[Kakommzlife] Book Review By Kakommz : คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น สวัสดีผู้อ่านที่น่ารักทุกคนด้วยนะครับ ผม Kakommz วันนี้แอดก็มีหนังสือดีดีมาแนะนำให้ผู้อ่านทุกท่านได้รับชมกัน (อีกแล้ว) นะครับ และจะขอ

สำรวจ
ลงทุน
คำถาม

มีบัญชีอยู่แล้ว?หรือ

•

6 พ.ค. 2021 เวลา 13:46 • หนังสือ

Book Review By Kakommz : คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น

สวัสดีผู้อ่านที่น่ารักทุกคนด้วยนะครับ ผม Kakommz วันนี้แอดก็มีหนังสือดีดีมาแนะนำให้ผู้อ่านทุกท่านได้รับชมกัน (อีกแล้ว) นะครับ และจะขออนุญาตเปลี่ยนมารีวิวหนังสือที่แปลมาจากต่างประเทศกันบ้าง โดยหนังสือเล่มนี้มีชื่อว่า "คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น" ผู้เขียนคือ คุณ คิเบะ โทโมะยูกิ ซึ่งเป็นหัวหน้าทีมโปรเจกต์อาวุโสของบริษัท IBM ประเทศญี่ปุ่น และแปลโดย คุณ ภัทรวรรณ ศรประพันธ์ นั่นเองครับ

โดยเนื้อหาภายในหนังสือเล่มนี้ จะบอกถึงวิธีการทำงานในด้านต่างๆ ที่จะมีตั้งแต่วิธีการคิดขั้นพื้นฐานด้วยการจัดการตัวเอง ไปจนถึงขั้นตอนการสอนการคิดอย่างเป็นระบบและมี "เฟรมเวิร์ก" ในการทำงานให้เป็นระเบียบและละเอียดมากขึ้น นอกจากนี้ คุณ คิเบะ ก็ได้บอกถึงปุ่มลัดที่น้อยคนจะรู้ ที่สามารถนำมาใช้กับโปรแกรมต่างๆ อาทิ โปรแกรมเวิร์ดและโปรแกรมเอกซ์เซล (คุณ คิเบะ จะเน้นโปรแกรมเอกซ์เซลเป็นหลัก) อีกด้วย

อีกทั้งหนังสือเล่มนี้มีทั้งหมด 5 บทใหญ่ และมีเนื้อหาที่สำคัญๆ แทบจะทั้งเล่มก็ว่าได้ ด้วยเหตุนี้ แอดจึงขออนุญาตนำเสนอในรูปแบบ 'หนึ่งบทหนึ่งหัวข้อ' ที่แอดชื่นชอบเป็นการส่วนตัวในบทนั้นๆ มาเล่าให้ผู้อ่านทุกท่านได้รับชมกัน ทั้งนี้เพื่อความยาวของการรีวิวหนังสือที่กระชับที่สุดเท่าที่แอดจะทำได้นั่นเองครับ และเพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามารับชมพร้อมกันได้เลยครับ

บทที่ 1

งานจะเสร็จเร็วหรือช้า ตัดสินกันตั้งแต่ "ก่อน" ลงมือทำ

ตัวอย่างจาก

หัวข้อที่ 02 คนที่ทำงานเร็วจะ "ลงมือทำ" ทันที

Cr. : https://pixabay.com/th/illustrations/%E0%B8%97%E0%B8%B3-%E0%B9%86-%E0%B9%84%E0%B8%9B%E0%B9%80%E0%B8%96%E0%B8%AD%E0%B8%B0-%E0%B9%80%E0%B8%95%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%99%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%97%E0%B8%A3%E0%B8%87%E0%B8%88%E0%B8%B3-1432951/

