🛑 “การประชุมไม่ใช่การทำงาน”
เมื่อ ‘กิจกรรม’ ถูกเข้าใจผิดว่าเป็น ‘ผลลัพธ์’
หลุมดำที่ดูดกลืนเวลา ต้นทุน และพลังการตัดสินใจขององค์กร?
* ในโลกการทำงานยุคปัจจุบัน ปฏิทินของผู้บริหารและพนักงานจำนวนมากแน่นขนัดไปด้วยตารางประชุมตั้งแต่เช้าจรดเย็น การเลื่อนประชุมชนประชุมกลายเป็นเรื่องปกติ จนหลายคนจบวันด้วยความรู้สึกว่า “วันนี้ยุ่งมาก” เหนื่อยมาก และเหมือนได้ทำงานหนักมาทั้งวัน
* แต่เมื่อย้อนถามตัวเองอย่างซื่อสัตย์ว่า “วันนี้มีงานใดที่สร้างคุณค่าให้ลูกค้า องค์กร หรือผู้ถือหุ้นเสร็จสมบูรณ์จริงๆ บ้าง?” คำตอบกลับเงียบงัน หรือไม่ก็คลุมเครืออย่างน่าตกใจ
นี่ไม่ใช่ปัญหาส่วนบุคคล แต่คือ กับดักเชิงระบบ (Systemic Trap) ที่องค์กรจำนวนมากกำลังติดอยู่โดยไม่รู้ตัว นั่นคือการเข้าใจผิดว่า การประชุม = การทำงาน ทั้งที่ในความเป็นจริง การประชุมเป็นเพียง “เครื่องมือสนับสนุนการทำงาน” ไม่ใช่ผลลัพธ์ของการทำงาน และไม่ควรถูกใช้เป็นตัวชี้วัดความขยันหรือความทุ่มเท
====
1️⃣ ปัญหาที่ต้นเหตุ = เมื่อ ‘กิจกรรม’ ถูกนับเป็น ‘ผลงาน’
* หลายองค์กรปล่อยให้จำนวนชั่วโมงประชุม จำนวนครั้งที่เข้าห้องประชุม หรือจำนวนสไลด์ที่นำเสนอ กลายเป็นตัวแทนของคำว่า Productivity อย่างไม่รู้ตัว ใครประชุมเยอะดูเหมือนทำงานหนัก ใครมีตารางแน่นดูเหมือนเป็นคนสำคัญ
* ในเชิงบริหาร นี่คือความผิดพลาดเชิงโครงสร้างอย่างร้ายแรง เพราะองค์กรควรถูกขับเคลื่อนด้วย Outcome, Decision และ Execution ไม่ใช่ด้วย Activity, Attendance หรือ Calendar Density
* การประชุมที่ไม่ได้นำไปสู่การตัดสินใจ ไม่ได้ปลดล็อกปัญหา และไม่ได้เร่งการลงมือทำ คือกิจกรรมที่สร้างภาพลวงตาของความคืบหน้า แต่ในความเป็นจริงกลับถ่วงองค์กรให้ช้าลงอย่างเงียบๆ
====
2️⃣ หลุมดำด้านเวลาและต้นทุน คือ "เวลาประชุม = งบประมาณแฝง"
สำหรับผู้บริหารระดับ Board และ C‑Level ทุกชั่วโมงประชุมไม่ใช่เรื่องเล็ก แต่มันคือ ต้นทุนโดยตรงและต้นทุนค่าเสียโอกาส (Opportunity Cost)
หนึ่งชั่วโมงในห้องประชุม อาจหมายถึง
* เงินเดือนของผู้บริหารและทีมงานที่รวมกันเป็นหลักแสนหรือหลักล้านบาทต่อปี
* โอกาสทางธุรกิจที่ไม่ได้ถูกตัดสินใจทันเวลา
* ความล่าช้าในการแก้ปัญหาที่ควรจบได้ตั้งแต่สัปดาห์ก่อน
กฎพื้นฐานของการประชุมที่มีคุณภาพคือ สั้น ชัด และมีเป้าหมาย โดยทั่วไปการประชุมที่มีประสิทธิผลควรอยู่ในช่วง 15 นาที – 1 ชั่วโมง เท่านั้น หากยาวกว่านั้น มักไม่ใช่การประชุมเพื่อตัดสินใจ แต่กลายเป็นการบรรยาย การรายงาน หรือการคุยที่ไร้โครงสร้าง
หลัก Parkinson’s Law อธิบายเรื่องนี้ได้อย่างเจ็บแสบว่า “งานจะขยายตัวไปจนเต็มเวลาที่มีให้” หากคุณจองห้อง 2 ชั่วโมง คนก็จะคุยกันให้ครบ 2 ชั่วโมง แม้เนื้อหาที่จำเป็นจริง ๆ จะใช้เวลาเพียง 20–30 นาทีเท่านั้น
====
3️⃣ วัตถุประสงค์ต้องมาก่อนปฏิทิน?
หนึ่งในวินัยสำคัญขององค์กรที่มีประสิทธิภาพ คือ การไม่เรียกประชุมโดยยังตอบไม่ได้ว่าประชุมไปเพื่ออะไร?
