เลขาผู้บริหาร ต้องทำงานอะไรบ้าง ?
3
จากบทความครั้งที่แล้ว ที่ XO พาไปรู้จักกับแผนก Research & Development หรือที่เรียกสั้นๆว่า R&D คราวนี้เราจะพามารู้จักกับแผนก Owner Office หรือที่เราเรียกกันว่า OF ซึ่งตำแหน่งที่เราจะพามารู้จักก็จะเป็นอะไรไปไม่ได้นอกจากเลขาผู้บริหาร
2
ใครอยากจะรู้ว่าการเป็นเลขาผู้บริหารต้องทำอะไรบ้าง ต้องเรียนจบอะไรมา โพสต์นี้มีคำตอบ เราจะมาช่วยไขข้อข้องใจให้กับทุกคนได้รับรู้ ไปพร้อมๆกัน เริ่มเลย อย่ารอช้า เลื่อนลงไปอ่านได้เลยจ้า!
สำหรับเลขาผู้บริหารของ เอ็กโซติค ฟู้ด แบ่งออกเป็น 2 ตำแหน่ง คือ ผู้ช่วยผู้บริหาร (Executive Assistant) และ ผู้ช่วยส่วนตัวของผู้บริหาร (Personal Assistant) ซึ่งหลักการทำงานก็จะแตกต่างกันออกไป
มาเริ่มที่ตำแหน่งกันเลยดีกว่า ผู้ช่วยผู้บริหาร (Executive Assistant) หน้าที่งานจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบริษัทเป็นส่วนใหญ่ ซึ่งต้องอาศัยการทำความเข้าใจธุรกิจและเนื้องานต่างๆของทุกแผนก
เช่น จัดการตารางนัดหมายของผู้บริหาร บันทึกรายงานการประชุมต่างๆ ติดตามประเด็นงานจากที่ประชุม ช่วยเหลืองานโปรเจ็คต่างๆที่ผู้บริหารดูแล หาข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สื่อสารภายในองค์กร ติดต่อประสานงานกับคนภายนอกองค์กร และเตรียมงานสำหรับนำเสนอ (presentation)
ส่วนตำแหน่งถัดมา ผู้ช่วยส่วนตัวของผู้บริหาร (Personal Assistant) หน้าที่หลัก คือ จัดแพลนตารางชีวิตส่วนตัวของเจ้านาย เตรียมนัดหมายประชุมส่วนตัว จองตั๋วเครื่องบิน โรงแรมสำหรับทริปเที่ยวต่างๆให้เจ้านาย และประสานงานกับฝ่ายต่างๆทั้งภายในและภายนอกองค์กร
1
ถ้าอยากเป็นเลขาผู้บริหารต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง?
1. กระตือรือร้น และใฝ่เรียนรู้ - การที่เราเข้ามาในองค์กรในตำแหน่งนี้ เราจำเป็นต้องเรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับบริษัท มันอาจจะเป็นเรื่องยากในช่วงแรก ต้องอาศัยความพยายามและเวลาเป็นอย่างมาก แต่ผลลัพธ์ที่ได้คุ้มแน่นอน!
เราจะกลายเป็นคนที่รู้ทุกเรื่อง รู้ทุกอย่าง สามารถจับแต่ละเรื่องมาเชื่อมโยงกันอย่างเป็นเหตุเป็นผล ซึ่งทำให้เรามองเห็นภาพรวม ความสัมพันธ์ของเรื่องต่างๆชัดเจนกว่าผู้อื่น ซึ่งถือเป็นข้อได้เปรียบของอาชีพนี้
4
2. เรียนรู้ไม่ใช่เฉพาะงานที่ทำ – เราต้องรู้จักเรียนรู้เจ้านายของเราด้วย การทำงานใกล้ชิดกับผู้บริหาร เราไม่สามารถเป็นคนที่ทำงานเก่งได้อย่างเดียว แต่เราต้องรู้จักอุปนิสัยใจคอ ความชอบ/ไม่ชอบ ของเจ้านาย ซึ่งเรื่องเหล่านี้เป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้เช่นเดียวกัน หากเราเรียนรู้สิ่งนี้ได้จะทำให้เราเข้าใจความคิดของเจ้านายของเราได้ และการทำงานจะง่ายยิ่งขึ้น
1
3. ทำงานเชิงรุก(Proactive) – เราต้องรู้จักทำงานที่ไม่ได้แค่รอแค่เจ้านายสั่ง แต่เราต้องขวนขวายในสิ่งที่อยากทำ แสดงศักยภาพให้เจ้านายเห็นว่าเราชอบอะไร อยากทำอะไร เพราะนอกจากจะเป็นผลดีต่อตัวเราเองที่ได้สกิลต่างๆมากมายติดตัว เจ้านายเองก็คงจะแฮปปี้ไม่น้อยที่ได้ลูกน้องที่ขยัน แอคทีฟ รู้ใจและเก่ง!
1
แล้วความท้าทายงานนี้คืออะไร?