ในหัวข้อนี้ จะเป็นการอธิบายถึงก้าวแรกของการทำงานทุกอย่างนั้น เริ่มต้นที่ "ลงมือทำ" ครับ ตราบใดที่ยังไม่เริ่มลงมือทำ เราก็จะไม่มีทางเข้าใกล้เป้าหมายได้เลย ดังนั้น หากมีเวลาในการทำงานอย่างจำกัดละก็ การ "ลงมือทำ" ทันทีจะทำให้งานเสร็จเร็วมากขึ้น

ฉะนั้น ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กหรืองานใหญ่ คุณ คิเบะ ไม่อยากให้คุณทุกคนคิดมากจนเกินไปครับ เพราะว่าการคิดที่จะทำบางสิ่งมากเกินไป อาจก่อให้เกิดความต้องการที่จะหาสิ่งที่ "สมบูรณ์แบบ" ให้กับงานนั้นๆ และเมื่อหาความสมบูรณ์แบบไม่ได้ ก็อาจจะส่งผลให้ตัวของเราไม่เริ่มต้นทำงานสักที ดังนั้น ขอแค่เริ่ม "ลองลงมือทำดูก่อน" และงานที่คุณทุกคนทำ จะเสร็จเร็วมากขึ้นแน่นอนครับ

บทที่ 2

"ความเร็วในการทำงาน" เพิ่มขึ้นได้ด้วยการใช้เทคนิคจนติดเป็นนิสัย

ตัวอย่างจาก

หัวข้อที่ 12 ใช้ปากกาที่จดโน้ตได้เร็ว

Cr. : https://pixabay.com/th/vectors/%E0%B8%AD%E0%B8%B8%E0%B8%9B%E0%B8%81%E0%B8%A3%E0%B8%93%E0%B9%8C%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%A3%E0%B8%B5%E0%B8%A2%E0%B8%99-%E0%B8%9B%E0%B8%B2%E0%B8%81%E0%B8%81%E0%B8%B2-%E0%B8%AA%E0%B8%A1%E0%B8%B8%E0%B8%94%E0%B8%9A%E0%B8%B1%E0%B8%99%E0%B8%97%E0%B8%B6%E0%B8%81-1977836/

ในหัวข้อนี้ แอดขอหยิบยกจากตัวอย่างการเลือกใช้ปากกาของ คุณ คิเบะ ครับ เพราะแอดมองว่า การสร้างความรวดเร็วในการทำงานที่นอกจากจะต้องใช้คอมพิวเตอร์ให้เชี่ยวชาญในระดับหนึ่งแล้ว การใช้ "ปากกา" ก็เป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการจดสิ่งต่างๆ เช่นกัน ฉะนั้น การเลือกปากกาเพื่อใช้จดโน้ตตามสถานการณ์ต่างๆ จะช่วยทำให้เราสามารถทำงานได้รวดเร็วมากขึ้น โดย คุณ คิเบะ ได้ทำการแนะนำปากกา 3 แบบ ไว้ใช้จดโน้ตตามสถานการณ์ต่างๆ ดังนี้

- "ปากกาลูกลื่น 3 สี" หรือ "ปากกาลูกลื่น 4 สี"

ใช้สำหรับจดโน้ตโดยใช้สีที่ต้องการได้ในทันที เช่น สีดำสำหรับจดโน้ตเรื่องทั่วไป สีน้ำเงินสำหรับจดโน้ตข้อความสำคัญ และสีแดงสำหรับขีดเน้นข้อความที่ต้องการเน้นย้ำ เป็นต้น

- "ปากกาหมึกเจล"

ใช้สำหรับจดโน้ตได้อย่างลื่นไหลในทุกสถานการณ์แม้กระทั่งตอนยืนอยู่ก็ตาม เพราะถ้าใช้ปากกาลูกลื่นธรรมดา กระดาษที่เอาไว้เขียนจะต้องมีความหนาพอสมควร และเวลาจดโน้ตจะต้องใช้แรงกดในระดับหนึ่ง แต่ถ้าเป็นปากกาเจล เราไม่จำเป็นต้องใช้แรงกดมากเหมือนกับปากกาลูกลื่นทั่วไป ทำให้จดโน้ตได้อย่างลื่นไหลนั่นเอง

