าง ๆ จะช่วยให้คุณสามารถวางแผนการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยให้ความสำคัญกับงานที่มีผลกระทบสูงสุดก่อน นอกจากนี้ควรแบ่งงานใหญ่ ๆ ออกเป็นงานย่อย ๆ และกำหนดกรอบเวลาที่จะทำงานนั้น ๆ ด้วย
2.2 เทคนิค Pomodoro
เทคนิค Pomodoro เป็นวิธีการบริหารเวลาที่ได้รับความนิยมมาก โดยจะแบ่งเวลาออกเป็นช่วง ๆ ละ 25 นาที ซึ่งเรียกว่า "โพโมโดโร" (Pomodoro) และมีการพักสั้น ๆ ทุก 25 นาที เพื่อเติมพลังงานและสมาธิ หลังจากนั้นก็สามารถเริ่มทำงานช่วงใหม่ต่อไปได้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่รู้สึกเหนื่อยล้ามากเกินไป พร้อมทั้งมีเวลาพักสั้น ๆ เพื่อปรับสมาธิ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานนั้น ๆ
2.3 ตั้งค่าเวลาทำงานและเวลาพัก
เช่นเดียวกับเทคนิค Pomodoro การกำหนดช่วงเวลาทำงานและเวลาพักอย่างชัดเจนจะช่วยให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีสมาธิมากขึ้น เนื่องจากสมองจะรู้ว่าเมื่อถึงเวลาพักก็ต้องหยุดทำงานและเปลี่ยนไปทำกิจกรรมอื่นบ้าง ซึ่งจะช่วยให้สมองได้พักและฟื้นฟูพลังงานก่อนเริ่มรอบการทำงานใหม่
2.4 ใช้หลัก Pareto Principle หรือ 80/20 rule
หลัก Pareto Principle หรือที่รู้จักกันในนาม 80/20 rule นั้นมีแนวคิดว่า 20% ของความพยายามจะส่งผลถึง 80% ของผลลัพธ์ คุณจึงควรให้ความสำคัญกับงานที่มีผลกระทบสูงสุด 20% ก่อน แล้วจึงค่อยมาดูส่วนที่เหลือ 80% ทีหลัง การนำหลักการนี้มาใช้จะช่วยให้คุณสามารถบริหารเวลาให้ตรงกับสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน
2.5 ปฏิเสธสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็น
ในยุคที่การสื่อสารผ่านเครื่องมือดิจิทัลต่าง ๆ มีมากขึ้น การรบกวนจึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นคุณจึงควรเรียนรู้ที่จะปฏิเสธความรบกวนเหล่านั้นอย่างสุภาพในบางช่วงเวลา เช่น ตั้งโหมด "Do Not Disturb" ในช่วงเวลาทำงานที่ต้องใช้ความตั้งใจสูง หรือขออนุญาติไม่รับสายโทรศัพท์หรืออีเมลในห้วงเวลานั้น ๆ
การนำเทคนิคเหล่านี้มาประยุกต์ใช้ ควบคู่ไปกับวินัยและความมุ่งมั่นในการบริหารจัดการเวลา จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมสมาธิและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานยุคดิจิทัลได้มากขึ้น
3. เครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยในการบริหารจัดการเวลา
ในการแบ่งเวลาและสร้างวินัยแล้ว การใช้เครื่องมือดิจิทัลอย่างเหมาะสมก็ถือเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญในการช่วยให้คุณสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยมีแอปพลิเคชั่นมากมายที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเรื่องนี้โดยเฉพาะ อาทิ
-แอป Todoist หรือ Wunderlist สำหรับจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do list)
การมีรายการงานที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณสามารถตั้งเป้าหมายและลำดับความสำคัญได้ง่ายขึ้น แอปพวกนี้จะช่วยจัดระเบียบและแจ้งเตือนรายการงานต่าง ๆ ให้คุณไม่พลาดสิ่งสำคัญ นอกจากนี้บางแอปก็มีฟีเจอร์พิเศษเพิ่มเติมอย่างเช่น การตั้งค่าระยะเวลาให้กับงานแต่ละชิ้น หรือติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานนั้น ๆ