ก่อนส่ง Calendar Invite ผู้เรียกประชุมควรถามตัวเองให้ชัดว่า การประชุมนี้มีเป้าหมายหลักเพียงข้อใดข้อหนึ่งจาก 4 ประเภทนี้เท่านั้น
1. วางแผนเชิงกลยุทธ์ – เพื่อกำหนดทิศทางหรือทางเลือก
2. คลี่คลายความขัดแย้งหรือความไม่ชัดเจน – เมื่อการสื่อสารทางเอกสารเริ่มบิดเบี้ยว
3. ตัดสินใจหรือขออนุมัติ – เพื่อให้เรื่องเดินต่อ
4. ขอการสนับสนุนจากผู้มีอำนาจตัดสินใจ – เพื่อปลดล็อกทรัพยากรหรืออุปสรรค
หากการประชุมไม่ได้เข้าข่ายอย่างใดอย่างหนึ่ง การส่งเอกสาร Pre‑read หรือบันทึกสรุปให้ศึกษาเอง มักเป็นทางเลือกที่เร็วกว่า ประหยัดกว่า และเคารพเวลาของทุกฝ่ายมากกว่า
====
4️⃣ "คนผิด ห้องผิด” = ปัญหาของการเชิญคนเกินจำเป็น
ต้นทุนที่ถูกมองข้ามมากที่สุดของการประชุม คือ การเชิญคนที่ไม่จำเป็นเข้าห้อง ไม่ว่าจะด้วยความเกรงใจ วัฒนธรรม CC หรือความกลัวว่าคนจะน้อยใจ
ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือห้องประชุมที่เต็มไปด้วย
* คนที่ไม่มีอำนาจตัดสินใจ
* คนที่ไม่ได้มีข้อมูลสำคัญ
* คนที่ไม่มีภารกิจหลังประชุม
หลักที่ผู้บริหารควรยึดคือ “No Role, No Meeting” หากไม่สามารถระบุบทบาทของผู้เข้าร่วมได้ชัดเจนว่า
* เป็น Decision Maker
* เป็น Key Contributor
* หรือเป็น Owner ของงานถัดไป
คนนั้นไม่ควรอยู่ในห้อง เพราะยิ่งคนมาก การตัดสินใจจะยิ่งช้า อ่อนแรง และติดกับดักความเกรงใจมากขึ้น
====
5️⃣ ไม่มี Next Step = ไม่มีการประชุมเกิดขึ้นจริง
การประชุมที่ดีในมุมผู้บริหาร ไม่ได้วัดจากบรรยากาศที่ดูร่วมมือ หรือการถกเถียงที่ยืดยาว แต่วัดจาก สิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากทุกคนลุกออกจากห้อง
ทุกการประชุมที่มีคุณค่าต้องจบด้วย Actionable Outcome ที่ตอบ 3 คำถามนี้อย่างชัดเจน
* What: ต้องทำอะไรต่อ?
* Who: ใครรับผิดชอบ? (ต้องเป็นชื่อบุคคล ไม่ใช่ชื่อทีม)
* When: เสร็จเมื่อใด? (มี Deadline ที่จับต้องได้)
หากขาดข้อใดข้อหนึ่ง การประชุมนั้นควรถูกจัดเป็น “ต้นทุนที่สูญเปล่า” ในเชิงบริหาร ไม่ใช่กิจกรรมที่ควรภาคภูมิใจ
====
6️⃣ นโยบายและ KPI?
องค์กรที่จริงจังกับ Productivity และคุณภาพการตัดสินใจ จะไม่ปล่อยให้การประชุมเป็นเรื่องของนิสัยหรือวัฒนธรรมลอย ๆ แต่จะกำหนดเป็น นโยบายเชิงบริหาร ที่วัดผลได้ เช่น
* จำนวนชั่วโมงประชุมเฉลี่ยต่อผู้บริหารต่อสัปดาห์
* สัดส่วนการประชุมที่จบด้วย Decision หรือ Action ชัดเจน
* % การประชุมที่มี Pre‑read ส่งล่วงหน้าอย่างน้อย 24–48 ชั่วโมง
* เวลาเฉลี่ยจากการประชุมถึงการตัดสินใจหรือการลงมือทำจริง
ตัวชี้วัดเหล่านี้ช่วยให้ Board มองเห็นภาพจริงว่า องค์กรกำลังใช้เวลาของผู้นำไปกับการ “คุย” หรือกับการ “ตัดสินใจและขับเคลื่อนองค์กร” กันแน่?
====
🎯 Reflection
ก่อนจะกด Accept การประชุมครั้งถัดไป ลองถามตัวเองอย่างจริงจังว่า
* จำเป็นต้องมีเรา หรือใครคนนั้นในที่ประชุมไหม?
* การประชุมนี้ช่วยลดความเสี่ยง หรือเพิ่มโอกาสอะไรให้กับองค์กร
* หากยกเลิกการประชุมนี้ ผลกระทบเชิงลบที่แท้จริงคืออะไร
* เรากำลังใช้เวลาผู้บริหารไปกับการตัดสินใจ หรือแค่รับฟังข้อมูลซ้ำๆ
"เพราะในระดับผู้นำ เวลาคือทรัพยากรเชิงกลยุทธ์ที่แพงที่สุด และการประชุมที่ไม่สร้างผลลัพธ์ ก็คือการเผาทรัพยากรนั้นอย่างเงียบๆ"
#วันละเรื่องสองเรื่อง
#MeetingProductivity
#BoardGovernance
#ExecutiveDecision
#OrganizationalEfficiency
- 2
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2026 Blockdit
