เลขาผู้บริหาร ต้องทำงานอะไรบ้าง ?
จากบทความครั้งที่แล้ว ที่ XO พาไปรู้จักกับแผนก Research & Development หรือที่เรียกสั้นๆว่า R&D คราวนี้เราจะพามารู้จักกับแผนก Owner Office หรือที่เราเรียกกันว่า OF ซึ่งตำแหน่งที่เราจะพามารู้จักก็จะเป็นอะไรไปไม่ได้นอกจากเลขาผู้บริหาร
ใครอยากจะรู้ว่าการเป็นเลขาผู้บริหารต้องทำอะไรบ้าง ต้องเรียนจบอะไรมา โพสต์นี้มีคำตอบ เราจะมาช่วยไขข้อข้องใจให้กับทุกคนได้รับรู้ ไปพร้อมๆกัน เริ่มเลย อย่ารอช้า เลื่อนลงไปอ่านได้เลยจ้า!
สำหรับเลขาผู้บริหารของ เอ็กโซติค ฟู้ด แบ่งออกเป็น 2 ตำแหน่ง คือ ผู้ช่วยผู้บริหาร (Executive Assistant) และ ผู้ช่วยส่วนตัวของผู้บริหาร (Personal Assistant) ซึ่งหลักการทำงานก็จะแตกต่างกันออกไป
มาเริ่มที่ตำแหน่งกันเลยดีกว่า ผู้ช่วยผู้บริหาร (Executive Assistant) หน้าที่งานจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบริษัทเป็นส่วนใหญ่ ซึ่งต้องอาศัยการทำความเข้าใจธุรกิจและเนื้องานต่างๆของทุกแผนก
เช่น จัดการตารางนัดหมายของผู้บริหาร บันทึกรายงานการประชุมต่างๆ ติดตามประเด็นงานจากที่ประชุม ช่วยเหลืองานโปรเจ็คต่างๆที่ผู้บริหารดูแล หาข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สื่อสารภายในองค์กร ติดต่อประสานงานกับคนภายนอกองค์กร และเตรียมงานสำหรับนำเสนอ (presentation)
ส่วนตำแหน่งถัดมา ผู้ช่วยส่วนตัวของผู้บริหาร (Personal Assistant) หน้าที่หลัก คือ จัดแพลนตารางชีวิตส่วนตัวของเจ้านาย เตรียมนัดหมายประชุมส่วนตัว จองตั๋วเครื่องบิน โรงแรมสำหรับทริปเที่ยวต่างๆให้เจ้านาย และประสานงานกับฝ่ายต่างๆทั้งภายในและภายนอกองค์กร
ถ้าอยากเป็นเลขาผู้บริหารต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง?
1. กระตือรือร้น และใฝ่เรียนรู้ - การที่เราเข้ามาในองค์กรในตำแหน่งนี้ เราจำเป็นต้องเรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับบริษัท มันอาจจะเป็นเรื่องยากในช่วงแรก ต้องอาศัยความพยายามและเวลาเป็นอย่างมาก แต่ผลลัพธ์ที่ได้คุ้มแน่นอน!
เราจะกลายเป็นคนที่รู้ทุกเรื่อง รู้ทุกอย่าง สามารถจับแต่ละเรื่องมาเชื่อมโยงกันอย่างเป็นเหตุเป็นผล ซึ่งทำให้เรามองเห็นภาพรวม ความสัมพันธ์ของเรื่องต่างๆชัดเจนกว่าผู้อื่น ซึ่งถือเป็นข้อได้เปรียบของอาชีพนี้
2. เรียนรู้ไม่ใช่เฉพาะงานที่ทำ – เราต้องรู้จักเรียนรู้เจ้านายของเราด้วย การทำงานใกล้ชิดกับผู้บริหาร เราไม่สามารถเป็นคนที่ทำงานเก่งได้อย่างเดียว แต่เราต้องรู้จักอุปนิสัยใจคอ ความชอบ/ไม่ชอบ ของเจ้านาย ซึ่งเรื่องเหล่านี้เป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้เช่นเดียวกัน หากเราเรียนรู้สิ่งนี้ได้จะทำให้เราเข้าใจความคิดของเจ้านายของเราได้ และการทำงานจะง่ายยิ่งขึ้น
3. ทำงานเชิงรุก(Proactive) – เราต้องรู้จักทำงานที่ไม่ได้แค่รอแค่เจ้านายสั่ง แต่เราต้องขวนขวายในสิ่งที่อยากทำ แสดงศักยภาพให้เจ้านายเห็นว่าเราชอบอะไร อยากทำอะไร เพราะนอกจากจะเป็นผลดีต่อตัวเราเองที่ได้สกิลต่างๆมากมายติดตัว เจ้านายเองก็คงจะแฮปปี้ไม่น้อยที่ได้ลูกน้องที่ขยัน แอคทีฟ รู้ใจและเก่ง!
แล้วความท้าทายงานนี้คืออะไร?
การไม่หยุดนิ่ง เราต้องปรับเปลี่ยนตัวเองไปตามบริบทต่างๆ เป็นคนขยันเรียนรู้ ทั้งเรียนโปรแกรมการวิเคราะห์ เราต้องติดตามข่าวต่างๆอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง เศรษฐกิจ เทคโนโลยี การเมือง ที่สามารถกระทบกับธุรกิจได้
และความสนุกอีกอย่างในการทำงาน คือ ได้ทำงานที่หลากหลายจะทำให้เรายิ่งค้นพบว่าเราชอบอะไรหรือถนัดด้านไหนจริงๆ เรียกว่าเป็นโอกาสที่หลายคนที่อยากจะลองทำสิ่งใหม่ๆ หาสิ่งที่ใช่สำหรับตัวเอง
ต้องเรียนจบอะไรมาถึงจะเป็นเลขได้?
สำหรับตำแหน่งนี้ไม่ได้ fix ว่าเรียนจบอะไรมา เพราะทุกคณะ ทุกสาขาสามารถปรับใช้กับอาชีพเลขาได้ หลักๆแค่ต้องเป็นคนที่มีไหวพริบ เรียนรู้ไว้ มีความอดทนสูงและปรับตัวเก่ง ก็สามารถเป็นเลขาผู้บริหารกันได้แล้วจ้า!
สุดท้ายแล้วสำหรับคนที่อยากทำอาชีพเลขาผู้บริหาร เราก็อยากจะบอกความในใจกับทุกคนว่า สิ่งที่สำคัญที่สุดของการทำอาชีพนี้ คือ ใจที่ไม่ยอมแพ้ของเรา ถ้าจะบอกว่าเรามีแต่แรงบันดาลใจอย่างเดียวคงไม่พอ
ต้องมี “ใจที่บันดาลแรง”ด้วย เพราะความสำเร็จ คือ การเดินผ่านความล้มเหลวนับครั้งไม่ถ้วน โดยไม่สูญเสียกำลังใจ ครั้งหน้า XO จะพาไปรู้จักกับแผนกไหนอีก รอติดตามกันได้เลย!
- 20
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