-แอปบล็อกเว็บไซต์หรือโปรแกรม เช่น FocusMe, Freedom เพื่อลดการรบกวน
สำหรับผู้ที่มีปัญหาในเรื่องของการควบคุมตนเองในการเข้าเว็บไซต์หรือโปรแกรมที่ไม่จำเป็น แอปพวกนี้จะช่วยบล็อกหรือจำกัดการเข้าถึงได้ตามที่คุณตั้งค่าไว้ เพื่อไม่ให้คุณหลงเพลินหรือเสียสมาธิไปกับสิ่งนั้น
-แอป Forest เพื่อเพิ่มแรงจูงใจในการทำงาน
แอป Forest นำเสนอแนวคิดที่น่าสนใจ นั่นคือในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ แอปก็จะปลูกต้นไม้เสมือนจริงเติบโตขึ้น แต่ถ้าคุณออกจากแอปนี้ในระหว่างทำงาน ต้นไม้ก็จะถูกตัดลงไป ซึ่งจะเป็นแรงจูงใจให้คุณรักษาสมาธิในการทำงานอย่างต่อเนื่อง
-แอพนาฬิกา Pomodoro อย่าง Tomato Timer
หากคุณต้องการใช้เทคนิค Pomodoro ในการแบ่งเวลาทำงาน แอปพลิเคชั่นนาฬิกาจับเวลาโพโมโดโรเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถตั้งเวลาตามช่วงของเทคนิคได้อย่างง่ายดาย โดยจะมีการแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลาพักและเริ่มรอบการทำงานใหม่
-Google Calendar หรือ Calendar ในการจองเวลาว่างสำหรับงานสำคัญ
ปฏิเสธการประชุมหรือนัดหมายที่ไม่จำเป็นอาจเป็นเรื่องยาก แต่คุณสามารถใช้ปฏิทินนี้ในการจองและบล็อกเวลาสำหรับงานที่สำคัญ เพื่อบอกคนอื่นว่าช่วงเวลานั้นคุณจะไม่พร้อมให้ถูกรบกวน นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดค่าเตือนล่วงหน้าไว้ด้วย
-แอปติดตามกิจกรรมและการใช้เวลา เช่น RescueTime
หากคุณต้องการติดตามดูว่าใช้เวลาไปกับอะไรบ้างในแต่ละวัน แอปพลิเคชั่นเหล่านี้จะช่วยบันทึกกิจกรรมการใช้งานคอมพิวเตอร์ของคุณไว้ เพื่อให้คุณได้วิเคราะห์และปรับเปลี่ยนพฤติกรรมให้เหมาะสมต่อไป
เทคนิคและเครื่องมือเหล่านี้ล้วนมีจุดมุ่งหมายเดียวกันคือช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญที่สุดก็คือต้องมีวินัยและความมุ่งมั่นในการนำมาใช้จริง เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการทำงานและมีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้นในยุคดิจิทัลนี้
4. สรุป
ได้ว่า การบริหารจัดการเวลาในยุคดิจิทัลนั้นมีความจำเป็นและสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากมีสิ่งรบกวนมากมายที่อาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพในการทำงาน การกำหนดเป้าหมาย จัดลำดับความสำคัญ แบ่งเวลาอย่างเหมาะสม ควบคู่ไปกับเทคนิคต่าง ๆ และการนำเครื่องมือดิจิทัลมาใช้อย่างชาญฉลาด จะช่วยให้คุณสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งจะส่งผลดีต่อผลงาน ความสำเร็จ และความสุขในชีวิตโดยรวม
รู้ไหมว่าบ้านที่สะอาดและเป็นระเบียบก็ช่วยเพิ่ม Productivity ของเราได้เหมือนกันนะ หากท่านกำลังมองหาแม่บ้านทำความสะอาดเพื่อเพิ่ม Productivity ของท่าน พวกเรา Ayasan Service ยินดีให้บริการแม่บ้านมืออาชีพ สามารถเข้ามาดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://ayasan-service.com/
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