- "ปากกาหมึกซึม"

ใช้สำหรับจดโน้ตที่ไหนก็ได้ โดยแทบจะไม่ต้องออกแรงกด ซึ่งทำให้สามารถจดโน้ตได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น อย่างเช่น ในเวลาที่เราจะต้องยืนบนรถไฟฟ้าหรือรถเมล์เวลากลับบ้าน ซึ่งทำให้สะดวกในการจดสิ่งต่างๆ มากขึ้นครับ

และนี่คือปากกา 3 แบบ ที่ คุณ คิเบะ เลือกใช้ครับ

บทที่ 3

"ความเร็วของทีม" เพิ่มขึ้นได้ด้วยการปรับกลไกการทำงาน

ตัวอย่างจาก

หัวข้อที่ 47 งานที่มอบหมายให้มักจะไม่เสร็จ จนกว่าจะใกล้ถึงเดดไลน์

Cr. : https://pixabay.com/th/photos/%E0%B8%AB%E0%B8%A1%E0%B8%94%E0%B8%AB%E0%B8%A7%E0%B8%B1%E0%B8%87-%E0%B8%99%E0%B8%B1%E0%B8%81%E0%B8%98%E0%B8%B8%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%B4%E0%B8%88-%E0%B8%98%E0%B8%B8%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%B4%E0%B8%88-2261021/

ในหัวข้อนี้ แอดต้องขอบอกความเห็นส่วนตัวก่อนว่า จริงมากๆ ครับ เพราะว่า ตัวของแอดเองจนถึงตอนนี้ ในบางครั้งก็ยังต้องรอให้ใกล้เดดไลน์ก่อนถึงจะเริ่มทำงานส่ง ซึ่งก็ทำและผ่านมาได้นะครับ แต่ผลงานมันจะไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร และแอดกำลังแก้ไขจุดบกพร่องในส่วนนี้อยู่ กลับเข้าเรื่องกันต่อครับ ในหัวข้อนี้ คุณ คิเบะ ได้อธิบายถึงสาเหตุสำหรับคนที่ชอบทำงานให้เสร็จก็ต่อเมื่อใกล้ถึงเวลากำหนดส่งอยู่ 2 ข้อ ดังนี้

- Student Syndrome (สติวเดนต์ซินโดรม)

เป็นอาการที่ให้อารมณ์คล้ายกับนักเรียนที่จะเริ่มทำการบ้าน ก็ต่อเมื่อใกล้หมดช่วงปิดเทอมฤดูร้อน หรือ การอ่านหนังสือสอบเพียงคืนเดียวและไปสอบในวันรุ่งขึ้น เป็นตัน

- Parkinson's law (กฎของพาร์กินสัน)

คือ อาการที่มนุษย์เรามักมีพฤติกรรมที่จะใช้เวลาหรือสิ่งที่ได้รับมาจนหมด เช่น หัวหน้าให้เวลาทำงาน 1 เดือน เราก็จะใช้เวลา 1 เดือน หรือ หากได้รับงบประมาณมา 5 ล้านบาท เราก็จะใช้งบจำนวนนั้นจนหมด เป็นต้น

ดังนั้น ถ้าเกิดเราได้พบเจอคนในทีม (หรือตัวของคุณ) ที่มีลักษณะดังกล่าว ให้ทำการแก้ไขโดยการกำหนดระยะเวลาการทำงานหรือกำหนดเดดไลน์ให้ตรงกับลักษณะนิสัยของแต่ละบุคคล เพื่อเป็นการสร้างประสิทธิภาพในการทำงานของคนในทีมให้ดีมากยิ่งขึ้น

บทที่ 4

จัดการ "เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัด"

ตัวอย่างจาก

หัวข้อที่ 60 เมื่อมีเวลาในการทำงานไม่พอ ให้ตัดสินใจว่า "จะลดเวลาในการทำกิจกรรมใดได้บ้าง"