การไม่หยุดนิ่ง เราต้องปรับเปลี่ยนตัวเองไปตามบริบทต่างๆ เป็นคนขยันเรียนรู้ ทั้งเรียนโปรแกรมการวิเคราะห์ เราต้องติดตามข่าวต่างๆอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง เศรษฐกิจ เทคโนโลยี การเมือง ที่สามารถกระทบกับธุรกิจได้
และความสนุกอีกอย่างในการทำงาน คือ ได้ทำงานที่หลากหลายจะทำให้เรายิ่งค้นพบว่าเราชอบอะไรหรือถนัดด้านไหนจริงๆ เรียกว่าเป็นโอกาสที่หลายคนที่อยากจะลองทำสิ่งใหม่ๆ หาสิ่งที่ใช่สำหรับตัวเอง
ต้องเรียนจบอะไรมาถึงจะเป็นเลขได้?
สำหรับตำแหน่งนี้ไม่ได้ fix ว่าเรียนจบอะไรมา เพราะทุกคณะ ทุกสาขาสามารถปรับใช้กับอาชีพเลขาได้ หลักๆแค่ต้องเป็นคนที่มีไหวพริบ เรียนรู้ไว้ มีความอดทนสูงและปรับตัวเก่ง ก็สามารถเป็นเลขาผู้บริหารกันได้แล้วจ้า!
สุดท้ายแล้วสำหรับคนที่อยากทำอาชีพเลขาผู้บริหาร เราก็อยากจะบอกความในใจกับทุกคนว่า สิ่งที่สำคัญที่สุดของการทำอาชีพนี้ คือ ใจที่ไม่ยอมแพ้ของเรา ถ้าจะบอกว่าเรามีแต่แรงบันดาลใจอย่างเดียวคงไม่พอ
ต้องมี “ใจที่บันดาลแรง”ด้วย เพราะความสำเร็จ คือ การเดินผ่านความล้มเหลวนับครั้งไม่ถ้วน โดยไม่สูญเสียกำลังใจ ครั้งหน้า XO จะพาไปรู้จักกับแผนกไหนอีก รอติดตามกันได้เลย!
2

ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
18ถูกใจ
19แชร์
25Kรับชม
แสดงความคิดเห็นของคุณ...
    • กำลังนิยมในบล็อกดิต
      แคลิฟอร์เนีย จากแล้งสุดในรอบพันปี สู่น้ำท่วมหนักครั้งประวัติศาสตร์ ไม่นานมานี้ชาวแคลิฟอร์เนียต่างอธิษฐานขอฝนให้ช่วยลงมาบรรเทาภัยแล้งรุนแรงในรอบพันปี และฝนก็มาจริงตามคำขอ แต่มาในรูปพายุฝนฟ้าคะนอง 9 ลูกติด . อาคารบ้านเรือนต้องจมอยู่ใต้บาดาล ประชาชนมากกว่า 68,000 คนไม่มีไฟฟ้าใช้ ถนนหลายสายถูกตัดขาด และเกิดดินถล่มมากถึง 500 ครั้ง . ในขณะที่ผู้คนในพื้นที่ต่ำต้องต่อสู้กับฝนตกหนัก อีกด้านหนึ่งของเมืองผู้คนที่อาศัยอยู่แถบเทือกเขาก็ต้องเผชิญกับสภาพอากาศที่เลวร้ายจากพายุหิมะถล่มไม่แพ้กัน . เกิดอะไรขึ้นกับแคลิฟอร์เนีย ทำไมภัยธรรมชาติถึงได้ถาโถมเข้าใส่ภูมิภาคอย่างต่อเนื่อง ทั้งภัยแล้ง น้ำท่วม และหิมะตกหนัก . เรื่อง: สุธามาส ทวินันท์ ตัดต่อ: จิรภัทร นาสารี
      รู้สึกเหนื่อยสะสม อาจเป็นสัญญาณเตือนโรค TATT อาการ “เหนื่อยล้า” เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้กับทุกคน แต่เมื่อมีอาการเหนื่อยสะสมมากๆ จากการทำงาน รวมกับความเครียด สิ่งเหล่านี้อาจทำให้เกิดโรค TATT หรือ Tired All The Time ได้แบบไม่รู้ตัว
      เกาหลีเกาใจ : เหตุใด "โค้ชเกาหลี" จึงเข้ามาทำทีมชาติย่านอาเซียนมากกว่าในอดีต | Main Stand ฟุตบอลชิงแชมป์แห่งชาติอาเซียน 2022 หรือ AFF Mitsubishi Electric Cup 2022 เดินทางมาถึงรอบรองชนะเลิศ โดยมีทีมที่อย่าง ไทย มาเลเซีย เวียดนาม และ อินโดนีเซีย ซึ่งถือเป็นระดับ "บิ๊กโฟร์" แห่งอาเซียน เข้ารอบมาปะทะประชันกันแบบไม่พลิกความคาดหมาย (เรียงตามฟีฟ่า แรงกิ้ง)
      Google เปิดเทรนด์ค้นหายอดฮิต ‘Year in Search 2565’ Google ประเทศไทย รวบรวมผลวิเคราะห์พฤติกรรมจากการค้นหาของผู้บริโภคไทยตลอดทั้งปีจากรายงาน Year in Search ของประเทศไทย ประจำปี 2565
      ดูทั้งหมด