Cr. : https://pixabay.com/th/photos/%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%A5%E0%B8%87%E0%B8%97%E0%B8%B8%E0%B8%99-%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99-%E0%B9%80%E0%B8%A7%E0%B8%A5%E0%B8%B2-3247252/

ในหัวข้อนี้ คุณ คิเบะ มองว่า นอกจากการทำงาน คนเราก็ควรที่จะมีเวลาสำหรับการทำกิจกรรมอื่นๆ เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการอ่านหนังสือเพื่อสอบเลื่อนตำแหน่ง จัดทำเอกสารต่างๆ หรือศึกษาภาษาอังกฤษ เป็นต้น ฉะนั้น นอกจากการเพิ่มเวลาในการทำบางสิ่งแล้ว การ "ลดเวลา" ในการทำกิจกรรมบางอย่างก็สำคัญไม่แพ้กัน เช่น คุณ คิเบะ ตัดสินใจลดเวลานอนในวันธรรมดา และลดเวลาในการทำกิจกรรมอื่นๆ หลังอาหารเย็นในวันหยุด เพื่อนำเวลาดังกล่าวมาใช้ทำในสิ่งที่นอกเหนือจากการทำงาน อย่างการเขียนหนังสือ เป็นต้น

ฉะนั้น เวลาเป็นสิ่งที่สำคัญ หากทุกคนมีเป้าหมายที่สำคัญๆ ในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งแล้ว การลดเวลาเพื่อมุ่งมั่นในการทำสิ่งต่างๆ เพื่อให้ถึงเป้าหมาย เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง ในทางกลับกันหากสิ่งที่ต้องทำและจำเป็นในช่วงเวลานั้น ต้องใช้เวลายาวนานในการทำ (อาจจะทำหลายเดือน หรือ เป็นปี) เมื่อเจอสถานการณ์เช่นนี้ การกำหนดเวลาสำหรับพักผ่อนให้แน่นอน ก็เป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน เช่นกันครับ

บทที่ 5

ความเร็วในการคิด "เพิ่มขึ้นได้ด้วยการใช้เฟรมเวิร์ก"

Cr. : https://pixabay.com/th/photos/%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%95%E0%B8%A5%E0%B8%B2%E0%B8%94-%E0%B8%98%E0%B8%B8%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%B4%E0%B8%88-%E0%B9%84%E0%B8%A7%E0%B8%97%E0%B9%8C%E0%B8%9A%E0%B8%AD%E0%B8%A3%E0%B9%8C%E0%B8%94-3582974/

ตัวอย่างจาก

หัวข้อที่ 71-74

ในหัวข้อสุดท้ายนี้ แอดขอสรุปแบบภาพรวมจาก "เฟรมเวิร์ก" ที่ได้พบเจอจากหนังสือเล่มนี้ครับ โดยเฟรมเวิร์กที่ คุณ คิเบะ ใช้ มีทั้งหมด 3 สิ่งดังต่อไปนี้

1. MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive) คือ เฟรมเวิร์กที่ว่าด้วยเรื่องของ ภาวะที่ไม่ให้มีการตกหล่นของสิ่งที่ทำ หรือ ไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน

เป็นการมองภาพรวมถึงสิ่งที่ทำ ให้เกิดความละเอียดมากที่สุดก่อนที่จะเริ่มลงมือปฏิบัตินั่นเอง

2. พีระมิด (วางโครงสร้าง) เป็นขั้นตอนถัดไป ที่สามารถนำมาผสมกับวิธีการใช้เฟรมเวิร์กแบบ MECE ได้ ทั้งนี้เพื่อวางโครงสร้างของสิ่งต่างๆ ให้จำแนกออกเป็นประเภทหรือจำแนกเป็นกลุ่ม เพื่อสามารถวิเคราะห์สิ่งเหล่านั้นได้สะดวกมากยิ่งขึ้น

3. แก้ไขปัญหา แบ่งเป็น 3 ข้อย่อย คือ

3.1 ท้องฟ้า ฝน ร่ม

คือ การมองถึงสถานการณ์ที่เกิดขึ้น เปรียบเสมือน "ท้องฟ้า" และมองถึงปัญหาที่ได้จากสถานการณ์นั้นๆ เปรียบเสมือน "ฝน" จากนั้น จึงค่อยๆ หาวิธีแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ ซึ่งเปรียบเสมือน "ร่ม" นั่นเองครับ

3.2 แผนผังขั้นตอนการทำงาน

เป็นวิธีที่ช่วยให้เราเข้าใจขั้นตอนการทำงานได้ดียิ่งขึ้น ฉะนั้น เราจึงควรทำแผนผังขั้นตอนการทำงานขึ้นมา เพื่อที่จะทำให้เห็นปัญหาได้ชัดเจนขึ้นและจับประเด็นสำคัญได้ง่ายขึ้นนั่นเอง

3.3 ถามว่าทำไม 5 ครั้ง

อีกหนึ่งวิธีที่โด่งดังและอาจจะนิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย คือ การถามว่า "ทำไม" 5 ครั้ง เพื่อที่จะทำให้เราสามารถเจาะลึกถึงต้นเหตุของประเด็นหรือปัญหาต่างๆ ได้ดีขึ้น แล้วค่อยคิดหาวิธีแก้ไข จึงจะทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ยั่งยืนได้ครับ

ตัวอย่างเช่น เมื่อเกิดผื่นแดงตามร่างกาย เราไม่ควรทายาในทันที แต่ควรหาสาเหตุที่ทำให้เกิดผื่นก่อน เพราะนั่นอาจเป็นผื่นแดงที่เกิดจากอาการแพ้ หรือ เป็นผื่นแดงที่เกิดจากความเครียดก็ได้ เช่น ถ้าเกิดจากอาการแพ้ เราก็ต้องตรวจสอบว่าเป็นอาการแพ้อาหารหรืออาการแพ้ที่เกิดจากการสัมผัสหรือไม่ อย่างไร เป็นต้น

ฉะนั้น ยิ่งตั้งคำถามว่า "ทำไม" เรื่อยๆ จะยิ่งทำให้เห็นปัญหาเหล่านั้นได้อย่างชัดเจนมากขึ้น และจะทำให้แก้ไขปัญหาได้ดีมากขึ้นอีกด้วยครับ

นี่เป็นเพียงตัวอย่างที่เล็กน้อยจากในแต่ละบทของหนังสือเล่มนี้เพียงเท่านั้น แอดหวังว่าจะเป็นประโยชน์ในการประกอบการตัดสินใจที่จะหาหนังสือเล่มนี้มาอ่านหรือเป็นประโยชน์ต่อการทำงานของผู้อ่านทุกท่านไม่มากก็น้อยนะครับ

สุดท้ายนี้ แอดต้องขอตัวลาไปก่อน แล้วพบกันใหม่กับ Book Review By Kakommz ครั้งหน้า สำหรับวันนี้ สวัสดีครับ ผู้อ่านที่น่ารักทุกคน

Trick บางส่วน ของปุ่มลัดในการทำงานที่รวดเร็วมากขึ้น โดย คุณ คิเบะ โทโมะยูกิ

1. ปุ่ม Win + D

สั่งให้คอมพิวเตอร์แสดงหน้า Desktop ได้

2. ปุ่ม Win + L

สั่งให้ปิดล็อกหน้าจอคอมพิวเตอร์ได้

3. ปุ่ม Alt + Tab หรือ Win +Tab

สามารถสลับหน้าต่างโปรแกรมได้ เช่น สลับโปรแกรม Word กับ Excel เป็นต้น

4. ปุ่ม Alt + F4

สามารถปิด Browser หรือ Program ได้

5. ปุ่ม Ctrl + F4

ปิด Tab ของ Browser แค่อันเดียว